Cómo firmar archivos y solicitar firmas en línea

Ya no es necesario firmar en papel para que una firma sea legalmente vinculante. HelloSign agiliza este proceso para ti y tus clientes gracias a las firmas electrónicas.

Una persona firmando un documento en una tablet

Cómo firmar documentación en línea

Una firma electrónica es básicamente lo que parece: una versión digital de la firma que harías a mano. Si hay que firmar un documento electrónico, verás que incluye un campo destacado que puedes editar para añadir un texto y tu firma. Por otro lado, muchas veces vemos que se utilizan los términos firma digital y firma electrónica como si fueran lo mismo, pero no lo son. Para firmar un PDF digitalmente, hay dos opciones:

Firmas electrónicas

Una firma electrónica, de acuerdo con la Ley de Firmas Electrónicas de EE. UU (la E-Sign Act), es un equivalente vinculante de tu firma manuscrita que, a la vez, constituye tu consentimiento a las condiciones estipuladas en el documento que firmas. Es básicamente el hecho de colocar una imagen de tu firma en un documento digital y no puede ser declarada inválida por el mero hecho de no ser una firma física.   

Firmas digitales

Una firma digital está cifrada y diseñada para contrarrestar cualquier probabilidad de alteración. Cuando se firma un documento con una firma digital, se pone en marcha un algoritmo cuya función es generar un "hash". Si el documento se altera o modifica después de firmarlo, tu programa te lo indicará. Y, de ser así, puede que sea necesario cuestionarse la integridad de todo el documento.

¿Las firmas electrónicas y las firmas digitales son válidas?

Sí, las firmas electrónicas y las firmas digitales son válidas, aunque esto varía de un país a otro. Ambos tipos de firma tienen carácter vinculante en cualquier documento que se firme.

¿Necesito una firma electrónica o una firma digital?

Esto dependerá del documento que tengas que firmar.Las firmas digitales tienen más peso en lo que respecta a la seguridad porque no se puede presenciar el momento en el que el firmante firma el documento. Dicho esto, es probable que la mayoría de las circunstancias a las que tanto tú como tu equipo os enfrentéis no requieran un notario, por lo que una firma electrónica es más que suficiente.

¿En que casos se necesita una firma electrónica?

Las firmas electrónicas se pueden usar para firmar documentos como contratos, acuerdos o facturas. Un beneficio adicional es que permiten recopilar tus documentos para que el proceso sea más ágil que nunca. Ya no tendrás que firmar a mano factura tras factura ni preocuparte por dónde almacenarla.

Cómo firmar electrónicamente un PDF en línea sin la imagen de tu firma

No te preocupes si no tienes un archivo de imagen digital de tu firma, no te hace falta. Con la firma electrónica puedes añadir texto como medio de firma o generar una firma "manuscrita" con tu nombre. Otra opción es utilizar las herramientas de lápiz digital para iPad o los trackpads para PC que te permiten añadir tu propia firma manuscrita. Pero estas herramientas no son estrictamente necesarias para crear una firma.

¿Con qué programas puedo firmar un PDF?

Varias integraciones de aplicaciones de Dropbox permiten la firma electrónica, como Microsoft Word, Adobe Acrobat y el mejor software de firma electrónica del sector, HelloSign. Siempre que tu dispositivo sea compatible con cualquiera de estas herramientas, podrás firmar documentos. Esto significa que, tanto si estás utilizando un PC como un móvil Android o un iPhone, nada te impide firmar y finalizar contratos.

Cómo firmar un documento PDF con Dropbox

Con HelloSign, es fácil dirigir los archivos hacia su firma electrónica dentro de tu cuenta de Dropbox. Puedes preparar un contrato de principio a fin y enviarlo directamente para que se firme, sin salir de nuestra plataforma. Esto quiere decir que no es necesario que descargues en tu ordenador documentos con información confidencial que puedas acabar eliminando por error o guardando en alguna carpeta sin las garantías de seguridad necesarias. Si eres el único firmante, también puedes agregar tu firma desde Dropbox: selecciona un PDF o un documento de Word que quieras firmar y elige HelloSign.

Los archivos se almacenan en línea de forma segura, se puede acceder a ellos en remoto y utilizan nuestra protección de varias capas y nuestro cifrado estricto. Dropbox te ofrece todo lo que necesitas para firmar documentación, desde la creación en equipo de la versión inicial del contrato, la elaboración de la versión final y el almacenamiento de la versión PDF ya firmada.

Utiliza firmas electrónicas en Dropbox para agilizar tu trabajo

Cuando se trata de esperar a que se apruebe una factura o completar todos los pasos necesarios para incorporar un empleado nuevo, el proceso de impresión, firma, confirmación, cumplimentación, etc. puede llevar mucho tiempo. Pero lo cierto es que no tiene por qué ser así. Con Dropbox y HelloSign como solución de firma electrónica, tu flujo de trabajo mejorará en muchos aspectos:

  • Tiempo de respuesta un 80 % más rápido
  • Almacenamiento seguro
  • Documentación respetuosa con el medio ambiente
  • Ahorra tiempo de administración
  • Reducción de los gastos de fax y correo postal (especialmente para los autónomos)
  • Todo está en tu espacio de trabajo de Dropbox

Si bien es cierto que puede que el mundo todavía se esté adaptando a las firmas electrónicas, los días en los que todo se hacía en papel ya son cosa del pasado.