Cómo firmar archivos y solicitar firmas en línea

Ya no es necesario el papel físico para que una firma sea legalmente vinculante. Optimiza el proceso de firma de contractos tanto para tus clientes como para ti con la ayuda de las firmas electrónicas.

¿Qué es una firma electrónica?

Definir qué es una firma electrónica no tiene demasiado secreto: es a una versión digital de la firma que harías a mano. Si un archivo PDF se puede firmar electrónicamente, verás que incluye un campo destacado que puedes editar para añadir tu texto y tu firma. Muchas veces vemos que se utilizan los términos "firma digital" y "firma electrónica" como si fueran lo mismo, pero no lo son. Para firmar un PDF digitalmente, hay dos opciones:

Firmas electrónicas

Una firma electrónica, de acuerdo con la Ley de Firmas Electrónicas de EE. UU (la E-Sign Act), es un equivalente vinculante de tu firma manuscrita que, a la vez, constituye tu consentimiento a las condiciones estipuladas en el documento que firmas. Es básicamente el hecho de colocar una imagen de tu firma en un documento digital y no puede ser declarada inválida por el mero hecho de no ser una firma física.

Firmas digitales

Una firma digital está cifrada y diseñada para contrarrestar cualquier probabilidad de alteración. Cuando se firma un documento con una firma digital, se pone en marcha un algoritmo cuya función es generar un "hash". Este hash es completamente exclusivo del documento que estás firmando en el momento en el que lo firmas. Si el documento se modifica o se altera de alguna manera, el hash cambia. Si abres un documento que se ha firmado con un hash, tu programa te indicará si el contenido se ha modificado desde que se aplicó una firma. Y, de ser así, puede que sea necesario cuestionarse la integridad de todo el documento.

¿Las firmas electrónicas y las firmas digitales son válidas?

Sí, las firmas electrónicas y las firmas digitales son válidas, aunque esto varía de un país a otro. Ambos tipos de firma tienen carácter vinculante en cualquier documento que se firme.

¿Necesito una firma electrónica o una firma digital?

Esto dependerá del documento que necesites firmar. Las firmas digitales tienen más peso en lo que respecta a la seguridad porque no se puede presenciar el momento en el que el firmante firma el documento y están pensadas para entregarse con un nivel de seguridad notarial. Dicho esto, es probable que la mayoría de las circunstancias a las que tanto tú como tu equipo os enfrontéis no requieran un notario, por lo que una firma electrónica es más que suficiente.

¿En que casos se necesita una firma electrónica?

Las firmas electrónicas se pueden usar para firmar documentos como contratos, acuerdos o facturas. Un beneficio adicional es que te permite recopilar tus documentos para que el proceso sea más ágil que nunca: ya no tendrás que firmar a mano factura tras factura ni preocuparte por dónde almacenarla. Es posible que también te resulte familiar la herramienta de firma a través de pantalla o panel táctil que se utiliza a menudo como protocolo en determinados negocios: estas también cuentan como firmas electrónicas.

¿Con qué programas puedo firmar un PDF?

Una gran cantidad de integraciones de aplicaciones de Dropbox permiten el inicio de sesión electrónico en programas como Microsoft Word y Adobe Acrobat. Las integraciones de Dropbox incluyen las mejores herramientas de firma electrónica, como HelloSign, una empresa de Dropbox, DocuSign y Adobe Sign. ¿Qué es lo mejor de todo esto? Que siempre que tu dispositivo sea compatible con algunas de estas herramientas, podrás firmar. Esto significa que, tanto si estás utilizando un PC como un móvil Android o iOS, nada te impide firmar y finalizar contratos.

Cómo firmar electrónicamente un PDF sin una imagen de la firma

No te preocupes si no tienes un archivo de imagen digital de tu firma, no te hace falta. Una firma electrónica te permite añadir texto como medio de firma o generar una firma "manuscrita" con tu nombre. Otra opción es utilizar las herramientas de lápiz digital para iPad o los trackpads para PC que te permiten añadir tu propia firma manuscrita. Pero estas herramientas no son estrictamente necesarias.

Cómo firmar un documento PDF con Dropbox

Las integraciones de Dropbox como HelloSign hacen que puedas trabajar con firmas electrónicas desde tu cuenta de Dropbox. Puedes preparar un contrato de principio a fin y enviarlo directamente para que lo firmen, todo desde Dropbox. Esto quiere decir que no es necesario que descargues documentos con información confidencial en tu ordenador que puedas acabar eliminando por error o guardando en alguna carpeta sin las garantías de seguridad necesarias. Si eres tú la persona que tiene que firmar el documento en cuestión, también puedes añadir tu firma directamente desde Dropbox: solo hace falta que selecciones el documento PDF o Word que quieras firmar y selecciones HelloSign o la herramienta de firma electrónica que prefieras.

Los archivos se almacenan en línea de forma segura, se puede acceder a ellos en remoto y utilizan nuestra protección de varias capas y nuestro cifrado estricto. Dropbox te ofrece todo lo que necesitas para firmar documentación, desde la creación en equipo de la versión inicial del contrato, la elaboración de la versión final y el almacenamiento de la versión PDF ya firmada.

Utiliza firmas electrónicas en Dropbox para optimizar tu trabajo

Cuando se trata de esperar a que se apruebe una factura o completar todos los pasos necesarios para incorporar un empleado nuevo, nos hemos llegado a acostumbrar a un proceso que puede demorarse días o incluso semanas entre impresión, firma, confirmación, cumplimentación, etc. Pero lo cierto es que no tiene por qué ser así. Al firmar documentos con HelloSign y Dropbox, todo este proceso se vuelve mucho más sencillo:

  • Los documentos se completan hasta un 80 % más rápido

  • Almacenamiento seguro

  • Solución respetuosa con el medio ambiente

  • Disminución del tiempo dedicado a actividades administrativas
  • Reducción de los gastos de fax y correo postal (especialmente para los autónomos)

  • Posibilidad de hacerlo todo desde tu espacio de trabajo de Dropbox

Si bien es cierto que puede que el mundo todavía se esté adaptando a las firmas electrónicas, los días en los que todo se hacía en papel ya son cosa del pasado.