Detrás de cada empresa que ha triunfado hay gestores de proyectos que pasan desapercibidos. Tal vez no sean los que se encargan del trabajo creativo que les saca una sonrisa a los clientes, pero sí que son los que se aseguran de que las tareas se hagan bien, de manera eficiente y se entreguen a tiempo. Son personas que saben ver los problemas que se puedan dar, crean equipos funcionales y mejoran los resultados en todos los ámbitos.
Les hemos pedido a dos expertos en gestión de proyectos y filosofía organizacional que nos dieran consejos para ser un gestor de proyectos eficiente.
1. Une a tu equipo
A día de hoy, con tantas personas trabajando desde casa a distintas horas del día, los miembros del equipo y los clientes pueden sentirse aislados y desconectados. Ya no se charla en los descansos para el café, nadie se queda para tomar una cerveza después de trabajar, ni hay cotilleos de oficina. Así que te toca a ti reservar tiempo para que el equipo conecte a nivel personal.
"Las relaciones personales son esenciales para trabajar bien en un entorno colaborativo", afirma la Dra. Barbara Edington, la directora del Centro de Excelencia en Gestión de Proyectos y profesora del Departamento de Gestión y Tecnología de la Información en St. Francis College. En Dropbox, por ejemplo, nuestros redactores tienen una "happy hour" virtual los viernes por la tarde. Charlan sobre cómo les ha ido la semana, comentan el libro que están leyendo, se toman una copa… y se relacionan más allá del trabajo.
¿Y a quién se le ocurrió esta idea? Pues a un gestor de proyectos.
Si lo que quieres es hacer partícipes a tus clientes de una forma algo más personal, puedes enviarles vídeos cortos con un resumen al inicio, actualizaciones de estado y análisis retrospectivos. ¡Y con Dropbox Capture está chupado! De esta forma, tus clientes podrán hacerse una idea de la personalidad y el estilo que tiene cada miembro del equipo.
2. Establece un proceso de toma de decisiones
Es inevitable que surjan preguntas, tanto del equipo y de los clientes, como del resto de partes involucradas. Un buen gestor de proyectos determina las normas que hay que seguir en estos casos y cuándo hay que tomar cualquier tipo de decisión en general.
Cornelius Fichtner, presentador del pódcast Project Management, recomienda tener “una estructura de gobernanza que diga: 'Estas decisiones las puede tomar el encargado de producto; estas decisiones hay que llevarlas a una junta; y estas decisiones deben trasladarse al patrocinador del proyecto'".
"Saber quién toma las decisiones hace que todos confíen los unos en los otros", añade. Utilizar un marco DACI es una buena forma de establecer quién debe tomar la decisión final y determinar hasta dónde llegan las competencias de cada uno.
Asimismo, la Dra. Edington señala que "es imprescindible que el responsable de una tarea entienda el flujo de trabajo asociado a dicha tarea. Básicamente, que cada uno esté pendiente de sus obligaciones.
3. Pon el énfasis en las conexiones individuales
Lo bueno que sea un equipo dependerá de las relaciones que tengan sus miembros. Los líderes deberían esforzarse para crear grupos unidos, en los que se potencien los puntos fuertes y se suplan los puntos débiles. Y, para conseguirlo, a veces hace falta reducir el equipo.
Según la Dra. Edington: "Los líderes de proyectos deben centrarse en garantizar la colaboración entre unos pocos trabajadores especializados en lugar de intentar meterlos a todos en un 'superequipo' con calzador". ¿Por qué? "Porque no queremos echar por tierra el talento de nadie, ni mucho menos que se pierda el sentimiento de responsabilidad", explica.
Podrías usar un diagrama de flujo para ilustrar que las habilidades individuales pueden beneficiar al proyecto en su conjunto y funcionar bien unidas a las de otro miembro. Y, para reforzar el sentimiento de responsabilidad individual, en lugar de mencionar un departamento, llama a cada persona por su nombre. No hay nada mejor que mostrar interés para ganarse a la gente.
4. Coordínate con los demás
Pensemos en los materiales de un proyecto cualquiera. Podría haber docenas de documentos, imágenes, videos o esquemas. Un gran gestor de proyectos tendrá una imagen mental del flujo de trabajo, y estará pendiente de varias cosas: de que los contratistas ya hayan firmado, de que el diseñador tenga los materiales correctos, de que el desarrollador tenga los archivos necesarios, y de que el director creativo pueda revisarlo todo en el momento adecuado. Lo ideal sería contar con un espacio como Dropbox donde puedas hacerlo todo, desde organizar materiales y transferirlos de forma segura hasta enviar contratos que necesitan firmas electrónicas.
5. Domina el arte de los horarios y elabora el cuadrante perfecto
¿Recuerdas cuando dijimos que también te dedicabas a coordinar? En la sociedad actual, debido al teletrabajo, es fundamental saber trabajar de forma coordinada, aunque no necesariamente a la vez. Los gestores de proyectos tienen que saber cuándo trabaja cada miembro del equipo, y si su horario coincide con el del compañero correcto. En general, tienen que estar al tanto de todo.
Según Fichtner, "tienes que ser experto en gestionar proyectos de forma virtual, en detectar el estado de ánimo de cada miembro a través de una pantalla y en hacerte una idea de cómo se encuentran".
Estar pendiente de los horarios evitará que una trabajadora de Boston esté esperando la respuesta de su compañero de Singapur… que lleva ya varias horas durmiendo. Pero con los productos correctos todo esto puede ser mucho más sencillo. Con Dropbox, Mary (en Boston) puede hacer una anotación en un archivo o incluir un vídeo personalizado que Brian (en Singapur) podrá ver cuando se despierte. Es un espacio en el que se agrupan todas las preguntas y respuestas, y al que puede acceder el gestor del proyecto que está en Los Ángeles para revisar el trabajo.
Pero también se puede usar la pizarra de toda la vida para comprobar con un simple vistazo quién está haciendo qué, y si ya ha terminado. Si vas a hacerlo de forma digital, utiliza varios colores para no perderte. Y, si es posible, resérvate un momento del día para que todo el mundo pueda consultar las tareas y hacer preguntas.
6. Pide comentarios y opiniones
A fin de cuentas, un gestor de proyectos (que hace a la vez de líder emocional, consejero, amigo, profesor y coordinador) debe tenerlo todo controlado. La clave del éxito está en confiar en su equipo, su tecnología y sus herramientas.
Por contra, para que el equipo sea bueno, el gestor también debe serlo. Eso implica recibir comentarios del equipo e intentar mejorar día tras día.
"Habla con los miembros de tu equipo de forma individual, nunca en grupo", aconseja la Dra. Edington. "Pregúntales uno por uno: '¿Qué tal lo estoy haciendo? ¿Cómo puedo facilitarte el trabajo?'".
"Charlar de forma individual en lugar de en grupo hará que la gente se sienta cómoda siendo sincera cuando te den su opinión", dice la Dra. Edington. En general, crear un espacio seguro en el que los trabajadores puedan decir lo que piensan podría mejorar la forma de trabajar.
7. Aprende de los líderes (de los buenos y de los malos)
¿Quién es tu referente? Observa a los líderes y a los equipos que funcionan bien y, sobre todo, a aquellos que funcional mal. No tienen por qué ser gestores de proyectos; ni siquiera tienen que trabajar en el mismo sector. Pueden ser personas que se dediquen al deporte, a la gestión de empresas, a la docencia, a la ingeniería o a la moda.
"Obsérvalos, estúdialos, analízalos", aconseja la Dra. Edington. "¿Qué han hecho bien? ¿Qué podrían haber hecho mejor?". Fíjate en cómo trabajan, y luego podrás decidir qué comportamientos imitar para hacer que tu equipo sea más creativo y propenso a tomar la iniciativa.
Si desarrollan mejores hábitos y los ponen en práctica, y si utilizan herramientas de Dropbox, los gestores de proyectos dejarán de sobrevivir y empezarán a vivir. Unos procesos más simples y unos flujos de trabajo más eficientes no tienen por qué ser un sueño inalcanzable; y la gestión de proyectos no tiene por qué ser una tarea tediosa. Puede ser incluso agradable.
