如何線上簽署 PDF 及索取電子簽章

從此不再需要紙本紙張來索取具有法律約束力的簽名。透過電子簽章,簡化您和客戶的合約簽署流程。

什麼是電子簽章?

電子簽章基本上就如同字面,是手寫簽名的電子版本。當 PDF 表單要求簽名時,您會看到一個簽名欄位,並反白顯示可由您編輯的區域,可供新增文字和簽章。您可能會看到「數位簽章」和「電子」簽章這兩個術語互換使用,但實際上兩者並不相同。關於如何數位簽署 PDF,有兩種方法:

電子簽署

根據《電子簽章法》的規定,電子簽章與手寫簽名具有同等效力,即表示您同意所簽署文件所列的條款。這也稱為「電子簽名」,本質上就是您在數位文件上的簽名影像,而且不能單純因並非紙本簽名,而宣稱無效。

數位簽章

數位簽章經過加密,設計目標是反制任何篡改的可能性。以數位簽章的方式簽署文件時,背後的演算法會產生一個「雜湊值」。對於您當下簽署的文件,這是完全獨一無二的雜湊值。如果文件以任何方式遭到更改或篡改,雜湊值便會發生變化。如果您打開使用雜湊值簽署的文件,程式會告訴您自從簽章被採用後,內容是否經過修改。如果曾遭到修改,便可能需要質疑文件的真實性。

電子簽章和數位簽章是否具有約束力?

有的,電子簽章和數位簽章都具有約束力,但各州和各國家可能有所不同。兩種類型的簽章都具有法律約束功用,可用於簽署任何文件。

需要使用電子簽章還是數位簽章?

這取決於您的文件。就安全性而言,數位簽章比較嚴謹,因為無法親眼看到簽署人,而且簽章理當提供公證人級別的安全性。然而,多數您和團隊面對的情況中,不會需要公證人,所以使用電子簽章已綽綽有餘。

什麼時候需要用到電子簽章?

您可以使用電子簽章來簽署文件,例如合約、協議和發票。額外的好處是,文件整理流程和過去相比更加簡化,再也不需要親簽每份發票,也不用擔心該儲存在哪裡。您可能也對觸控螢幕或平板簽名工具相當熟悉,這些工具經常在辦公室櫃台用作登記規定使用,也算是電子簽章。

可使用哪些程式來簽署 PDF?

許多 Dropbox 應用程式整合功能支援在程式上電子簽署,包括 Microsoft Word 及 Adobe Acrobat。Dropbox 整合功能包括一流的電子簽章工具,例如隸屬 Dropbox 的HelloSignDocuSign、及 Adobe Sign。最棒的是?只要您的裝置可以支援其中一項工具,就可以簽署。這表示無論是使用 PC、Android 手機還是 iOS 手機,都可以簽署並敲定合約,暢通無阻。

如何在缺少簽名影像的情況下對 PDF 進行電子簽章

如果沒有精準簽名的數位影像檔案,請不要擔心,因為這並非必要。電子簽章讓您可以補充文字作為簽名的方式,也可以產生您姓名的「手寫」簽名。也可以使用 iPad 手寫筆工具和 PC 觸控板輸入自己的手寫簽名,但在建立線上簽名時並非絕對必要。

如何使用 Dropbox 簽署 PDF 文件

像 HelloSign 這樣的 Dropbox 整合功能,可供輕鬆享受 Dropbox 帳戶中的電子簽章的優點。從草擬合約到最後階段確認,再到寄出索取簽名等步驟,準備合約的所有流程全都可以在 Dropbox 上進行。這表示無需將任何敏感文件下載到本機 PC 上,以免暴露在不小心被刪除或閒置在不安全資料夾中的風險。如果您是簽名者,您也可以在 Dropbox 上新增簽名:只需選擇要簽名的 PDF 或 Word 文件,然後選擇 HelloSign 或想要使用的其他電子簽章工具。

檔案會在線上安全儲存、可供遠端存取、並採用了我們的多層保護和嚴格的加密。從協作討論最初的提案、寄送合約草稿、到最終儲存簽署的 PDF 文件,Dropbox 可以一站式滿足您的電子簽章需求。

在 Dropbox 上使用電子簽章功能來簡化工作流程

無論您在等待發票核准還是部署新進員工,大家都接受了列印、簽名,確認和將文件歸檔可能要花費數天甚至數週的事實。但並非一定如此。透過 HelloSign 及 Dropbox 簽署文件,可使工作流程更加順暢:

  • 處理時間加快 80%

  • 安全的儲存空間

  • 環保

  • 節省行政工作時間

  • 節省傳真和郵寄費用 (尤其是自由工作者)

  • 可以直接在 Dropbox 工作區域完成

儘管人們可能還在適應電子簽章,但墨水簽字很快就會一去不返,只存在於過去了。