如何線上簽署 PDF 檔案並索取電子簽章

從此不再需要紙本紙張來索取具有法律約束力的簽章。HelloSign 可透過電子簽章簡化您和客戶的合約簽署流程。

一個人正在平板電腦上簽署文件

如何線上簽署文件

電子簽章就如同字面上的意思,是手寫簽名的電子版本。若電子文件需要簽章,您會看到簽章欄位出現 [填寫與簽署] 的標示,且可供編輯。您可能會看到「數位簽章」與「電子簽章」兩個術語互換使用,但實際上兩者並不相同。有兩種方法可以數位簽署 PDF

電子簽署

根據《電子簽章法》的規定,電子簽章與手寫簽名具有同等效力,即表示您同意所簽署文件所列的條款。這也稱為「電子簽章」,本質上就是您在數位文件上的簽章影像,而且不能單純因並非紙本簽章,而宣稱無效。

數位簽章

數位簽章經過加密,設計目標是反制任何篡改的可能性。以數位簽章的方式簽署文件時,背後的演算法會產生一個「雜湊值」。如果文件在簽章採用後以任何方式遭到更改或篡改,程式就會告訴您。如果曾遭到修改,便可能需要質疑文件的真實性。

電子簽章和數位簽章是否具有約束力?

有的,電子簽章和數位簽章都具有約束力,但各州和各國家/地區可能有所不同。兩種類型的簽章都具有法律約束功用,可用於簽署任何文件。

我需要使用電子簽章還是數位簽章?

這取決於您的文件。就安全性而言,數位簽章比較嚴謹,因為這類簽章在設計上是為了在無法親眼看到簽署人的情況下,提供公證人級別的安全性。然而,多數您和團隊面對的情況中,不會需要公證人,所以使用電子簽章已綽綽有餘。

什麼時候需要用到電子簽章?

您可以使用電子簽章來簽署 PDF 和其他電子文件,例如合約、協議和發票。額外的好處是,文件整理流程和過去相比更加簡化,再也不需要親簽每份發票,也不用擔心該儲存在哪裡。

如何在缺少簽章影像的情況下,於線上電子簽署 PDF 文件

如果沒有精準簽章的數位影像檔案,請不要擔心,因為這並非必要。電子簽章讓您可以補充文字作為簽署的方式,也可以產生您姓名的「手寫」簽名。您可以使用 iPad 手寫筆工具和電腦觸控板輸入自己的手寫簽名,但這在建立線上簽章時並非絕對必要。

可使用哪些程式來簽署 PDF?

許多 Dropbox 應用程式整合功能支援電子簽署,包含 Microsoft Word、Adobe Acrobat 以及業界最頂尖的電子簽章軟體 HelloSign。只要您的裝置可以支援其中一項工具,就可以簽署文件。這表示無論是使用 PC 或 Android、iPhone 等行動裝置,都可以簽署並敲定合約,暢通無阻。

如何使用 Dropbox 簽署 PDF 文件

HelloSign 可以讓您在 Dropbox 帳戶中輕鬆傳送檔案並索取電子簽章。從草擬合約到最後階段確認,再到寄出檔案索取簽名,準備合約的所有流程全都可以在 Dropbox 上進行。您無需將任何敏感文件下載到本機 PC,以免文件不小心遭刪除或閒置在不安全的資料夾中。如果您是簽署者,也可以在 Dropbox 上新增簽名:只要選擇欲簽署的 PDF 或 Word 文件,再選 HelloSign 即可。

逐步示範如何線上簽署文件

檔案會在線上安全儲存且可供遠端存取,並採用了我們的多層保護和嚴格加密。從協作討論最初的提案、寄送合約草稿,到最終儲存簽署的 PDF 文件,Dropbox 可以一站式滿足您的電子簽署需求。

在 Dropbox 上使用電子簽章功能來簡化工作流程

無論您是在等待發票核准還是登錄新進員工,列印、簽署、確認文件並予以歸檔都可能耗費寶貴時間,但並非一定如此。使用 Dropbox 與 HelloSign 作為您的電子簽章解決方案,可從許多方面改善工作流程:

  • 交件速度提高 80%
  • 安全的儲存空間
  • 讓文書工作也環保
  • 節省管理時間
  • 節省傳真和郵寄費用 (尤其是自由工作者)
  • 所有東西都能直接在 Dropbox 工作區域完成

儘管人們可能還在適應電子簽章,但墨水簽字很快就會一去不返,只存在於過去了。