Så här undertecknar du en PDF och hämtar in e-signaturer online

Du behöver inte längre fysiskt papper för att kunna få en rättsligt bindande påskrift. Elektroniska signaturer med Dropbox Sign effektiviserar avtalsprocesser för dig och dina klienter.

En person som undertecknar ett dokument på en surfplatta

Så här skriver du på någonting online

En elektronisk signatur är i stort sett vad det låter som: en digital version av din handskrivna namnteckning. När det behövs ett undertecknande av ett elektroniskt dokument så ser du ett markerat fält som är ett redigerbart "fyll i och signera" för påskriften. Du kan ha sett begreppen digital signatur och elektronisk signatur användas som synonymer med dessa är faktiskt inte samma sak. Det finns två sätt att signera en PDF digitalt:

Elektroniska signaturer

Enligt E-Sign Act fungerar en elektronisk signatur som den bindande motsvarigheten till din handskrivna namnteckning. Det i sin tur är ditt godkännande av de villkor som finns i dokumentet du skriver under. Även känt som en e-signatur är det helt enkelt en bild av din namnteckning som placerats på ett digitalt dokument. Därutöver kan det inte ogiltigförklaras endast på grundval av att det inte är någon fysisk påskrift.     

Digitala signaturer

En digital signatur är krypterad och utformad för att motverka alla risker för manipulering. När ett dokument signeras med en digital signatur arbetar en algoritm för att generera en ”hash”. Om det påskrivna dokumentet  blir ändrat eller manipulerat efter att signaturen använts så får du en upplysning av ditt program. Om så är fallet kan dokumentets integritet ifrågasättas.

Är elektroniska och digitala signaturer bindande?

Ja, elektroniska och digitala signaturer är bindande, även om detta kan variera mellan olika regioner och länder. Båda signaturtyper är juridiskt bindande för alla dokument du undertecknar.

Behöver jag en elektronisk signatur eller en  digital signatur?

Detta beror på ditt dokument. Digitala signaturer har större tyngd när det gäller säkerheten eftersom de är utformade för säkerhet motsvarande signaturer som bevittnats av notarius publicus. Med detta sagt kommer de flesta situationer som du och ditt team möter inte kräva en notarius publicus, så en elektronisk signatur är oftast tillräcklig.

När behöver jag en elektronisk signatur?

I många länder runt om i världen kan du använda en elektronisk signatur för att signera PDF-filer och andra e-dokument som kontrakt, avtal och fakturor, men det finns undantag. Du bör kontrollera lagarna i din jurisdiktion angående huruvida elektroniska signaturer är rätt lösning för ditt specifika användningsfall. En extra fördel är att du kan sammanställa dina dokument så de blir mer strömlinjeformade än någonsin. Du behöver aldrig underteckna varje faktura för hand igen och inte heller bekymra dig om var du ska förvara den.

Så här undertecknas en PDF-fil online utan en bild på din namnteckning

Oroa dig inte om du inte har en digital bildfil  med din exakta namnteckning, eftersom detta inte behövs. En  elektronisk signatur ger dig möjlighet att lägga till text som ett sätt att skriva under eller skapar en "handskriven" signatur av ditt namn. Även om du kan använda iPad -pennverktyg och datorers trackpads  till att skriva din namnteckning  så är de inte absolut nödvändiga för att skapa en olineunderskrift.

ANSVARSFRISKRIVNING: Informationen på denna webbplats är endast avsedd för allmän upplysning och ska inte ses som juridisk rådgivning. Om du har juridiska frågor bör du kontakta ett juridiskt ombud.

Vilka program låter mig signera en PDF?

Flertalet Dropbox-appintegreringar har e-signatursfunktionalitet, inklusive Microsoft Word, Adobe Acrobat, samt klassens bästa e-signaturslösning Dropbox Sign. Så länge din enhet har stöd för något av dessa verktyg kan du underteckna dokument. Det innebär att det inte finns något som hindrar dig från att få avtal påskrivna och slutförda, vare sig du använder en persondator eller en mobil enhet som exempelvis Android eller iPhone.

Så signerar du ett PDF-dokument med Dropbox

Dropbox Sign gör det enkelt att dirigera filer som ska e-signeras i ditt Dropbox-konto. Du kan skapa ett avtal från utkast till färdigt dokument, och sedan skicka det för signatur i Dropbox. Det betyder att du slipper ladda ner känsliga dokument till din lokala dator som riskerar att raderas av misstag eller glömmas kvar i en osäker mapp. Om du är den som undertecknar kan du även lägga till din signatur inifrån Dropbox: välj det PDF- eller Word-dokument som du vill underteckna och välj Dropbox Sign.

Signera dokument elektroniskt varifrån som helst med Dropbox Professional. Skicka, signera och lagra obegränsade e-signaturdokument direkt i Dropbox.

Filerna lagras säkert online, kan nås på distans och omfattas av våra skydd i flera lager med strikt kryptering. Dropbox är den enda lösningen du behöver för dina elektroniska signaturbehov, från samarbetet med inledande förslag till utskick av avtalsutkast och till slutlig lagring av ditt signerade PDF-dokument.

Använd e-signaturer i Dropbox för att göra processen problemfri

Vare sig du väntar på att få en faktura godkänd eller ska introducera en ny medarbetare så kan utskrifter, signaturer, bekräftelser och dokumentifyllnad ta värdefull tid i anspråk. Men det behöver inte vara så. Med Dropbox Sign som e-signaturlösning förbättras arbetsflödet på många sätt:

  • Upp till 80 % kortare handläggningstid
  • Säker lagring
  • Miljövänligt pappersarbete
  • Sparar administrationstid
  • Sparar fax- och portpengar (särskilt för frilansare)
  • Allt finns samlat i ditt Dropbox -utrymme

Världen kanske fortfarande anpassar sig till e-signaturer, men de bläcksuddiga krumelurer vi är vana vid kommer snart att höra till det förflutna.

Upptäck ett bättre sätt att arbeta tillsammans.

Prova Dropbox för ditt team