Protocolo para las videoconferencias

Aprovecha al máximo las reuniones virtuales de tu equipo asegurándote de que todo el mundo sabe qué se puede hacer y qué hay que evitar.

¿Qué es una videoconferencia?

Una videoconferencia es cualquier tipo de telecomunicación entre dos o más personas a través de vídeo y audio. Las personas que teletrabajan o viven lejos de su familia y amigos seguramente ya conocen a la perfección el funcionamiento de las videollamadas. Y ahora que cada vez hay más gente que trabaja desde casa y en remoto, la comunicación con los compañeros de trabajo a través de videoconferencia es cada vez más habitual.

¿Es necesario contar con un protocolo para las videoconferencias?

Teniendo en cuenta la omnipresencia del software para videoconferencias en la actualidad, uno podría pensar que todo el mundo ya sabe cómo hay que comportarse en una videoconferencia. En general, no hay problema alguna en enviar mensajes por FaceTime a los miembros de la familia o a los amigos desde la comodidad de la cama. Pero esto no es lo adecuado para llamadas con los compañeros de trabajo a través de otras herramientas —como Zoom— que requieren una mayor previsión tanto para el decoro como para la eficacia. Puede que seas un experto en organizar reuniones en la oficina, pero la barrera virtual añadida de las videoconferencias suele suponer todo un reto para mucha gente.

Puede ser fácil distraerse o perder la concentración cuando se trabaja desde casa, y las reuniones por videoconferencia no son una precisamente una excepción. Aunque tenga cierta gracia que el cachorrito de un miembro del equipo entre en la sala, también puede distraer a todos los que están conectados. Lo mismo ocurre con los participantes que no están atentos, en los cuales es evidente que ni están escuchando ni prestando atención a la reunión.

Normas básicas para elaborar un protocolo para las videoconferencias

El primer paso para que las videollamadas sean productivas es asegurarse de que sean funcionales, tanto desde una perspectiva tecnológica como humana. Así que, para garantizar que sacas el máximo partido a estos encuentros virtuales con tus compañeros de trabajo, hemos elaborado una lista de verificación con algunos consejos importantes para las videollamadas:

Revisa la conexión a Internet y tu dispositivo antes de la reunión

Es poco profesional intentar iniciar una reunión cuando no te funciona el micrófono o la webcam. Al programar una videollamada en grupo con antelación, asegúrate con tiempo de que la configuración de la videoconferencia funcione (no lo hagas dos minutos antes de que comience). Verifica tu micrófono integrado o auriculares para asegurarte de que el software los haya detectado.

También tienes que comprobar si tu conexión a Internet es capaz de posibilitar una videoconferencia, así evitarás quedarte a medias o perderte momentos importantes de la conversación. Si la conexión no es buena, hay muchas aplicaciones que te permiten reducir la calidad del vídeo o apagarlo del todo, de modo que puedas participar por voz en la reunión. Aunque no tengas conectado en el vídeo como todos los demás, lo más importante es poder participar y seguir la reunión. Ten en cuenta que algunas personas pueden optar por no utilizar la opción de vídeo por diversas razones, especialmente si están en un espacio compartido con niños o mascotas, o simplemente porque no quieren que les vean en ese momento, lo cual es una opción totalmente válida.

Arréglate

Todos lo hemos hecho al menos una vez: ir directamente de la cama a sentarnos delante del ordenador para conectarnos a una reunión a las 9 de la mañana. Sin embargo, asistir a una reunión por videollamada en pijama puede que no sea lo mejor para tu imagen profesional. Si quieres que te tomen en serio en una videoconferencia, arréglate. Aunque no tienes que vestirte necesariamente con ropa formal, asegúrate de vestirte lo suficientemente bien como para estar frente a tus compañeros de equipo. No sólo parecerá que te preocupa estar presentable, sino que llevar algo más que una sudadera puede ayudarte a tener la mentalidad adecuada para mantener una conversación productiva y centrada con tus compañeros.

Encuentra un espacio tranquilo

No todo el mundo dispone de un despacho privado para trabajar desde casa, pero es importante que puedas encontrar o crear un espacio tranquilo para cuando tienes una videoconferencia. Puede que a ti no te moleste que tu familia, compañeros de piso o mascotas se paseen por detrás de la cámara durante la reunión, pero puede que al resto de personas que se conectan les moleste. Así que cuando te prepares para una videoconferencia, asegúrate de que estás en un lugar en el que es poco probable que se produzcan estas interrupciones. Así podrás estar centrado en tus compañeros de trabajo mientras hablan y evitarás que se oiga ruido de fondo cuando te toque intervenir a ti.

Encuentra el fondo adecuado

Ahora que ya te has arreglado y te has situado un lugar privado para conectarte a la videollamada, presta atención a tu entorno y a qué aspecto tiene desde la perspectiva de la cámara. La presentación que hace tantos días que preparas perderá toda su fuerza si detrás de ti se ve una montaña de platos sucios en el fregadero. Asegúrate de ordenar y preparar el espacio que te rodea. Corre las cortinas o enciende las luces, o si el problema es que no tienes una decoración demasiado cuidada, utiliza una pantalla verde o un fondo virtual para ocultarlo. Zoom, por ejemplo, detecta automáticamente el fondo y te permite superponerlo con una imagen.

Si no hablas, silencia tu micrófono

Cuando la reunión ya está en marcha, uno de los aspectos más importantes que hay que tener en cuenta durante las videollamadas es que es necesario silenciar el micrófono cuando no se está hablando. Aunque hayas encontrado un lugar tranquilo para la reunión, el micrófono seguirá captando si te mueves, toses o empiezas a teclear. Lo último que quieres es que alguien tengo que repetir algo, o que te pillen, aunque sea solo un segundo, trabajando en otra cosa a mitad de la reunión. La mayoría del software de videoconferencias incluye un botón de silencio para ti o para la persona que llama. Solo asegúrate de volver a activar el micrófono antes de hablar.

Mira a la cámara

Cuando estás en una videollamada, puede parecer que lo más sensato sea mirar las transmisiones de vídeo del resto de personas que estén en la reunión. Sin embargo, si quieres que los demás en la llamada se centren en ti cuando estás hablando, debes mirar directamente a la cámara. Aunque no puedas ver a tus compañeros, este gesto ayuda a reproducir la sensación de comunicación cara a cara, lo que garantiza que presten atención y escuchen realmente lo que estás diciendo. Si quieres verlos mientras hablas, coloca el vídeo en pantalla justo al lado de la cámara para que ambos estén a la altura de los ojos. Esto no es un problema para la mayoría de portátiles, pero es posible que tengas que cambiar la configuración si trabajas con un ordenador de sobremesa.

Presta atención y concéntrate

Por supuesto, una vez que estés en la videoconferencia, lo más importante es concentrarte en la reunión que estás teniendo. Sin embargo, desconectar mentalmente en una videoconferencia en línea es mucho más fácil que hacerlo cuando estás en la oficina. Esto significa que depende de ti asegurarte de que participas en ella como si estuvieras en la oficina, aunque estés sentado en tu habitación con el portátil. Concentrarse en casa es fácil; solo tienes que hacer lo mismo que harías en la oficina, por ejemplo, tomar notas puede ayudarte a interiorizar y responder a lo que se está discutiendo. Sin embargo, también debes evitar la tentación de cambiar de pestaña para trabajar en otras actividades o simplemente mirar tu teléfono. Puede que creas que se te da bien lo de realizar varias tareas a la vez, pero si te distraes, no aprovecharás la reunión.

Cómo hacer una videoconferencia eficaz

Cuando ya cumplas con las normas básicas de protocolo para conectarte a una videoconferencia, no deberías tener problemas para organizar y realizar videollamadas con tus compañeros de trabajo. Sin embargo, al igual que cuando estás en la oficina, se necesita un poco más de esfuerzo para conseguir que las videoconferencias sean eficaces y que el tiempo que dedicas a ellas sea realmente productivo. Por lo tanto, si estás organizando reuniones con tus compañeros, asegúrate de tener todos los materiales que necesitas. Por suerte, la integración de Zoom con Dropbox facilita el uso de tus archivos y del software de videoconferencias para que las reuniones por videollamada sean más efectivas.

Prepara siempre un orden del día

El primer paso para que una reunión sea eficaz, tanto dentro como fuera de la oficina, es tener un orden del día definido. Solo esto ya contribuye a que tu videoconferencia sea todo un éxito. Con la plantilla para actas de reuniones y agenda disponible en Dropbox, resulta fácil preparar una agenda para compartir el orden del día de la reunión. Así las personas invitadas a la reunión que no puedan asistir, también podrán revisar este documento posteriormente. O, incluso mejor, podrán ver la grabación de vídeo de la llamada que se copia automáticamente a Dropbox desde Zoom.

Comparte archivos e información antes de la reunión

Si la idea es intercambiar comentarios y colaborar por parte tu equipo en una videollamada, es importante que les des el contexto necesario para hacerlo. En una reunión convencional, pasarías la documentación que hay que revisar o escribirías la información más importante en una pizarra, pero en una videoconferencia tienes que tenerlo todo preparado con un poco más de antelación. Prepara y comparte los archivos o documentos que necesitarás antes de la reunión, para que tus compañeros puedan estar al tanto de todo. Cuando estéis todos en línea, también puedes compartir tu pantalla y revisar a la vez el documento en cuestión. O, mejor aún, puedes compartir ese archivo directamente desde Dropbox en la reunión de Zoom. De este modo, los compañeros podrán editarlo en tiempo real.

Envía las invitaciones con antelación

En la oficina, para reunir a un grupo personas en una sala de reuniones solo tienes que acercarte a su escritorio y preguntarles si tienen diez minutos. Sin embargo, puede ser mucho más difícil contar con la atención de la gente cuando se trabaja desde casa, incluso cuando se utiliza Slack u otras aplicaciones de chat profesionales. Si quieres que se conecten a la videoconferencia, tienes que avisarles con antelación. En caso contrario, es probable que en ese momento no estén delante del ordenador y no hayan tenido tiempo de leer el orden del día. Dales a todos el margen que necesitan para prepararse para la videoconferencia. Si tanto tú como tu equipo os preparáis, la reunión saldrá bien.

Colaborar por videoconferencia

Ahora que cada vez hay más equipos que trabajan en remoto, la opción de reunirse a través de videoconferencia ya no es algo excepcional, sino que se está convirtiendo en lo habitual. Y con las videoconferencias desempeñando un papel más importante tanto en nuestra vida personal como en nuestra vida laboral, es esencial que usemos la tecnología correctamente. Así que, la próxima vez que programes una reunión con Zoom para las 10 de la mañana, sigue nuestro protocolo de videoconferencia para que sea todo un éxito. Si te preparas para una videoconferencia, tu equipo participará más y mejor y, en última instancia, impulsará el trabajo en equipo en línea mientras trabajáis a distancia.