สร้างลักษณะนิสัยการใช้เครื่องมือที่ดียิ่งขึ้น

ชุดเครื่องมือสำหรับการสื่อสารที่เน้นการทำงานแบบเสมือน

คุณมีเครื่องมือการทำงานร่วมกันมากมาย เช่น เครื่องมือแชท วิดีโอ อีเมล ซอฟต์แวร์จัดการโครงการ และอื่นๆ หากคุณเป็นเหมือนทีมส่วนใหญ่ คุณอาจได้ใช้เครื่องมือกว่า 28 ชนิดสำหรับการทำงานพื้นฐาน คุณอาจถึงกับต้องสลับการใช้งานระหว่างเครื่องมือเหล่านั้นถึง 10 ครั้งต่อชั่วโมง โชคร้ายที่การส่งปิงและการสลับเปลี่ยนบริบทอย่างต่อเนื่องจะทำให้สมาธิของเราไม่ปะติดปะต่อกันและลดประสิทธิภาพของเราได้ ใช้เวิร์กช็อปนี้เพื่อเพื่อช่วยให้ทีมหลักของคุณได้ตกลงตรงกันว่าจะใช้เครื่องมือใดบ้างและจะใช้เครื่องมือดังกล่าวอย่างไร

50 นาที | เวิร์กช็อปทีมออนไลน์

true

ขั้นตอนที่ 1 (ก่อนทำงาน): ตรวจสอบเครื่องมือของคุณ

ก่อนที่จะมีเวิร์กช็อปออนไลน์ ควรขอให้ทีมของคุณจดเครื่องมือที่พวกเขาใช้เป็นประจำสำหรับการทำงานร่วมกัน การเขียนและการออกแบบ การทำเอกสาร การจัดการความรู้ การจัดการโครงการ การแบ่งปันความคิดผ่านไวท์บอร์ด และอื่นๆ ขอให้พวกเขาไตร่ตรองกับคำถามที่ว่า เครื่องมือเหล่านี้จะช่วยเราทำงานได้อย่างไร

ขั้นตอนที่ 2: เรียนรู้เกี่ยวกับการใช้เครื่องมืออย่างเหมาะสม

หลังจากที่คุณได้เริ่มต้นการประชุมของคุณแล้ว ให้เปิดวิธีการใช้เครื่องมือ 101 (ด้านล่าง) ขึ้นมาบนจอของคุณ ตรวจสอบวิธีการใช้ดังกล่าวแล้วอภิปรายกันว่า สิ่งนี้มีความสมเหตุสมผลหรือไม่ มีสิ่งที่ทำให้คุณแปลกใจหรือสับสนหรือไม่
วิธีการใช้เครื่องมือ 101

ขั้นตอนที่ 3: ให้คะแนนเครื่องมือของคุณ

เมื่อคุณได้รู้ว่าการใช้เครื่องมืออย่างเหมาะสมมีลักษณะเป็นอย่างไร คุณสามารถให้คะแนนกับพฤติกรรมการใช้งานของคุณได้ ให้กรอกใบคะแนนการใช้งานเครื่องมือ (ด้านล่าง) กับทีมของคุณ เมื่อเรียบร้อยแล้ว ให้ไตร่ตรองกับคำถามที่ว่า พฤติกรรมการใช้งานเครื่องมือของเรามีความเหมาะสมมากเพียงใด มีสิ่งใดที่เราจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงมากที่สุด
ใบคะแนนการใช้งานเครื่องมือ

พฤติกรรมการใช้งานของคุณมีเหตุผลอย่างไร

คุณได้เผชิญกับปัญหาเครื่องมือจำนวนมากเกินไป หรือว่ามาตรฐานของทีมคุณมีความเหมาะสมแล้ว กรอกใบคะแนนนี้เพื่อรับรู้

true

ขั้นตอนที่ 4: ตั้งกฎเครื่องมือ

เนื่องจากตอนนี้คุณได้เข้าใจแนวโน้มการใช้เครื่องมือของทีมคุณแล้ว คุณสามารถเริ่มสร้างพฤติกรรมการใช้งานเพื่อลดการหยุดชะงักให้น้อยลงที่สุดและเพิ่มการมุ่งเน้นให้มากขึ้น ใช้ใบรายการกฎเครื่องมือด้านล่างเพื่อเริ่มต้นใช้งาน เมื่อเรียบร้อยแล้ว ให้อภิปรายว่า เราสามารถเห็นด้วยกับเรื่องนี้ได้หรือไม่ กฏเหล่านี้มีข้อเสียหรือความเสี่ยงใดๆ หรือไม่ (ตัวอย่างเช่น หากทีมไอทีของคุณไม่รองรับเครื่องมือที่คุณชื่นชอบ เครื่องมือดังกล่าวจะก่อให้เกิดความเสี่ยงด้านความปลอดภัยต่อผู้ใช้หรือไม่)
ใบรายการกฎเครื่องมือ

เลิกทำพฤติกรรมที่ไม่เหมาะสม

ใช้ใบรายการเพื่อกำหนด "มหากฎบัตร" ให้กับเครื่องมือของทีมคุณ ติดขัดกับการให้แต่ละเครื่องมือได้ทำงานใช่หรือไม่ ลองใช้โพยสรุปกฎเครื่องมือดูสิ

ใบรายการกฎเครื่องมือ

ขั้นตอนที่ 5: ตัดสินใจเกี่ยวกับขั้นต่อไป

เมื่อคุณได้ร่างกฏเครื่องมือของคุณแล้ว ให้เก็บกฏไว้ในที่ที่ง่ายต่อการค้นหา เป็นศูนย์กลาง และเป็นสาธารณะหากตัวเลือกเครื่องมือของคุณมีความเสี่ยง ให้ตัดสินใจว่าคุณจะทำอะไรเพื่อลดความเสี่ยงเหล่านั้นได้ และใครจะมีหน้าที่รับผิดชอบ กำหนดเวลาการตรวจสอบแบบอะซิงโครนัสภายใน 1–2 เดือนข้างหน้าเพื่อดูว่าข้อตกลงต่างๆ ของคุณดำเนินการอย่างไร จากนั้นให้ปล่อยตัวเพลิดเพลินไปกับยามบ่ายที่ไร้เสียงปิง

แหล่งข้อมูลเพิ่มเติม

3 วิธีเอาชนะง่ายๆ

สร้างพฤติกรรม

  • วันพรุ่งนี้: กำหนดเวลาที่คุณจะตรวจสอบอีเมลและแชทของคุณ อย่าทำการตรวจสอบนอกเหนือเวลาดังกล่าว
  • สัปดาห์หน้า: เมื่อมีเพื่อนร่วมทีมไม่ทำตามกฏเครื่องมือ ให้เตือนพวกเขาอย่างสุภาพเกี่ยวกับข้อตกลงของคุณ
  • รายไตรมาส: กลับมาตรวจสอบกฏเครื่องมือของคุณอีกครั้ง ว่าการดำเนินการเป็นอย่างไรบ้าง