우리가 알고 있는 일의 성격은 매일 같이 변화합니다. 직장인들이 전면적인 원격 근무에서 하이브리드 근무로 바뀐 새로운 현실을 헤쳐 나가고 있는 오늘날, 팀 리더와 프로젝트 관리자는 이러한 전환 과정을 감독하는 동시에 여기에 적응해 나가야 하죠. 팀 리더가 프로젝트를 일정에 맞게 진행하고 끊임없이 변하는 팀의 요구 사항에 귀를 기울인다면 팀원들의 변화하는 니즈를 충족하고 이들의 삶을 개선할 수 있습니다. 불필요한 회의를 줄이는 것 같은 방법을 통해서 말이죠.
하지만 이러한 노력이 말처럼 쉽진 않습니다. 87%의 비즈니스 리더가 협업 개선이 조직의 성공에 매우 중요하다고 생각한다고 해도 말이죠. 그렇다면 과연 지금 같은 상황에서 어떻게 협업을 개선할 수 있을까요?
회사에서 리더, 혁신가로 거듭나는 새로운 방법이 있습니다. (물론 재택근무 환경에서도 실행 가능한 방법이죠.) 아래에서 그 4가지 방법을 살펴보세요.
1. 회의 시간 최소화
Zoom이 업무의 중심이 된 오늘날, 직원들은 잦은 회의에 부담을 느낄 때가 많습니다. "시간이 되는지 일정을 확인해보죠." "30분만 Zoom으로 회의 좀 합시다." 한 연구 결과에 따르면 전체 회의의 50%는 불필요한 것이라고 합니다. 진정한 변화를 원하는 팀 리더와 프로젝트 관리자라면 팀원들과 언제 회의를 하고, 누가 회의에 진짜로 필요한지를 상의해야 하며, 효율적인 업무를 위한 가이드라인을 수립해야 합니다. (이 1페이지짜리 회의의 기본 문서에서 실용적인 팁을 다양하게 살펴볼 수 있습니다!) 그러면 팀원들이 나중에 정말 고마워할 겁니다.
2. 비동기식 소통
팀원들이 다양한 시간대에 흩어져 있고 서로 업무 시간이 다를 때는 대면 회의보다 비동기식 소통이 더 중요합니다. Dropbox Capture 같은 개인화된 도구를 사용하면 팀원들이 GIF, 동영상, 스크린샷 등 프로젝트와 관련된 모든 자료를 간편하게 공유할 수 있고, 관계자들은 각자가 편한 시간에 작업을 검토할 수 있죠. (더 이상 팀 전체를 Zoom에 초대해 1시간 넘게 프레젠테이션을 설명하느라 시간을 허비하지 마세요.)
3. DEI에 관한 공감대 형성
DEI(다양성, 형평성, 포용성) 관행을 변화시켜 사회 정의 이니셔티브를 가속화하려면 경영진 수준에서 공감대가 형성되어야 합니다. 하지만 실질적인 변화를 만드는 것은 평직원들입니다. 이들이 경영진이 문제를 인식하고 이를 바로잡을 수 있도록 설득하고 유도할 때 변화가 일어날 수 있죠.
프로젝트 관리자와 팀 리더는 이러한 변화를 촉진할 수 있는 중요한 자리에 있습니다. 팀원들은 자신이 직면한 문제를 솔직하게 털어놓으면 프로젝트 관리자와 팀 리더가 팀원들의 고충을 파악하고 조직에서 어떤 부분이 제대로 작동하지 않는지를 찾아낼 것이라는 믿음을 갖고 있습니다. 리더가 태스크포스를 조직하고 프로젝트 관리 우수 사례에 따라 팀을 운영한다면 집중력을 유지하며 회사 전반에 실질적인 변화를 가져올 수 있습니다.
좋은 프로젝트 관리자라면 본인이 일상적으로 하는 일만 충실히 해도 진정한 변화를 촉진할 수 있습니다. 팀원들이 자유롭게 의견을 낼 수 있는 환경을 조성하고, 팀원들의 의견에 귀를 기울이고, 이들의 의견을 상부에 전달하는 것이 바로 그것이죠.
4. 템플릿으로 시간 절약
문서와 계약서 작성에 관한 우수 사례를 정리해 놓으면 효율성이 높아지고 실수는 줄어듭니다. 그리고 일상적으로 문서 작업을 하는 프로젝트 관리자와 팀 리더보다 이 프로세스를 더 잘 이끌 사람은 없죠. 사용법이 쉽고 수정이 간편한 Dropbox Sign 템플릿을 활용하는 것도 좋은 옵션입니다. 템플릿을 사용해 계약서를 작성하고 서명을 받는 표준 프로세스를 만들어보세요. 스마트한 업무에는 표준화가 빠질 수 없습니다. (Dropbox의 온라인 중심 툴킷을 살펴보세요!)
일상적으로 비즈니스의 현실을 마주하는 사람은 경영진이 아니라 프로젝트 관리자와 팀 리더입니다. 현재와 미래에 팀이 원하는 것과 팀에 필요한 것을 파악할 수 있는 자리에 있기 때문에 함께 일하는 동료들에게 큰 도움을 줄 수 있죠. 변화를 이끄는 리더가 되기에 결코 이른 때란 없습니다.
