Come firmare un PDF e ottenere firme elettroniche online

Le firme legalmente vincolanti non sono più legate necessariamente alla documentazione cartacea. Ottimizza il processo di firma dei contratti per te e i tuoi clienti grazie alle firme elettroniche.

Cos'è una firma elettronica?

Una forma elettronica, come si evince dal nome, non è altro che una versione digitale della firma olografa. Quando un modulo PDF richiede una firma, il campo della firma sarà contrassegnato come un'area modificabile per poter aggiungere del testo e firmare il documento. Spesso i termini "firma digitale" e firma "elettronica" vengono usati in modo intercambiabile, ma non sono esattamente la stessa cosa. Le modalità di firma digitale di un documento PDF sono essenzialmente due:

Firme digitali

Una firma elettronica, in conformità all'E-Sign Act, equivale alla firma olografa che, a sua volta, rappresenta l'accettazione dei termini definiti nel documento che si sta firmando. Fondamentalmente è costituita da un'immagine della firma, che viene posizionata su un documento digitale e non può essere dichiarata nulla solo perché non si tratta di una firma fisica.

Firme digitali

Una firma digitale è crittografata e progettata per contrastare qualsiasi tentativo di manomissione. Quando un documento viene firmato tramite firma digitale, un algoritmo genera un "hash". Questo hash è univoco per il documento che si sta firmando nel momento in cui lo si sta firmando. Qualora il documento venisse in qualsiasi modo alterato o manomesso, l'hash cambierebbe. Qualora si aprisse un documento già firmato con un hash, il programma direbbe se il contenuto è stato alterato dall'applicazione della firma. E, in tal caso, l'integrità del documento potrebbe essere messa in dubbio.

Le firme elettroniche e digitali sono vincolanti?

Sì, le firme elettroniche e digitali sono vincolanti, sebbene questo possa variare a seconda dello Stato e del Paese. Entrambe le tipologie di firma sono funzionalità legalmente vincolanti per qualsiasi documento venga firmato.

Mi serve una firma elettronica o digitale?

Dipende dal documento. Le firme digitali forniscono un livello di sicurezza avanzato perché, non essendo possibile assistere di persona alla firma del firmatario, sono tenute a erogare una sicurezza di livello notarile. Detto questo, la maggior parte delle circostanze in cui ci si può imbattere, anche a livello di team, non richiederà un notaio, quindi una firma elettronica sarà più che sufficiente.

Quando è necessaria una firma elettronica?

Le firme elettroniche possono essere usate per firmare documenti quali contratti, accordi e fatture. Come vantaggio aggiuntivo, verrà ottimizzata anche la raccolta dei documenti, perché non sarà più necessario firmare ogni singola fattura manualmente o preoccuparsi di dove archiviarla. Ormai sono molto usati anche gli strumenti per la firma touchscreen o touchpad presso le reception degli uffici: anche queste sono modalità di firma elettronica.

Quali programmi consentono di firmare un PDF?

Una serie di integrazioni all'app Dropbox consente la firma elettronica in programmi quali Microsoft Word e Adobe Acrobat. Le integrazioni Dropbox includono i migliori strumenti per la firma elettronica, tra cui HelloSign, una società Dropbox, DocuSign e  Adobe Sign. Il lato positivo? Se il dispositivo può supportare uno di questi strumenti, il gioco è fatto! Questo significa che sarà possibile apporre firme sui contratti e finalizzare tutti i documenti necessari su PC, dispositivi Android o iOS.

Come firmare un PDF senza un'immagine della firma

Non è necessario disporre di un'immagine della firma perché ogni strumento per la firma elettronica consente di aggiungere del testo come mezzo di firma o genera una firma olografa del nome dell'utente. In alternativa, gli strumenti penna per iPad e i trackpad del PC consentono di inserire la firma scritta a mano, ma non sono comunque necessari per la creazione di una firma online.

Come firmare un documento PDF con Dropbox

Le integrazioni Dropbox come HelloSign consentono di sfruttare al meglio le firme elettroniche nell'account Dropbox. È possibile creare un contratto dalla bozza iniziale alla fase finale e inviarlo per la firma. Questo significa che non sarà necessario scaricare eventuali documenti riservati in locale sul PC, con il rischio di cancellarli inavvertitamente o lasciarli inutilizzati in una cartella poco sicura. Il firmatario potrebbe inoltre aggiungere la firma direttamente da Dropbox: basterà selezionare il documento PDF o Word che si desidera firmare e scegliere HelloSign o qualsiasi strumento per la firma si preferisca usare.

I file vengono archiviati in modo sicuro, accessibile da remoto, usano una protezione a più strati e una crittografia rigorosa. Dalla collaborazione sulle proposte iniziali all'invio delle bozze di contratto, fino all'archiviazione del documento PDF firmato, Dropbox costituisce una posizione centralizzata per qualsiasi esigenza di firma elettronica.

Usare le firme elettroniche in Dropbox per ottimizzare il lavoro

Ci siamo rassegnati al fatto che determinate operazioni, quali l'approvazione di una fattura, l'onboarding di un nuovo dipendente e la stampa, la firma, la conferma e l'archiviazione dei relativi documenti richiedano giorni, se non settimane. Ma non deve per forza essere così. Quando si firmano i documenti tramite HelloSign e Dropbox, il flusso di lavoro ne risente positivamente:

  • Tempi di evasione più rapidi dell'80%

  • Archiviazione cloud sicura

  • Eco-friendly

  • Risparmio di tempo sulle operazioni amministrative

  • Risparmio economico su fax e archiviazione (soprattutto per i freelance)

  • Operazioni centralizzate nell'area di lavoro di Dropbox

Il mondo si sta adattando a poco a poco alla firma elettronica e tra non molto i tempi delle firme elegantemente apposte in calce ai documenti saranno solo un lontano ricordo.