Cómo firmar un PDF y obtener firmas electrónicas en línea

Ya no necesitas papel físico para conseguir una firma legalmente vinculante. Dropbox Sign optimiza el proceso de firma de contratos para tus clientes y para ti con firmas electrónicas.

Una persona que firma un documento en una tablet

Cómo firmar algún documento en línea

Una firma electrónica es prácticamente lo que su nombre indica: una versión digital de tu firma manuscrita. Cuando un documento electrónico requiere una firma, verás un campo de firma resaltado como “llenar y firmar” que puedes editar. Es posible que veas los términos “firma digital” y firma “electrónica” utilizados indistintamente, pero en realidad no son lo mismo. Hay dos maneras de firmar digitalmente un PDF:

Firmas electrónicas

Según la  Ley de firma electrónica, una firma electrónica sirve como el equivalente vinculante de tu firma manuscrita. Esto, a su vez, es tu consentimiento a las condiciones establecidas en el documento que estás firmando. También conocida como firma electrónica, es básicamente una imagen de tu firma colocada en un documento digital. Además, no se puede declarar no válida únicamente porque no sea una firma física.   

Firmas digitales

La firma digital está cifrada y diseñada para contrarrestar cualquier posibilidad de alteración. Cuando se firma un documento con una firma digital, un algoritmo funciona para generar un “hash”. Si el documento firmado se modifica o manipula después de que se aplicó la firma, te lo informará tu programa. Y, de ser así, la integridad del documento es cuestionable.

¿Son vinculantes las firmas electrónicas y digitales?

Sí, las firmas electrónicas y digitales son vinculantes, aunque esto puede variar de un estado a otro y de un país a otro. Ambos tipos de firmas son características legalmente vinculantes de cualquier documento que firmes.

¿Necesito una firma electrónica o una firma digital?

Todo depende de tu documento. Las firmas digitales son más pesadas en cuanto a seguridad porque están diseñadas para ofrecer un nivel de seguridad similar al de un notario cuando no puedes ser testigo del firmante. Dicho esto, es probable que la mayoría de las circunstancias a las que tú y tu equipo probablemente se enfrenten no requieran notario, por lo que una firma electrónica puede ser más que suficiente.

¿Cuándo necesito una firma electrónica?

En muchos países del mundo, se puede utilizar una firma electrónica para firmar PDF y otros documentos electrónicos, como contratos, acuerdos y facturas, pero hay excepciones. Debes asegurarte de verificar las leyes de tu jurisdicción con respecto a si las firmas electrónicas son adecuadas para tu caso de uso específico. Un beneficio adicional es que puedes recopilar tus documentos para que sean más ágiles que nunca. Ya no tendrás que firmar cada factura individual a mano ni preocuparte por dónde guardarla.

Cómo firmar electrónicamente un PDF en línea sin una imagen de tu firma

No te preocupes si no tienes un archivo de imagen digital de tu firma precisa porque no es necesario. Una firma electrónica te permite agregar texto como medio de firma o genera una firma “manuscrita” de tu nombre. Aunque las herramientas de lápiz óptico para iPad y los trackpads para computadora te permiten colocar tu firma manuscrita, no son estrictamente necesarios para crear una firma en línea.

DESCARGO DE RESPONSABILIDAD: la información de este sitio tiene fines únicamente informativos generales y no pretende constituir un asesoramiento jurídico. Si tienes preguntas legales, consulta con tu abogado.

¿Qué programas me permiten firmar un PDF?

Varias integraciones de aplicaciones de Dropbox permiten la firma electrónica, incluidas Microsoft Word, Adobe Acrobat y el mejor software de firma electrónica de su clase, Dropbox Sign. Siempre que tu dispositivo admita cualquiera de estas herramientas, puedes firmar documentos. Eso significa que ya sea que estés en una PC, un dispositivo móvil, como un Android o un iPhone, nada te impide firmar y finalizar los contratos.

Cómo firmar un documento PDF con Dropbox

Dropbox Sign facilita el envío de archivos para la e-signature dentro de tu cuenta de Dropbox. Puedes crear un contrato desde el borrador hasta las etapas finales y luego enviarlo para firmarse, todo dentro de Dropbox. No será necesario descargar ningún documento confidencial en tu PC local que se pueda eliminar por accidente ni dejarse en espera en una carpeta poco segura. Si eres el único firmante, también puedes agregar tu firma desde Dropbox: selecciona un PDF o un documento de Word que quieras firmar y elige Dropbox Sign.

Firma documentos electrónicamente desde cualquier lugar con Dropbox Professional. Envía, firma y almacena documentos de firma electrónica ilimitados directamente en Dropbox.

Los archivos se almacenan de forma segura en Internet, son accesibles a la distancia y utilizan nuestra protección de varias capas y un estricto cifrado. Desde la colaboración en las propuestas iniciales, el envío de borradores de contratos y finalmente el almacenamiento de tu documento PDF firmado, Dropbox es un proveedor integral de soluciones para tus necesidades de firma electrónica.

Utiliza las firmas electrónicas en Dropbox para agilizar el trabajo

Ya sea que estés esperando la aprobación de la factura o la incorporación de un nuevo empleado, imprimir, firmar, confirmar y presentar documentos puede ocuparte tiempo valioso. Pero no tiene por qué ser así. Con Dropbox Sign como solución de firma electrónica, tu flujo de trabajo mejorará en muchos aspectos:

  • Tiempo de entrega hasta un 80 % más rápido
  • Almacenamiento seguro
  • Documentos ecológicos
  • Ahorra tiempo de administración
  • Ahorra dinero en fax y gastos de envío (especialmente para los trabajadores autónomos)
  • Todo se encuentra justo en tu espacio de trabajo de  Dropbox 

Aunque el mundo aún se está adaptando a la firma electrónica, los viejos tiempos de la tinta de John Hancock pronto serán cosa del pasado.

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