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Virtual First | Kit de comunicación

Construye mejores hábitos en el uso de herramientas

Tienes muchas herramientas de colaboración: chat, video, correo electrónico, software para la gestión de proyectos, y muchas más. Si eres como la mayoría de los equipos, es posible que uses 28 herramientas diferentes para las tareas básicas. E incluso es posible que alternes entre ellas unas 10 veces por horas. Desafortunadamente, pasar de una herramienta a otra y cambiar de contexto constantemente puede fragmentar nuestra atención y reducir nuestra eficacia. Usa este taller para ayudar a tu equipo central a ponerse de acuerdo en qué herramientas usarán y cómo las usarán.

50 MIN | TALLER DE EQUIPO VIRTUAL

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Paso 1 (trabajo previo): evalúa tus herramientas

Antes del taller virtual, pide a tu equipo que anote las herramientas que suelen usar para tareas de colaboración, redacción y diseño, documentación, gestión de conocimientos, gestión de proyectos, pizarra para compartir en tiempo real y demás herramientas. Pídeles que piensen: ¿cómo están funcionando estas herramientas?

Paso 2: aprenda herramientas saludables

Una vez que hayas iniciado tu reunión, obtén tooling 101 (ver debajo) en tu pantalla. Revísalo con tu equipo y luego analicen: ¿tiene sentido?, ¿algo los sorprendió o confundió?
Tooling 101

Paso 3: califica las herramientas de tu equipo

Una vez que sepas cómo son las herramientas saludables, puedes ponerles un puntaje a tus hábitos. Completa la tarjeta de puntuación de herramientas (ver debajo) con tu equipo. Cuando hayan terminado, analicen lo siguiente: ¿qué tan saludables son nuestros hábitos con las herramientas?, ¿qué es lo que más necesitamos cambiar?
Tarjeta de puntuación de herramientas

¿Cómo se comparan tus hábitos?

¿Tienes una sobrecarga de herramientas o las normas de tu equipo son las correctas? Completa la tarjeta de puntuación para averiguarlo.

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Paso 4: establece algunas reglas para el uso de herramientas

Ahora que comprendes las tendencias del uso de herramientas de tu equipo, puedes comenzar a desarrollar hábitos que minimicen las interrupciones y aumenten el enfoque. Usa la hoja de trabajo de reglas para herramientas para comenzar.  Cuando hayan terminado, analicen lo siguiente: ¿podemos ponernos todos de acuerdo en esto?, ¿hay alguna desventaja o riesgo en estas reglas? (Por ejemplo: si tu equipo de TI no respalda una herramienta que a ti te encanta, ¿representará un riesgo de seguridad para los usuarios?)
Hoja de trabajo sobre las reglas del uso de herramientas

Deja de lado los malos hábitos

Usa la hoja de datos para establecer una "magna carta" para las herramientas de tu equipo. ¿Estás desconcertado porque tienes que asignarle un trabajo a cada herramienta? Prueba la hoja de referencia de reglas sobre el uso de herramientas.

Hoja de trabajo sobre las reglas del uso de herramientas

Paso 5: Decide los próximos pasos

Una vez que hayas esbozado las reglas de tus herramientas, ponlas en un lugar fácil de encontrar, centralizado y público. Si hay algún riesgo en tu elección de herramientas, define qué harás para atenuarlo y quién será el responsable de hacerlo. Programa una revisión asincrónica uno o dos meses más adelante para ver cómo están funcionando tus acuerdos. Luego, relájate y disfruta del sonido de una tarde sin interrupciones.

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3 consejos ganadores

Genera el hábito

  • Mañana: programa a qué hora revisarás el correo electrónico y el chat. No lo revises fuera de ese horario.
  • La semana próxima: cuando un compañero del equipo no respete una regla sobre las herramientas, recuérdale lo acordado.
  • Una vez por trimestre: repasa las reglas de uso de herramientas de tu equipo. ¿Cómo está funcionando todo?

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