Byg bedre værktøjsvaner

Virtual First | Kommunikationskit

Du har masser af samarbejdsværktøjer: Chat, video, e-mail, projektstyringssoftware og meget mere. Hvis I er som de fleste teams, bruger I måske 28 forskellige værktøjer til grundlæggende opgaver. Måske skifter I mellem dem op til 10 gange i timen. Desværre kan konstante meddelelser og kontekstskift fragmentere vores opmærksomhed og mindske vores effektivitet. Brug denne workshop til at hjælpe dit kerneteam med at blive enige om, hvilke værktøjer I vil bruge, og hvordan I vil bruge dem.

50 MINUTTER | VIRTUEL TEAMWORKSHOP

true

Trin 1 (forarbejde): Gennemgå dine værktøjer

Før den virtuelle workshop skal du bede dit team om at skrive en liste over de værktøjer, de regelmæssigt bruger til samarbejde, tekstproduktion og design, dokumentation, vidensstyring, projektledelse, whiteboarding osv. Bed dem om at reflektere over: Hvordan fungerer disse værktøjer for os?

Trin 2: Lær om sund brug af værktøjer

Når du har startet dit møde, så vis Værktøjsbrug (nedenfor) på din skærm. Gennemgå det med dit team og diskuter derefter: Giver det mening? Var der noget, der overraskede eller forvirrede dig?
Værktøjsbrug

Trin 3: Bedøm dit teams værktøjer

Når I ved, hvordan sund brug af værktøjer ser ud, kan I bedømme jeres vaner. Udfyld scorekortet for værktøjer (nedenfor) med dit team. Når I er færdige, så reflektér: Hvor sunde er vores værktøjsvaner? Hvad har vi mest brug for at ændre?
Scorekort for værkstøjsbrug

Hvor gode er jeres vaner?

Lider i af værktøjsoverbelastning, eller er jeres teamnormer helt rigtige? Udfyld dette scorekort for at finde ud af det.

true

Trin 4: Sæt regler for brug af værktøjer

Nu hvor du forstår dit teams værktøjstendenser, kan I begynde at opbygge vaner, der minimerer forstyrrelser og øger fokus. Brug arbejdsarket med værktøjsregler nedenfor til at komme i gang. Når I er færdige, så diskutér: Er vi alle enige om dette? Er der nogen ulemper eller risici ved disse regler? (For eksempel: Hvis jeres it-team ikke understøtter et værktøj, I elsker, vil det så udgøre en sikkerhedsrisiko for brugerne?)
Arbejdsark med værktøjsregler

Spark dårlige vaner ud

Brug arbejdsarket til at oprette en “grundlov” for dit teams værktøjer. Er det svært at skulle give hvert værktøj en opgave? Se hjælpelisten over værktøjregler.

Arbejdsark med værktøjsregler

Trin 5: Beslut dig for næste trin

Når I har udarbejdet jeres værktøjsregler, skal de placeres et sted, der er let at finde, centralt og tilgængeligt. Hvis der er nogen risici ved jeres valg af værktøjer, skal I beslutte, hvad I vil gøre for at afbøde dem, og hvem, der er ansvarlig. Planlæg en asynkron indtjekning om 1-2 måneder for at se, hvordan det går med jeres aftale. Så slap af og nyd lyden af en meddelelsesfri eftermiddag.

Flere ressourcer

3 nemme sejre

Byg vanen

  • I morgen: Planlæg tidspunkter, hvor du vil tjekke e-mail og chat. Tjek dem ikke uden for det vindue.
  • Næste uge: Når en teamkammerat bryder en værktøjsregel, så husk dem nænsomt på jeres aftale.
  • Hvert kvartal: Gennemgå dit teams værktøjsregler igen. Hvordan går det?