Reduce las reuniones innecesarias

Priorizar lo virtual | Kit para ser eficaces

Las reuniones innecesarias son uno de los mayores enemigos de la eficacia en el trabajo. De hecho, un estudio ha concluido que el 50 % de las reuniones son innecesarias, mientras que otro calcula que las reuniones hacen perder a los que contratan unos 37 000 millones de dólares al año. Este tipo de encuentros tienden a proliferar en el trabajo a distancia. Pero con este taller aprenderás a diferenciar qué reuniones son importantes y cuáles se pueden organizar de forma asíncrona.

40 MIN. | EJERCICIO PERSONAL

Paso 1: Audita tus reuniones

Anota las reuniones a las que asistes cada semana, ya sean individuales, rápidas o de equipo. ¿Qué observas?

Paso 2: Aprende a identificar cuándo hay que reunirse y cuándo no

Las reuniones eficaces suelen tratar sobre las 3 D: decisiones importantes, debates y discusiones. Todo lo demás se puede gestionar de forma asíncrona. Echa un vistazo a nuestros básicos sobre reuniones . ¿Te ha sorprendido o confundido algo de lo que has leído?
Básicos sobre reuniones

Paso 3: Califica tus reuniones

Una vez que sepas distinguir los temas o motivos por los que merece la pena reunirse, podrás identificar que reuniones te dan mejor resultado. Rellena la hoja de puntuación de reuniones. Cuando hayas terminado, reflexiona: ¿Cómo te va con las 3 D? ¿Detectas algún patrón o tema que se repita?
Hoja de puntuación de reuniones

¿Cómo tienes organizadas las reuniones?

¿Dominas las 3 D o necesitas hacer revisión y limpieza de las mismas? Rellena la hoja de puntuación para averiguarlo.

Paso 4: Haz limpieza de reuniones

Usa la hoja de puntuación de reuniones para "hacer limpieza" de cualquier reunión que no siga el concepto de las 3 D.Si deshacerte de una o gestionarla de forma asíncrona supone algún riesgo o desventaja, piensa en cómo gestionarla. Por ejemplo, ¿podrías pedir a otra persona que fuera a la reunión y te pasara las notas después? ¿Sería posible acordar el envío de actualizaciones de estado por chat a la misma hora cada semana? Haz que este proceso forme parte de los objetivos compartidos de tu equipo para que todos estén en sintonía. Cuando hayas terminado, elimina las reuniones que no necesites (y asegúrate de avisar a tus compañeros).
Limpieza de reuniones

Es hora de hacer limpieza

Utiliza esta hoja de trabajo para decidir de qué reuniones deshacerte. ¿No sabes qué aplicaciones utilizar para las actualizaciones asíncronas? Echa un vistazo a nuestra hoja de referencia sobre herramientas de colaboración.

Hoja de trabajo de limpieza de reuniones

Paso 5: Haz una revisión

En uno o dos meses, plantéate: ¿cómo está funcionando mi nuevo horario? Mientras tanto, si sigues recibiendo invitaciones a reuniones innecesarias, puedes rechazarlas respetuosamente de las siguientes maneras:

    ¡Gracias por contar conmigo! Estoy tratando de ser más disciplinado con mi horario. ¿Podríamos ponernos en contacto primero por correo electrónico?

    Será un placer date mi opinión. Antes de programar una reunión, ¿te parece bien que lo revise en un documento?

    Como este tema no es un debate, una decisión ni una discusión, ¿podríamos intentar resolverlo de forma asíncrona?

    Tantas reuniones de Zoom empiezan a pasar factura. ¿Qué tal si charlamos por teléfono?

Más recursos

3 acciones fáciles

Desarrolla el hábito

  • Mañana: comparte tu próxima actualización de estado en un chat
  • La siguiente semana: crea un documento para tus reuniones individuales y actualízalo a lo largo de la semana para ahorrar tiempo en la reunión
  • Trimestral: programa una reunión de "limpieza" con tu equipo