Формуйте кращі звички роботи з інструментами

Virtual First | Набір спілкування

У вас є безліч інструментів для спільної роботи: чат, відео, електронна пошта, програмне забезпечення для керування проєктами тощо. Якщо ви схожі на більшість команд, ви можете використовувати 28 різних інструментів для виконання основних завдань. Ви навіть можете перемикатися між ними до 10 разів на годину. На жаль, постійна перевірка повідомлень і перемикання контексту можуть розсіювати нашу увагу та знижувати продуктивність. На цьому семінарі ви дізнаєтеся, як узгодити зі своєю основною командою питання про те, які інструменти варто вибрати та як ви їх використовуватимете.

50 ХВИЛИН | ВІРТУАЛЬНИЙ СЕМІНАР ДЛЯ КОМАНД

true

Крок 1 (підготовка): проведіть ревізію своїх інструментів

Перед проведенням віртуального семінару попросіть учасників вашої команди скласти перелік інструментів, якими вони регулярно користуються для співпраці, написання текстів, проєктування, оформлення документації, керування базою знань, керування проєктами, роботи з інтерактивною дошкою тощо. Попросіть колег поміркувати над тим, як ці інструменти допомагають у роботі?

Крок 2: ознайомтеся з підходами до створення якісного інструментарію

Після початку зустрічі виведіть на екран набір інструментів 101 (нижче). Обговоріть його зі своєю командою, а потім запитайте: Який у ньому сенс? Чи вас щось здивувало або збентежило?
Набір інструментів 101

Крок 3: оцініть інструменти вашої команди

Щойно ви дізнаєтеся, як має виглядати якісний набір інструментів, ви зможете оцінити свої робочі звички. Заповніть оціночну картку використання інструментів (нижче) зі своєю командою. Коли закінчите, запитайте: Наскільки здоровими є наші звички використання інструментів? Що нам слід змінити в першу чергу?
Оціночна картка використання інструментів

Як складаються ваші робочі звички?

Чи ваша команда використовує занадто багато інструментів або саме стільки, скільки треба? Заповніть оціночну картку, щоби відповісти на це запитання.

true

Крок 4: установіть кілька правил використання інструментів

Тепер, коли ви розумієте тенденції використання інструментів у вашій команді, ви можете почати формувати звички, які зводять до мінімуму фактори, що відволікають, і підвищують концентрацію. Щоби почати роботу, ознайомтесь із наведеною нижче таблицею правил використання інструментів. Коли закінчите, обговоріть такі запитання: Чи можемо ми всі погодитися з цими правилами? Чи є в них якісь мінуси або ризики? (Якщо, наприклад, ваша ІТ-команда не підтримує інструмент, який вам подобається, чи становитиме це загрозу безпеці користувачів?)
Таблиця правил використання інструментів

Позбавтеся шкідливих звичок

За допомогою цієї таблиці складіть для своєї команди кодекс використання інструментів. Складно призначити кожному інструменту певне завдання? Скористайтеся шпаргалкою з правилами використання інструментів.

Таблиця правил використання інструментів

Крок 5: визначтеся з подальшими кроками

Розробивши правила використання інструментів, помістіть їх у централізоване загальнодоступне місце, яке легко знайти. Якщо ваш вибір інструментів пов’язаний із будь-якими ризиками, вирішіть, що ви робитимете, щоби пом’якшити їх, і хто буде відповідальним. Заплануйте асинхронну контрольну зустріч через 1-2 місяці, щоб дізнатися, як реалізуються ваші домовленості. Відкиньтеся на спинку крісла й насолоджуйтеся звуком пообіднього часу, не відволікаючись на сигнали повідомлень.

Додаткові ресурси

3 легкі перемоги

Виробіть звичку

  • Завтра: заплануйте час, коли ви перевірятимете електронну пошту й повідомлення в чаті. Не перевіряйте їх поза межами цього часового вікна.
  • Наступного тижня: коли колега по команді порушить правило використання інструментів, делікатно нагадайте йому про ваші домовленості.
  • Щоквартально: переглядайте правила використання інструментів вашої команди. Як просуваються ваші справи?