Come firmare un documento online
Come si evince dal nome, una firma elettronica non è altro che una versione digitale della firma olografa. Quando un documento elettronico richiede una firma, il campo della firma sarà contrassegnato come area modificabile in cui aggiungere del testo e firmare. Spesso i termini "firma digitale" e "firma "elettronica" vengono usati in modo intercambiabile, ma non sono esattamente la stessa cosa. Le modalità per firmare digitalmente un PDF sono due:
Firme digitali
Secondo l'E-Sign Act statunitense, una firma elettronica equivale alla firma olografa, che a sua volta rappresenta l'accettazione dei termini definiti nel documento che si sta firmando. Fondamentalmente è costituita da un'immagine della firma che viene posizionata su un documento digitale e non può essere dichiarata nulla solo perché non si tratta di una firma fisica.
Firme digitali
Una firma digitale è crittografata e progettata per contrastare qualsiasi tentativo di manomissione. Quando un documento viene firmato tramite firma digitale, un algoritmo genera un "hash". Qualora il documento firmato venisse alterato o manomesso dopo l'apposizione della firma, il programma avviserebbe l'utente e, in tal caso, l'integrità del documento potrebbe essere messa in dubbio.
Le firme elettroniche e digitali sono vincolanti?
Sì, le firme elettroniche e digitali sono vincolanti, sebbene questo possa variare a seconda dello Stato e del Paese. Entrambe le tipologie di firma sono elementi legalmente vincolanti per qualsiasi documento venga firmato.
Mi serve una firma elettronica o digitale?
Dipende dal documento. Le firme digitali forniscono un livello di sicurezza avanzato perché, non essendo possibile assistere di persona alla firma da parte del firmatario, sono progettate per fornire una sicurezza di livello notarile. Detto questo, la maggior parte delle circostanze in cui ci si può imbattere a livello di team non richiederà un notaio, pertanto una firma elettronica sarà più che sufficiente.
Quando è necessaria una firma elettronica?
In molti Paesi a livello globale, le firme elettroniche possono essere usate per firmare PDF e altri documenti elettronici, quali contratti, accordi e fatture, ma ci sono alcune eccezioni. È necessario verificare le normative vigenti in merito ai casi d'uso specifici delle firme elettroniche. Come vantaggio aggiuntivo, verrà ottimizzata anche la raccolta dei documenti, poiché non sarà più necessario firmare ogni singola fattura manualmente o preoccuparsi di dove archiviarla.
Come firmare elettronicamente un PDF online senza un'immagine della firma
Non è necessario disporre di un'immagine digitale della firma poiché ogni strumento di firma elettronica consente di aggiungere del testo come mezzo di firma o di generare una firma "olografa" del nome dell'utente. In alternativa, gli strumenti come la penna per iPad o il trackpad del PC consentono di inserire una firma scritta a mano, ma non sono strettamente necessari per la creazione di una firma online.
DICHIARAZIONE DI NON RESPONSABILITÀ: le informazioni presenti su questo sito vengono fornite esclusivamente a scopo informativo e non sono da intendersi come una consulenza legale. Per qualsiasi domanda di natura legale, consulta il tuo avvocato.
Quali programmi consentono di firmare un PDF?
Diverse applicazioni che si integrano con Dropbox consentono di applicare le firme elettroniche. Tra queste troviamo Microsoft Word, Adobe Acrobat e il software di firma elettronica leader di settore Dropbox Sign. Se il dispositivo supporta uno di questi strumenti, puoi firmare comodamente i documenti online. Ciò significa che sarà possibile apporre firme sui contratti e finalizzare tutti i documenti su PC e dispositivi mobili come Android e iPhone.
Come firmare un documento PDF con Dropbox
Dropbox Sign consente di inviare i file per la firma elettronica direttamente dall'account Dropbox. È possibile creare un contratto dalla bozza iniziale alla fase finale e inviarlo per la firma. Ciò significa che non sarà necessario scaricare eventuali documenti sensibili sul PC, con il rischio di eliminarli per errore o di lasciarli in una cartella poco sicura. Il firmatario può inoltre applicare la firma direttamente in Dropbox: basterà selezionare il documento PDF o Word che desideri firmare e selezionare Dropbox Sign.
I file vengono archiviati in modo sicuro, sono accessibili da remoto e usano una protezione a più livelli e una rigida crittografia. Dalla collaborazione sulle proposte iniziali all'invio delle bozze del contratto, fino all'archiviazione del documento PDF firmato, Dropbox costituisce una posizione centralizzata per qualsiasi esigenza di firma elettronica.
Usare le firme elettroniche in Dropbox per semplificare il lavoro
L'approvazione di una fattura, l'onboarding di un nuovo dipendente, la stampa, la firma, la conferma e l'archiviazione dei documenti possono richiedere molto tempo prezioso. Ma non deve per forza essere così. Con Dropbox Sign come soluzione di firma elettronica, il tuo flusso di lavoro migliorerà in molti modi:
- Tempi di completamento fino all'80% più rapidi
- Archiviazione cloud sicura
- Documenti ecosostenibili
- Risparmio di tempo per l'amministrazione
- Risparmio economico su fax e spese postali (soprattutto per i lavoratori freelance)
- Ogni cosa viene archiviata nell'area di lavoro Dropbox
Il mondo si sta adattando a poco a poco alla firma elettronica e tra non molto i tempi delle firme apposte con un'elegante stilografica in calce ai documenti saranno un lontano ricordo.
