Una guía para gestionar equipos en remoto

Asegúrate de que tus empleados, tanto los que trabajan en la oficina como los que lo hacen a distancia, puedan prosperar como un equipo eficiente.

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Supera las dificultades de contar con trabajadores virtuales

Gestionar un equipo de forma eficaz es la clave para asegurarse de que todos los miembros, tanto los que teletrabajan como los que están en la oficina, puedan trabajar juntos sin problemas. Sabemos que es más fácil decirlo que hacerlo, y que llevar un control de los registros de entrada y los tiempos cuando se trabaja en diferentes zonas horarias y horarios de trabajo puede ser estresante. Además, establecer vínculos entre los miembros de un equipo distribuido que no pueden permitirse el lujo de reunirse en persona puede suponer todo un reto. En resumen, ayudar a que los compañeros que trabajan a distancia se sientan valorados puede parecer una tarea imposible. Del mismo modo que es importante fomentar una cultura de empresa en un entorno virtual, también querrás asegurarte de que se instauren procesos de trabajo eficaces.

Definitivamente, la falta de presencia física puede afectar negativamente a los miembros del equipo y a los flujos de trabajo. Si una de las persoans que trabaja en remoto no está en la oficina, puede sentir que no forma parte del equipo. Y si, directamente, hay alguien que trabaja en otro país, puede sentir que toda una cultura le separa de su equipo. Si eres el responsable de un equipo virtual, te animamos a que sigas estas prácticas:

  • Facilita el team building virtual.
  • Realiza reuniones frecuentes en Zoom con cada miembro y coherentes.
  • Proporciona un medio para solicitudes y preguntas.
  • Crea normas de comunicación.
  • Concede un espacio al equipo tanto para el trabajo en solitario como para el trabajo colaborativo.
  • Crea conexiones deliberadas.
  • Define objetivos para que todos sepan si están trabajando en la dirección correcta.

Con la ausencia de las interacciones cara a cara, existe la posibilidad de que muchos valores clave de la cultura de la empresa se queden por el camino. Es tu trabajo asegurarte de que esto no ocurra. Por suerte, hay muchas herramientas útiles que pueden ayudarte.

Conecta con los trabajadores virtuales a través de la tecnología

No hace falta decir que la tecnología es absolutamente crucial en este caso, pero ¿la utilizas de forma correcta? El correo electrónico es una gran herramienta de comunicación, pero, cuando tu rol se basa en la colaboración, el tiempo apremia. No lo desperdicies esperando respuestas por correo electrónico cuando otras herramientas digitales te ofrecen oportunidades de colaboración virtual muy útiles y de fácil acceso.

Mensajería instantánea

Todos los trabajadores deberían tener una herramienta de mensajería instantánea, como Zoom o Slack, para que tu equipo pueda estar en contacto de forma ininterrumpida, lo que es especialmente útil si trabajáis en diferentes zonas horarias. La mensajería instantánea es ideal para cualquier espacio de trabajo, ya sea en casa, en la oficina o en una cafetería. Estar constantemente conectados en tiempo real es esencial para la gestión de equipos remotos, así como para la gestión de equipos en general.

A veces, es necesario no ser tan protocolario con la mensajería instantánea. Es casi inevitable, por ejemplo, que se mantengan en algún momento conversaciones por chat desenfadadas no relacionadas con el trabajo, pero ese compañerismo también es un aspecto importante de la formación de equipos virtuales. Así que, dentro de lo razonable, lo normal es que no intentes reprimir la apertura de estos canales de comunicación. La breve charla de la que disfrutan los compañeros en la oficina también puede, y debe, producirse virtualmente siempre que sea posible y puede influir en la motivación del equipo. Puedes añadir a todos los miembros del equipo a un chat grupal, para que se sientan integrados, y presentar siempre a los nuevos empleados virtualmente. Las videollamadas son una forma estupenda de hacerlo, para que todos puedan poner cara a un nombre en la pantalla. Esto nos lleva a otro tema:

Videoconferencia

A no ser que seas introvertido, puede pasar factura no realizar reuniones en persona. La mensajería instantánea es fantástica, pero, si la colaboración consiste en establecer relaciones significativas, los mensajes escritos solo pueden llevarnos hasta cierto punto. Al fin y al cabo, la mayor parte de lo que decimos proviene del lenguaje corporal. Así que asegúrate de adquirir el hábito de hacer videoconferencias con tu equipo desde el primer día.

El proceso de incorporación de cualquier empleado virtual debe llevarse a cabo con videollamadas o llamadas telefónicas, en lugar de un sinfín de correos electrónicos sin rostro ni voz. Ponte al día con los miembros del equipo que teletrabajan, individualmente o en reuniones en las que estéis todos, con videollamadas periódicas. Zoom, por ejemplo, es perfecto para esto. No solo te permite disfrutar de una conversación real en forma de videollamada, sino que también te permite compartir pantalla y colaborar en documentos directamente desde Dropbox. Estas adiciones a tu kit de herramientas habituales son las que te ahorrarán aún más tiempo a largo plazo y harán que te mantengas al día con todo. Asegúrate de que tu equipo vea las videoconferencias como un recurso más y de que disponga de las herramientas necesarias para organizarlas y asistir a ellas. Por cierto, nadie dice que toda puesta al día tenga que ser seria. Podéis pasar el rato como equipo en una reunión de Zoom cada viernes, de la misma manera que iríais a comer o a tomar algo después de trabajar para terminar la semana. Pero, si tú o tu equipo empezáis a estar un poco cansados de Zoom, podéis usar Dropbox Capture para grabaros a vosotros mismos o la pantalla y, después, compartir la grabación para poneros al día sin tener que reuniros.

Control de los tiempos

Puede ser fácil que los empleados remotos pierdan la noción del tiempo o que no haya tanta transparencia si no se establece una estructura de oficina para mantenerlo todo bajo control. Incluso aunque tu equipo esté cerca, el hecho de no ir en la oficina puede crear la sensación de no estar en el meollo de la cuestión. Presenta a tu equipo un seguimiento del tiempo para que todos sepan que son responsables de las horas que aceptan dedicar al trabajo y de sus progresos. De este modo, podrás alinear las horas de trabajo y los miembros del equipo por conjuntos de aptitudes en diferentes zonas horarias.

Asegúrate de elegir líderes de equipo entre tus trabajadores remotos para que siga habiendo una estructura clara. Establece expectativas claras y asegúrate de que todos cumplan con sus tareas. Con un horario establecido, también podrás garantizar que los que teletrabajan siempre tengan a alguien con quien ponerse en contacto. Incluso puedes hacer que otro trabajador virtual veterano cubra las horas en las que no trabajes.

Visión general simplificada

Una vez que el control del tiempo esté en marcha, deberás comprobar que el equipo trabaja de forma eficaz. Aquí es donde entran en juego las herramientas de gestión de tareas. Dropbox, una herramienta indispensable para la gestión de proyectos, permite crear listas de tareas pendientes claras y fáciles de actualizar. Puedes establecer fechas de vencimiento con recordatorios automáticos para que nadie se quede atrás. Y, como todo está claramente descrito en un solo lugar, sabrás que todo el mundo estará al día y se hará cargo de sus tareas. La gestión de equipos remotos requiere mantener a todos informados, por lo que una ubicación central para las tareas importantes puede agilizar mucho los procesos.

Teletrabajo

Nadie disfruta de tener que ir al trabajo en un abarrotado vagón de tren ni del exasperante tráfico en hora punta; no obstante, este tipo de momentos desempeña un papel importante. A pesar de que, a menudo, el trayecto al trabajo pueda resultar desagradable, te prepara mentalmente para la jornada y, sobre todo, separa de forma muy clara tu vida personal de la laboral. Las personas que trabajan desde casa pueden sentir que han perdido la capacidad de distinguir entre la vida doméstica y profesional cuando su oficina se encuentra en la mesa del comedor. Al fomentar una jornada laboral virtual a través del teletrabajo, también se puede ayudar a mejorar este equilibrio.

Dropbox es una solución ideal para el teletrabajo, ya que permite a los equipos hacer todo lo que necesitan desde un mismo lugar. En cuanto los miembros estén listos para ponerse a trabajar, simplemente deberán iniciar sesión. Al final del día, es igual de fácil cerrarlo todo y dejar claro que la jornada laboral ha terminado. No solo es un método cómodo, sino que también crea un entorno virtual útil. Por lo tanto, aunque uses el mismo portátil para trabajar y jugar, las tentaciones como las redes sociales se pueden mantener a raya durante tus horas de trabajo.

Simplificación

Teniendo en cuenta la cantidad de equipos distribuidos que hay, es normal que los procesos de trabajo también acaben dispersándose. Sin una oficina compartida, es fácil que los equipos virtuales carezcan de flujos de trabajo integradores. No dejes que esto ocurra: trabajar de forma coordinada es una característica vital de cualquier equipo, sea del tamaño o tipo que sea. Con Dropbox Paper, se puede editar y colaborar en tiempo real, por lo que no hará falta compartir un sinfín de archivos sin conexión que se pueden perder fácilmente. Una plantilla de lluvia de ideas ayuda a los equipos distribuidos a desarrollar ideas en conjunto, mientras que las plantillas de actas de reunión hacen que estar al día desde diferentes zonas horarias sea mucho más fácil. Si tus trabajadores virtuales se han unido a una reunión en diferentes momentos, podrán ponerse al día en segundos. Además, la integración de aplicaciones en Dropbox lo simplifica y agiliza todo; hay una gran variedad de opciones profesionales y excelentes, como Xero y Zapier. Cuando las herramientas de colaboración facilitan el trabajo, se evita tener que hacer clic para cambiar de programa o estar cambiando de dispositivo.

Consejos para gestionar equipos remotos

La tecnología es genial, pero no lo es todo. La base del éxito de la gestión de cualquier equipo a distancia consiste en una buena actitud y un verdadero espíritu de equipo. ¿Estás creando un espacio que permita formar equipos virtuales cohesionados y que transmita una sensación de unidad a todos los trabajadores, independientemente de cuál sea su zona horaria o lugar de trabajo?

A continuación, te exponemos algunos aspectos que debes tener en cuenta a la hora de garantizar que tu empresa se adapte favorablemente al trabajo colaborativo virtual.

Actuad como un verdadero equipo

Puede parecer un consejo muy obvio, pero no llegaréis lejos como equipo si no queréis serlo de verdad. Cada mensaje, cada actualización y cada evento que afecte al equipo de la oficina, debe compartirse con los trabajadores remotos. Esto es vital para inculcar una sensación de trabajo en equipo virtual: ningún trabajador debe estar solo, aunque trabaje en su casa aislado de todo.

Para que la comunicación sea eficaz, ambas partes deben estar igualmente implicadas. Descubre cómo comunicarte con un equipo remoto y haz que tus compañeros virtuales sientan que tienen voz y voto en la empresa y que forman parte de ella. Para ello, cualquier detalle cuenta: desde enviarles felicitaciones de cumpleaños de parte de toda la empresa hasta comprobar que se les incluye en las reuniones semanales del equipo. La gestión de equipos virtuales no debería suponer un obstáculo. Si el equipo que trabaja en la oficina puede reunirse individualmente con alguien, ya sea un trabajador en prácticas o un cofundador, asegúrate de que el equipo virtual también pueda hacerlo. Las videollamadas y las puestas al día no tienen por qué programarse con días de antelación ni ser demasiado importantes. El objetivo es que todos sientan que su equipo está cohesionado, en contacto y dispuesto a ayudar.

No te acuerdes de los trabajadores virtuales solo cuando los necesites

Es fácil sentir que a los trabajadores remotos se puede recurrir como y cuando sea necesario, pero esta es una actitud que se debe cortar de raíz. Asegúrate de que la sensación de que el equipo está unido sea constante. Propicia que se construya un vínculo significativo entre todos los miembros para que tus trabajadores virtuales tengan una relación tan sólida con los demás como los que trabajan en el mismo espacio físico. Gestionar trabajadores remotos nunca debe verse como una tarea que supone un esfuerzo adicional.

No permitas que la gestión de tu equipo virtual decaiga por falta de contacto: los empleados remotos deben estar igual de integrados que los demás. A la larga, la gestión de equipos remotos no debería implicar ningún cambio en tus valores reales ni requerir un esfuerzo adicional para cohesionar a todo el mundo. Debería sumar ventajas y, si les ofreces las herramientas adecuadas, lo harán.

¡A por ello, equipo!

Así que, si tu empresa está pensando en la opción de trabajar en remoto, asegúrate de que está bien preparada para hacerlo. Fomentar la cultura empresarial es vital en cualquier oficina, y lo es todavía más si se añade un espacio virtual. Ante todo, cuida a tu equipo remoto y asegúrate de que todos cuenten con las herramientas de colaboración adecuadas en todo momento.