La forma de trabajar cambia a diario. Mientras los trabajadores se adaptan a su nueva realidad —y pasan de trabajar a distancia todos los días a modelos híbridos—, los responsables de equipos y proyectos deben supervisar la transición y hacer cambios sobre la marcha. Los líderes que sepan escuchar y conseguir que el trabajo siga fluyendo serán capaces de gestionar los cambios en las necesidades de los equipos y facilitarles las cosas haciendo que, por ejemplo, tengan que ir a menos reuniones innecesarias.
Estamos ante un asunto que requiere mucha atención. El 87 % de los responsables de empresas creen que mejorar la colaboración es fundamental para que las empresas salgan adelante, pero ¿cómo se consigue?
Hay una nueva forma de liderar e innovar en el trabajo. Y sí, se puede hacer dese casa. Para conseguirlo, sigue estos cuatro consejos:
1. Dedicar menos tiempo a reuniones
Ahora que Zoom es tan importante, los empleados suelen sentirse saturados por la cantidad de reuniones que tienen. “Buscaré un hueco en tu calendario”. “Me gustaría tener una llamada de Zoom de media hora”. Según un estudio, un 50 % de las reuniones son innecesarias. Si se busca un cambio real, los responsables y gestores de proyectos tienen que colaborar con los miembros del equipo para determinar cuándo hay que reunirse, quiénes deberían asistir a las reuniones y qué medidas se pueden adoptar para que estas siempre sean productivas. Encontrarás más consejos útiles en la hoja básica sobre reuniones que hemos preparado. Tu equipo te lo agradecerá.
2. Pensar en clave diferida
Cuando los miembros del equipo trabajan desde diferentes zonas horarias y no siguen los mismos horarios, la comunicación en diferido es más importante que las reuniones cara a cara. Una herramienta personalizada como Dropbox Capture puede ser útil para que los miembros del equipo compartan todos los materiales necesarios (GIF, vídeos, capturas de pantalla, etc.) de un proyecto. Así, todas las personas implicadas podrán revisar el trabajo dentro de su horario. Ya no habrá que perder una hora en Zoom viendo una presentación junto a todo el equipo.
3. Llegar a un consenso para reforzar la diversidad, la igualdad y la inclusión
Para cambiar las prácticas de diversidad, igualdad e inclusión, e impulsar las iniciativas de justicia social, hace falta que el equipo directivo se implique. Por otro lado, el trabajo de campo lo puede hacer la masa de empleados. Así, sus superiores se animarán a reconocer los problemas y rectificar los errores.
Los gestores de proyectos y los responsables de equipos están en una situación privilegiada para propiciar estos cambios. Cuentan con la confianza de los miembros del equipo, que les pueden comunicar de forma sincera y abierta los problemas que sufren, además de señalarles los puntos débiles y los fallos de la empresa. Los líderes que se organizan, crean grupos de trabajo y siguen buenas prácticas recomendadas para gestionar proyectos son capaces de enfocar el trabajo y producir cambios reales en toda la empresa.
Los buenos gestores de proyectos pueden fomentar cambios profundos haciendo lo que hacen todos los días: animando a los miembros del equipo a opinar, escuchando lo que estos tienen que decir y transmitiendo las sugerencias a sus superiores.
4. Usar plantillas para ahorrar horas de trabajo
Tener unas prácticas recomendadas coherentes para gestionar documentos y contratos puede hacer que se trabaje mejor y reducir las equivocaciones. Los gestores de proyectos y los responsables de equipos son los más adecuados para guiar este proceso, ya que forma parte de su día a día. Usar plantillas sencillas e intuitivas de Dropbox Sign y crear un proceso estandarizado para elaborar y firmar contratos es muy buena idea. De hecho, estandarizar procesos siempre es útil para una empresa. Te recomendamos que eches un vistazo a nuestro kit de herramientas centradas en el trabajo virtual.
Los gestores de proyectos y los responsables de equipos —y no el equipo directivo— son quienes ven la realidad diaria del negocio. Están en una posición única para comprender los deseos y las necesidades de los equipos tanto a corto como a largo plazo, y pueden facilitarles mucho las cosas a sus compañeros. Empezar a liderar los cambios en el trabajo nunca está de más.
