Så undertecknar du en PDF och hämtar in e-signaturer online

Du behöver inte längre fysiskt papper för att kunna ta in en rättsligt bindande signatur. Effektivisera avtalssigneringsprocessen för dig och dina kunder med elektroniska signaturer.

Vad är en elektronisk signatur?

En elektronisk signatur är vad det låter som: en digital version av din handskrivna signatur. När ett PDF-formulär kräver en signatur ser du ett signaturfält som är markerat för redigering av dig, och där kan du lägga till text och underteckna. Ibland kanske du ser termerna ”digital signatur” och ”elektronisk signatur” om vartannat, men dessa avser faktiskt inte samma sak. När det gäller signering av en PDF-fil finns det två sätt:

Elektroniska signaturer

En elektronisk signatur i enlighet med E-Sign Act fungerar som en bindande motsvarighet till din handskrivna signatur, vilket i sin tur är ditt samtycke till villkoren i dokumentet du undertecknar. Denna går även under namnet e-signatur, och är i grund och botten en bild av din signatur som placeras i ett digitalt dokument och inte kan ogiltigförklaras enbart på grundval av att det inte är en fysisk signatur.

Digitala signaturer

En digital signatur är krypterad och utformad för att motverka alla risker för manipulering . När ett dokument signeras med en digital signatur arbetar en algoritm för att generera en ”hash”. Denna hash är helt unik för det dokument du undertecknar vid det tillfälle du signerar det. Om dokumentet på något sätt ändras eller manipuleras ändras hashen. Om du öppnar ett dokument som har signerats med en hash, kommer ditt program att berätta om innehållet har ändrats sedan signaturen applicerades. Och om så är fallet kan dokumentets integritet ifrågasättas.

Är elektroniska och digitala signaturer bindande?

Ja, elektroniska och digitala signaturer är bindande, även om detta kan variera mellan olika regioner och länder. Båda signaturtyper är juridiskt bindande för alla dokument du undertecknar.

Behöver jag en elektronisk eller en digital signatur?

Detta beror på ditt dokument. Digitala signaturer är viktigare när det gäller säkerheten eftersom du inte kan bevittna undertecknaren, och de är avsedda att levereras med en säkerhet på notarienivå. Med detta sagt kommer de flesta situationer som du och ditt team möter inte kräva en notarie, så en elektronisk signatur är oftast tillräckligt.

När behöver jag en elektronisk signatur?

Du kan använda en elektronisk signatur för att underteckna dokument som kontrakt, avtal och fakturor. En extra fördel är att du kan sammanställa dina dokument på ett mycket mer strömlinjeformat sätt – du behöver aldrig underteckna varje enskild faktura för hand igen eller oroa dig för var du ska förvara den. Du kanske också känner till undertecknarverktyg för pekskärmar eller surfplattor som ofta används som inloggningsprotokoll på kontor – dessa räknas också som elektroniska signaturer.

Vilka program låter mig signera en PDF?

En mängd Dropbox-appintegreringar möjliggör elektroniska signaturer i program som Microsoft Word och Adobe Acrobat. Bland Dropbox-integreringarna finns branschens bästa e-signaturverktyg, som HelloSign, ett Dropbox-företag, DocuSign och Adobe Sign . Och det bästa av allt? Så länge din enhet har stöd för något av dessa verktyg kan du signera. Det betyder att det oavsett om du har PC, Android eller iOS inte finns något som hindrar dig från att få avtal undertecknade och slutförda.

Så e-signerar du en PDF utan en bild av din signatur

Oroa dig inte om du inte har en digital bildfil med din exakta signatur, eftersom detta inte behövs. Med en elektronisk signatur kan du lägga till text som ett sätt att signera eller generera en ”handskriven” signatur av ditt namn. Alternativt låter iPad-pennverktyg och PC-surfplattor dig lägga in din egen handskrivna signatur, men detta är absolut inte nödvändigt för att skapa en onlinesignatur.

Så signerar du ett PDF-dokument med Dropbox

Dropbox-integreringar som HelloSign gör det enkelt att dra nytta av elektroniska signaturer i ditt Dropbox-konto . Du kan skapa ett avtal från utkast till färdigt dokument, och sedan skicka det för signatur i Dropbox. Det betyder att du slipper ladda ner känsliga dokument till din lokala dator som riskerar att raderas av misstag eller glömmas kvar i en osäker mapp. Om det är du som signerar kan du också lägga till din signatur från Dropbox: välj bara det PDF- eller Word-dokument som du vill signera och använd HelloSign eller ett annat e-signaturverktyg du föredrar.

Filerna lagras säkert online, kan nås på distans och omfattas av våra skydd i flera lager med strikt kryptering. Dropbox är den enda lösningen du behöver för dina elektroniska signaturbehov, från samarbetet med inledande förslag till utskick av avtalsutkast och till slutlig lagring av ditt signerade PDF-dokument.

Använd elektroniska signaturer i Dropbox för att effektivisera arbetsflöden

Vare sig vi väntar på att en faktura ska godkännas eller registrerar en ny medarbetare har vi vant oss vid att utskrift, signatur, bekräftelse och arkivering av dokument kan ta dagar eller till och med veckor av din tid. Men det behöver inte vara så. När du signerar dina dokument via HelloSign och Dropbox kan du göra ditt arbetsflöde smidigare:

  • 80 % snabbare omsättningstider

  • Säker lagring

  • Miljövänligt

  • Sparar admintid

  • Sparar fax- och portpengar (särskilt för frilansare)

  • Kan göras direkt från din Dropbox-arbetsyta

Världen kanske fortfarande anpassar sig till elektroniska signaturer, men de bläcksuddiga krumelurer vi är vana vid kommer snart att höra till det förflutna.

Upptäck ett bättre sätt att arbeta tillsammans.

Kom igång med Dropbox Business