PDFs unterzeichnen und eSignatures online einholen

Endlich brauchen Sie kein Papier mehr, um rechtsverbindliche Unterschriften einzuholen. Dropbox Sign optimiert dank elektronischen Signaturen den Workflow für Vertragsunterzeichnungen für Sie und Ihre Kunden.

Eine Person, die ein Dokument auf einem Tablet unterzeichnet

Dokumente online unterzeichnen

Eine elektronische Unterschrift ist so ziemlich genau das, wonach es sich anhört: eine elektronische Version Ihrer handgeschriebenen Unterschrift. Wenn ein elektronisches Dokument eine Unterschrift erfordert, wird ein Signaturfeld angezeigt, das mit „Ausfüllen und unterschreiben“ markiert ist und das Sie bearbeiten können. Die Begriffe „digitale Unterschrift“ und „elektronische Unterschrift“ werden oft synonym verwendet, sie bedeuten jedoch nicht dasselbe. Es gibt zwei Möglichkeiten, eine PDF digital zu unterzeichnen:

Elektronische Signaturen

Eine elektronische Signatur im Sinne des US-amerikanischen Gesetzes über elektronische Signaturen (der „E-Sign Act“) dient als verbindliches Äquivalent zu Ihrer handschriftlichen Unterschrift. Mit ihr stimmen Sie den Bedingungen zu, die im unterzeichneten Dokument enthalten sind. Sie wird auch als „eSignature“ bezeichnet und ist im Wesentlichen eine Abbildung Ihrer Unterschrift auf einem digitalen Dokument. Sie kann außerdem nicht allein deshalb für ungültig erklärt werden, weil es sich nicht um eine physische Unterschrift handelt.     

Digitale Signaturen

Eine digitale Signatur ist verschlüsselt und darauf ausgelegt, jeglicher Gefahr einer Manipulation entgegenzuwirken. Wenn ein Dokument mit einer digitalen Signatur unterzeichnet wird, generiert ein Algorithmus einen „Hash“. Wenn das Dokument nach dem Unterzeichnen in irgendeiner Weise verändert oder manipuliert wird, informiert Sie Ihre Lösung darüber. Und wenn dies der Fall ist, dann ist die Integrität des Dokuments fragwürdig.

Sind digitale und elektronische Signaturen rechtsgültig?

Ja, sowohl digitale als auch elektronische Signaturen sind rechtsgültig, auch wenn dies von Land zu Land unterschiedlich sein kann. Beide Arten von Signaturen stellen rechtsverbindliche Merkmale für jedes von Ihnen unterzeichnete Dokument dar.

Brauche ich eine digitale oder eine elektronische Signatur?

Das hängt von Ihrem Dokument ab. Digitale Signaturen sind sicherer als elektronische, da sie entwickelt wurden, um in Fällen, in denen Sie beim Unterzeichnen nicht anwesend sind, Sicherheit auf notariellem Niveau zu bieten. Die meisten Geschäftsfälle, die für Sie und Ihr Team relevant sind, erfordern jedoch vermutlich keinen Notar, sodass elektronische Signaturen mehr als ausreichend sind.

In welchen Fällen benötige ich eine elektronische Signatur?

In vielen Ländern der Welt können Sie eine elektronische Signatur verwenden, um PDFs und andere elektronische Dokumente wie Verträge, Vereinbarungen und Rechnungen zu unterzeichnen, es gibt jedoch Ausnahmen. Sie sollten die Gesetze in Ihrer Gerichtsbarkeit darauf überprüfen, ob elektronische Signaturen für Ihren spezifischen Anwendungsfall geeignet sind. Ein zusätzlicher Vorteil besteht darin, dass Sie Ihre Dokumente effizienter denn je erstellen können. Sie müssen in Zukunft nie wieder jede einzelne Rechnung von Hand unterzeichnen oder sich Gedanken über den Aufbewahrungsort machen.

PDF-Dokumente online und ohne ein Foto Ihrer Unterschrift unterzeichnen

Keine Sorge, wenn Sie gerade keine digitale Bilddatei Ihrer Unterschrift zur Hand haben, denn diese wird nicht benötigt. Mit einer elektronischen Signatur können Sie Text als Unterschrift hinzufügen oder eine „handgeschriebene“ Signatur Ihres Namens erzeugen. Sie können zwar mit Stylus-Tools für iPads und Computer-Trackpads Ihre eigene handschriftliche Unterschrift einfügen, doch sie sind nicht unbedingt erforderlich, um eine Online-Signatur zu erstellen.

HAFTUNGSAUSSCHLUSS: Die Informationen auf dieser Website dienen nur allgemeinen Informationszwecken und sind nicht als juristische Beratung vorgesehen. Bei juristischen Fragen wenden Sie sich bitte an Ihren Anwalt.

Mit welchen Programmen kann ich eine PDF-Datei signieren?

Eine Vielzahl von Dropbox-App-Integrationen ermöglicht das elektronische Unterzeichnen – darunter Microsoft Word, Adobe Acrobat und die branchenführende eSignature-Software Dropbox Sign. Solange Ihr Gerät eines dieser Tools unterstützt, können Sie Dokumente signieren. Ob Sie also einen Computer oder ein Mobilgerät wie ein Android-Smartphone oder ein iPhone verwenden – es gibt nichts, was Sie davon abhält, Verträge zu unterzeichnen und abzuschließen.

PDF-Dokumente mit Dropbox unterschreiben

Mit Dropbox Sign können Sie ganz unkompliziert Dateien in Ihrem Dropbox-Konto zum Unterzeichnen senden. Sie können einen Vertrag von Anfang bis Ende in Dropbox erstellen und ihn dann anschließend zur Unterschrift versenden. Das bedeutet, dass Sie keine vertraulichen Dokumente auf Ihren lokalen Computer herunterladen müssen, die versehentlich gelöscht oder in einem unsicheren Ordner vergessen werden könnten. Wenn Sie der Unterzeichner sind, können Sie Ihre Unterschrift auch in Dropbox hinzufügen: Wählen Sie einfach ein PDF- oder Word-Dokument, das Sie unterzeichnen möchten, und anschließend Dropbox Sign aus.

Mit Dropbox Professional können Sie Dokumente von überall aus elektronisch signieren. Senden, Signieren und Speichern Sie unbegrenzt viele eSignature-Dokumente direkt in Dropbox.

Die Dateien werden sicher online gespeichert, sind ortsunabhängig zugänglich und unterliegen unserem mehrschichtigen Schutz und unserer strengen Verschlüsselung. Von der Zusammenarbeit an ersten Vorschlägen über den Versand von Vertragsentwürfen bis hin zur Speicherung Ihres signierten PDF-Dokuments ist Dropbox der zentrale Anlaufpunkt für Ihren Bedarf an elektronischen Signaturen.

Mit eSignatures in Dropbox die Arbeit optimieren

Ganz gleich, ob Sie auf die Freigabe einer Rechnung warten oder einen neuen Mitarbeiter einstellen – das Ausdrucken, Unterzeichnen, Bestätigen und Ablegen von Dokumenten kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Aber das muss nicht so sein. Mit Dropbox Sign als eSignature-Lösung wird Ihr Workflow in vielerlei Hinsicht verbessert:

  • Verkürzte Bearbeitungszeiten um bis zu 80 %
  • Sichere Speicherung
  • Umweltfreundlich durch eingespartes Papier
  • Weniger Verwaltungsaufwand
  • Einsparung von Fax- und Portokosten (besonders für Freiberufler interessant)
  • Alles direkt in Ihrem Dropbox-Arbeitsbereich verfügbar

Die Welt muss sich vielleicht erst noch an elektronische Signaturen gewöhnen, aber die Zeiten der eigenhändigen Unterschrift in Tinte werden bald der Vergangenheit angehören.