Jak podpisać dokument PDF i uzyskać podpisy elektroniczne online

Nie potrzebujesz już papieru, by uzyskać prawnie wiążący podpis. Dropbox Sign zapewnia Tobie i Twoim klientom sprawniejszy proces podpisywania umów dzięki podpisom elektronicznym.

Osoba podpisująca dokument na tablecie

Jak podpisać dokument online

Podpis elektroniczny jest, jak sama nazwa wskazuje, cyfrową wersją odręcznego podpisu. Gdy dokument elektroniczny wymaga podpisu, zobaczysz pole podpisu oznaczone komunikatem „wypełnij i podpisz”, które możesz edytować. Czasami terminy „podpis cyfrowy” i „podpis elektroniczny” są używane zamiennie, ale w rzeczywistości znaczą coś innego. Można cyfrowo podpisać dokument PDF na dwa sposoby:

Podpisy elektroniczne

Zgodnie z ustawą E-Sign Act podpis elektroniczny jest wiążącym odpowiednikiem podpisu odręcznego. Złożenie go jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na warunki określone w podpisywanym dokumencie. Podpis elektroniczny, który jest nazywany również e-podpisem, to obraz przedstawiający Twój podpis umieszczony na cyfrowym dokumencie. Ponadto nie można uznać go za nieważny wyłącznie na podstawie tego, że nie jest to podpis fizyczny.   

Podpisy cyfrowe

Podpis cyfrowy jest zaszyfrowany i zaprojektowany tak, by zapobiegać wszelkim próbom fałszerstwa. W podpisanych cyfrowo dokumentach algorytm generuje specjalny „skrót”. Jeśli podpisany dokument zostanie zmodyfikowany po złożeniu podpisu, program poinformuje Cię o tym. Oznacza to, że integralność dokumentu jest wątpliwa.

Czy podpisy elektroniczne i cyfrowe są wiążące?

Tak, podpisy elektroniczne i cyfrowe są wiążące, jednak może się to różnić w zależności od stanu lub kraju. Oba typy podpisów są prawnie wiążącymi elementami każdego podpisywanego dokumentu.

Którego typu podpisu potrzebuję: elektronicznego czy cyfrowego?

To zależy od dokumentu. Podpisy cyfrowe zapewniają wyższy poziom bezpieczeństwa, ponieważ gdy nie można ich samodzielnie poświadczyć, wykorzystywane są procedury notarialne. Jednak w większości przypadków ani Ty, ani Twój zespół prawdopodobnie nie będziecie potrzebowali notariusza, więc podpis elektroniczny w zupełności wystarczy.

Kiedy potrzebny jest podpis elektroniczny?

W wielu krajach na świecie można używać podpisu elektronicznego do podpisywania plików PDF i innych dokumentów elektronicznych, takich jak np. kontrakty, umowy czy faktury, jednak istnieją pewne wyjątki. Należy sprawdzić obowiązujące w danej jurysdykcji przepisy pod kątem tego, czy podpisy elektroniczne są odpowiednie w konkretnej sytuacji. Dodatkową korzyścią jest to, że możesz organizować swoje dokumenty w najbardziej wygodny dla siebie sposób. Nie musisz już ręcznie podpisywać każdej faktury i zastanawiać się, gdzie je wszystkie przechować.

Jak dodać podpis elektroniczny do dokumentu PDF online bez obrazu podpisu

Jeśli nie masz cyfrowego pliku obrazu dokładnie przedstawiającego Twój podpis, nie martw się – nie jest on potrzebny. W ramach podpisu elektronicznego można dodać tekst lub stworzyć „odręczny” podpis. Narzędzia do rysowania na iPadzie i komputerowe panele dotykowe umożliwiają złożenie odręcznego podpisu, ale nie są one wymagane do utworzenia podpisu online.

ZASTRZEŻENIE: Informacje zawarte na tej stronie służą wyłącznie ogólnym celom informacyjnym i nie mają charakteru porady prawnej. W przypadku pytań natury prawnej należy zasięgnąć porady prawnika.

Które programy umożliwiają podpisywanie plików PDF?

Aplikację Dropbox można w celu podpisywania elektronicznego zintegrować z kilkoma programami, np. z Microsoft Word, Adobe Acrobat czy Dropbox Sign – najlepszym w swojej klasie oprogramowaniem do składania podpisów elektronicznych. Jeśli Twoje urządzenie obsługuje któreś z tych narzędzi, możesz na nim podpisywać dokumenty. Oznacza to, że niezależnie od tego, czy korzystasz z komputera, urządzenia mobilnego z systemem Android, czy też z telefonu iPhone, możesz swobodnie podpisywać i zawierać umowy.

Jak podpisać dokument PDF z poziomu Dropbox

Dropbox Sign ułatwia przesyłanie plików do podpisu elektronicznego za pośrednictwem konta Dropbox. W Dropbox możesz tworzyć umowy – od wstępnych szkiców po wersje ostateczne – i przesyłać je do podpisu. Nie musisz pobierać poufnych dokumentów na lokalny komputer, gdzie mogą one zostać przypadkowo usunięte lub zapisane w niezabezpieczonym folderze. Jeśli to Ty składasz podpis, również możesz dodać go z poziomu Dropbox: wybierz dokument PDF lub Word, który chcesz podpisać, a następnie wybierz opcję Dropbox Sign.

Podpisuj dokumenty elektronicznie, gdziekolwiek jesteś, dzięki Dropbox Professional. Wysyłaj, podpisuj i przechowuj nieograniczoną liczbę dokumentów opatrzonych e-podpisem bezpośrednio w Dropbox.

Pliki są bezpiecznie przechowywane w trybie online i dostępne z każdego miejsca. By zapewnić im odpowiednią ochronę, stosujemy wielowarstwowe zabezpieczenia i ścisłe szyfrowanie. Od wstępnych ustaleń przez wysyłanie szkiców umów aż po przechowywanie podpisanych dokumentów PDF – Dropbox jest kompleksowym narzędziem, które spełnia wszystkie Twoje potrzeby w zakresie podpisu elektronicznego.

Skorzystaj z podpisów elektronicznych w Dropbox, by usprawnić pracę

Niezależnie od tego, czy czekasz na zatwierdzenie faktury, czy przyjmujesz do pracy do nowego pracownika – drukowanie, podpisywanie, zatwierdzanie i wypełnianie dokumentów może zająć wiele cennego czasu. Nie musi tak być. Wybierając Dropbox Sign jako rozwiązanie do obsługi podpisów elektronicznych, usprawnisz swój przepływ pracy na wiele sposobów:

  • Nawet o 80% szybsza finalizacja umów
  • Bezpieczne przechowywanie
  • Papierkowa robota jest wykonywana w sposób przyjazny środowisku
  • Prace administracyjne są krótsze
  • Oszczędność pieniędzy na faksowaniu i wysyłce (szczególnie w przypadku freelancerów)
  • Wszystkie niezbędne zasoby są dostępne w przestrzeni roboczej Dropbox 

Chociaż świat wciąż „przyzwyczaja się” do podpisów elektronicznych, dni atramentowego Jana Kowalskiego niedługo staną się przeszłością.