Membangun kebiasaan alat yang lebih baik

Virtual Pertama | Kit Komunikasi

Anda memiliki banyak alat kolaborasi: obrolan, video, email, perangkat lunak manajemen proyek, dan banyak lagi. Jika Anda seperti kebanyakan anggota tim, Anda mungkin menggunakan 28 alat yang berbeda untuk tugas-tugas dasar. Anda bahkan mungkin berganti-ganti alat hingga 10 kali per jam. Sayangnya, ping konstan dan beralih konteks dapat memecah perhatian kita dan mengurangi efektivitas kita. Gunakan lokakarya ini untuk membantu tim inti Anda mencapai kesepakatan mengenai alat mana yang akan digunakan dan cara menggunakannya.

50 MENIT | LOKAKARYA TIM VIRTUAL

true

Langkah 1 (pra-kerja): Audit alat Anda

Sebelum lokakarya virtual, minta tim Anda untuk mencatat alat yang biasa mereka gunakan untuk berkolaborasi, menulis dan mendesain, dokumentasi, manajemen pengetahuan, manajemen proyek, papan tulis, dan banyak lagi. Minta mereka untuk memikirkan: Bagaimana alat ini bekerja untuk kita?

Langkah 2: Pelajari tentang penggunaan alat secara sehat

Setelah memulai rapat, tampilkan Panduan penggunaan alat 101 (di bawah) pada layar Anda. Tinjau bersama tim Anda dan kemudian diskusikan: Apakah ini masuk akal? Apakah ada yang mengejutkan atau membingungkan Anda?
Panduan penggunaan alat 101

Langkah 3: Nilai alat tim Anda

Setelah mengetahui seperti apa penggunaan alat yang sehat, Anda dapat memberi skor pada kebiasaan Anda. Isi kartu skor penggunaan alat (di bawah) bersama tim Anda. Setelah selesai, renungkan: Seberapa sehat kebiasaan penggunaan alat kita? Apa satu hal yang paling perlu diubah?
Kartu skor penggunaan alat

Bagaimana kebiasaan Anda terbentuk?

Apakah Anda mengalami kelebihan alat, atau apakah norma tim Anda tepat? Isi kartu skor ini untuk mengetahuinya.

true

Langkah 4: Tetapkan beberapa aturan alat

Setelah memahami kecenderungan alat tim, Anda dapat mulai membangun kebiasaan yang meminimalkan gangguan dan meningkatkan fokus. Gunakan lembar kerja aturan alat di bawah ini untuk memulai. Setelah selesai, diskusikan pertanyaan: Bisakah kita semua menyetujui ini? Apakah ada kerugian atau risiko dari aturan ini? (Misalnya: Jika tim TI Anda tidak mendukung alat yang Anda sukai, apakah itu akan menimbulkan risiko keamanan bagi pengguna?)
Lembar Kerja Aturan Alat

Buang jauh-jauh kebiasaan buruk

Gunakan lembar kerja untuk membuat perjanjian "magna carta" untuk alat tim Anda. Bingung memberi pekerjaan yang harus dilakukan untuk setiap alat? Coba lembar panduan aturan alat.

Lembar kerja aturan alat

Langkah 5: Tentukan langkah berikutnya

Setelah Anda menyusun aturan alat, letakkan di tempat yang mudah ditemukan, terpusat, dan umum.Jika ada risiko dalam alat pilihan Anda, putuskan hal yang akan Anda lakukan untuk mengurangi risiko tersebut, dan siapa yang bertanggung jawab. Jadwalkan pemeriksaan asinkron untuk 1–2 bulan kemudian untuk melihat alur jalannya kesepakatan Anda. Kemudian, duduk dan nikmatilah suasana sore yang bebas dari ping.

Sumber daya lainnya

3 cara mudah mengatasinya

Bangun kebiasaan

  • Besok: Jadwalkan waktu ketika Anda akan memeriksa email dan obrolan. Jangan memeriksanya di luar waktu jadwal tersebut.
  • Minggu depan: Saat rekan satu tim melanggar aturan alat, ingatkan mereka tentang kesepakatan Anda.
  • Per tiga bulan: Tinjau kembali aturan alat tim Anda. Bagaimana kemajuannya?