Crea abitudini migliori nei confronti degli strumenti

Virtual first | Kit Comunicazione

Ogni giorno utilizzi una miriade di strumenti di collaborazione: chat, video, e-mail, software di gestione dei progetti e altri ancora. Se, come la maggior parte dei team, ti affidi a 28 strumenti diversi per le attività basilari, probabilmente passi da uno all'altro fino a 10 volte all'ora. Sfortunatamente, i continui suoni di notifica e cambi di contesto frammentano la nostra attenzione e riducono la nostra efficienza. Usa questo workshop per aiutare i membri del tuo team a decidere quali strumenti utilizzare e come.

50 MINUTI | WORKSHOP VIRTUALE PER IL TEAM

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Fase 1 (pre-workshop): valuta gli strumenti

Prima di iniziare questo workshop virtuale, chiedi ai membri del team di elencare gli strumenti che utilizzano regolarmente per collaborare, scrivere e progettare, consultare la documentazione, gestire la conoscenza e i progetti, scrivere appunti e altro ancora, quindi poni questa domanda: “Quanto funzionano per il nostro utilizzo?”

Fase 2: scopri come utilizzare gli strumenti in modo sano

Una volta avviata la riunione, apri il foglio Strumenti 101 (di seguito). Leggilo insieme ai membri del team e apri una discussione: “Ha senso quello che c'è scritto? Ci sono delle parti che vi hanno sorpresi o confusi?
Strumenti 101

Fase 3: valuta gli strumenti utilizzati dal team

Una volta che tu e il tuo team avete acquisito consapevolezza su come utilizzare gli strumenti in modo più sano, potete attribuire un punteggio alle vostre abitudini. Compila la scheda di valutazione (di seguito) assieme ai membri del team. Quando hai terminato, proponi questa riflessione: “Quanto sono sane le nostre abitudini in merito agli strumenti che utilizziamo? Che cosa dobbiamo cambiare con maggiore urgenza?
Scheda di valutazione sull'utilizzo degli strumenti

Come sono le tue abitudini?

Hai un eccesso di strumenti o utilizzi solo quelli essenziali? Compila questa scheda di valutazione per scoprirlo.

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Fase 4: stabilisci delle regole sull'uso degli strumenti

Ora che hai compreso le tendenze di utilizzo degli strumenti da parte del team, puoi iniziare a creare abitudini che consentano di ridurre al minimo le interruzioni e aumentare la concentrazione. Usa il foglio di lavoro per le regole che trovi qui sotto per iniziare. Quando hai terminato, chiedi ai membri del team: “Siamo tutti d'accordo? Queste regole comportano degli svantaggi o dei rischi?” (Ad esempio: se il team IT non supporta uno strumento che apprezzi, gli utenti saranno esposti a dei rischi di sicurezza?)
Foglio di lavoro per le regole sugli strumenti

Liberati delle cattive abitudini

Usa questo foglio di lavoro per stilare una “Magna Carta” degli strumenti del team. Non sai se utilizzare uno strumento diverso per ogni attività? Consulta il cheatsheet sulle regole per gli strumenti

Foglio di lavoro per le regole

Fase 5: decidi i passaggi successivi

Dopo aver creato la bozza delle regole sugli strumenti, salva il documento in un posto facile da trovare, centralizzato e pubblico. Se la scelta di determinati strumenti comporta dei rischi, decidi cosa fare per ridurli e a chi affidare questa responsabilità. Programma una riunione di controllo asincrona 1–2 mesi dopo per verificare se le decisioni concordate stanno funzionando, quindi mettiti al lavoro e goditi un pomeriggio senza il suono delle notifiche.

Altre risorse

3 modi per vincere facile

Crea l'abitudine

  • Domani: programma gli orari in cui controlli e-mail e chat. Non guardare nulla al di fuori di quella finestra.
  • La prossima settimana: quando un membro del team infrange una regola sull'uso degli strumenti, ricordagli gentilmente gli accordi che avete preso.
  • Durante il trimestre: rivedi le regole sugli strumenti del team. Funzionano? Stanno venendo rispettate?