Sådan underskriver du en PDF og får elektroniske underskrifter online

Du behøver ikke længere fysisk papir for at få en juridisk bindende underskrift. Strømlin processen til underskrivning af kontrakter for dig og dine kunder med elektroniske underskrifter.

Hvad er en elektronisk underskrift?

En elektronisk underskrift er egentlig bare det, det lyder som – en digital version af din håndskrevne underskrift. Når der kræves en underskrift i en PDF-formular, kan du se et underskriftfelt, der er fremhævet som et område, som du kan redigere for at tilføje tekst og underskrive. Du kan muligvis se ordene "digital signatur" og "elektronisk underskrift" brugt om det samme, men det er faktisk ikke helt det samme. Det er muligt at underskrive en PDF digitalt på to måder:

Elektroniske underskrifter

En elektronisk underskrift er ifølge forordningen om elektroniske signaturer en bindende ækvivalent til din håndskrevne underskrift, som til gengæld er dit samtykke til de vilkår, der er beskrevet i det dokument, du underskriver. Det kaldes også en e-signatur og er i bund og grund et billede af din underskrift, som er anbragt på et digitalt dokument, og den kan ikke erklæres ugyldig, blot fordi den ikke er en fysisk underskrift.

Digitale signaturer

En digital signatur er krypteret og designet til at modvirke enhver sandsynlighed for forfalskning. Når et dokument er underskrevet med en digital signatur, arbejder en algoritme for at oprette en "hashkode". Denne hashkode er helt unik for det dokument, du underskriver, på det tidspunkt, hvor du underskriver det. Hvis dokumentet på nogen måde ændres eller manipuleres, ændres hashkoden. Hvis du åbner et dokument, der er signeret med en hashkode, vil dit program fortælle dig, hvis indholdet er blevet ændret, siden der blev anvendt en signatur. Og hvis det er tilfældet, er det muligvis nødvendigt at sætte spørgsmålstegn ved dokumentets integritet.

Er elektroniske og digitale signaturer bindende?

Ja, elektroniske og digitale signaturer er bindende, selvom det kan variere afhængigt af stat og land. Begge typer af signaturer eller underskrifter er juridisk bindende egenskaber ved ethvert dokument, du underskriver.

Har jeg brug for en elektronisk underskrift eller en digital signatur?

Det afhænger af dokumentet. Digitale signaturer er mere tungtvejende med hensyn til sikkerhed, fordi du ikke kan bevidne den, der underskriver, og de er beregnet til at blive leveret med sikkerhed på notarniveau. Men de fleste af de situationer, du og dit team vil opleve, kræver sandsynligvis ikke en notar, så en elektronisk underskrift er mere end tilstrækkeligt.

Hvornår har jeg brug for en elektronisk underskrift?

Du kan bruge en elektronisk underskrift til at underskrive dokumenter såsom kontrakter, aftaler og fakturaer. En ekstra fordel er, at du kan samle dine dokumenter for at strømline processen mere end nogensinde før – du behøver aldrig mere at underskrive hver enkelt faktura i hånden eller bekymre dig om, hvor du skal opbevare den. Du har muligvis også prøvet at bruge et underskrivningsværktøj via en touchskærm eller en berøringsplade som en loginprotokol i virksomhedsreceptioner – disse tæller også som elektroniske underskrifter.

Hvilke programmer giver mig mulighed for at underskrive en PDF?

En lang række Dropbox-appintegrationer gør det muligt at underskrive elektronisk i programmer som Microsoft Word og Adobe Acrobat. Dropbox-integrationer omfatter markedets bedste e-signaturværktøjer såsom HelloSign, som er et Dropbox-firma, DocuSign og Adobe Sign. Hvad er det bedste ved det? Så længe din enhed understøtter nogen af disse værktøjer, kan du skrive under. Det betyder, at uanset om du arbejder på en pc, en Android-telefon eller iOS, er der intet, der forhindrer dig i at få underskrevet og færdiggjort kontrakter.

Sådan kan du anvende en e-signatur på en PDF uden at have et billede af din underskrift

Vær ikke bekymret, hvis du ikke har en digital billedfil af din nøjagtige underskrift, for det er ikke nødvendigt. En elektronisk underskrift giver dig mulighed for at tilføje tekst som metode til underskrivning eller genererer en "håndskreven" underskrift med dit navn. Alternativt kan du bruge iPad-penneværktøjer og pc-pegefelter til at indsætte din egen håndskrevne underskrift, men de er ikke strengt nødvendige for at oprette en onlineunderskrift.

Sådan underskriver du et PDF-dokument med Dropbox

Dropbox-integrationer som HelloSign gør det nemt at anvende elektroniske underskrifter på din Dropbox-konto. Du kan oprette en kontrakt fra kladde til endeligt format og derefter sende den til underskrift – og det hele kan foregå i Dropbox. Det betyder, at du ikke behøver at downloade følsomme dokumenter til din lokale pc, hvor de kunne slettes ved en fejl eller ende med at hænge og flagre i en usikker mappe. Hvis det er dig, der underskriver, kan du også tilføje din underskrift fra Dropbox. Du skal bare vælge et PDF- eller Word-dokument, som du vil underskrive, og vælge HelloSign eller et andet e-signaturprogram, du vil bruge.

Filer gemmes sikkert online, og du kan få adgang til dem eksternt og bruge vores beskyttelse i flere lag og effektive kryptering. Dropbox er den komplette løsning til dine behov vedrørende elektroniske underskrifter – fra samarbejde om indledende tilbud, afsendelse af kontraktkladder til endelig opbevaring af det underskrevne PDF-dokument.

Brug elektroniske underskrifter i Dropbox til at strømline arbejdet

Uanset om det handler om at vente på, at en faktura bliver godkendt, eller at oprette en ny medarbejder, har vi lært at acceptere, at udskrivning, underskrivning, bekræftelse og arkivering af dokumenter kan tage dage og måske endda uger af vores tid. Men sådan behøver det ikke at være. Når du underskriver dine dokumenter via HelloSign og Dropbox, kan du gøre arbejdsgangen lettere:

  • Behandlingstiden er 80 % hurtigere

  • Sikker opbevaring

  • Miljøvenligt

  • Sparer tid på administration

  • Sparer penge til fax og porto (særligt for freelancere)

  • Kan foretages direkte i dit Dropbox-arbejdsområde

Verden er muligvis stadig ved at vænne sig til den elektroniske underskrift, men det at sætte sine kragetæer med blæk vil snart høre fortiden til.