PDF 서명 및 온라인 전자 서명

더 이상 법적 구속력이 있는 서명을 위해 실제 종이를 준비하지 마세요. 전자 서명으로 계약서 서명 프로세스를 간소화하세요.

전자 서명이란?

전자 서명은 글자 그대로 수기 서명의 디지털 버전을 의미합니다. PDF 양식에 서명할 때 강조 표시된 서명 필드가 텍스트와 서명을 추가할 수 있는 편집 가능한 영역으로 표시되는 것을 볼 수 있습니다. '디지털 서명'과 '전자 서명'이 같은 용어로 통용되는 것을 본 적이 있을 텐데요, 실제로 두 용어는 서로 다릅니다. 디지털 방식으로 PDF에 서명하는 방식에는 2가지가 있습니다.

전자 서명

전자서명법에 부합하는 전자 서명은 수기 서명과 동일한 법적 구속력을 가지며, 서명하는 문서에 명시된 약관에 동의함을 의미합니다. 전자 서명은 디지털 문서에 삽입한 서명 이미지를 말하며, 실제 서명이 아니라는 이유만으로 그 효력이 무효가 될 수는 없습니다.

디지털 서명

디지털 서명은 위조의 가능성을 방지하기 위해 암호화 처리한 서명을 말합니다. 디지털 서명으로 문서에 서명하면 알고리즘이 '해시'를 생성합니다. 해시는 서명하는 순간에 서명하는 문서에 생성되는 고유의 값이며, 문서가 위조되거나 변경되는 경우 해시도 함께 변경됩니다. 해시를 통해 서명된 문서를 열면 사용자의 프로그램이 서명이 완료된 이후 콘텐츠가 변경되었는지 여부를 알려줍니다. 콘텐츠가 변경된 경우에는 문서의 무결성을 의심해봐야 합니다.

전자 서명과 디지털 서명의 법적 구속력

국가와 주에 따라 다를 수는 있지만, 전자 서명과 디지털 서명은 일반적으로 법적 구속력을 갖습니다. 2가지 유형의 서명 모두 서명하는 모든 문서에 법적 구속력을 더하는 역할을 합니다.

전자 서명 vs. 디지털 서명

문서의 유형에 따라 전자 서명이 필요할 수도 있고, 디지털 서명이 필요할 수도 있습니다. 디지털 서명은 보안상의 측면에서 더 무게감이 있습니다. 서명인을 직접 볼 수 없고 공증인 수준의 보안이 적용되었기 때문입니다. 하지만 대부분의 경우 공증인이 필요하지 않기 때문에 전자 서명만으로도 충분합니다.

전자 서명이 필요한 경우

전자 서명은 계약서, 합의서, 송장 등의 문서에 서명할 때 사용할 수 있습니다. 전자 서명의 이점은 그 어떤 방식보다 문서를 간단하게 정리할 수 있다는 것입니다. 각각의 개별적인 송장에 수기로 직접 서명할 필요가 없을뿐 아니라 문서를 어디에 저장해야 하는지 걱정할 필요도 없죠. 프런트 데스크에서 출근을 확인용으로 자주 사용되는 터치스크린과 터치패드 서명 도구도 많이 접해봤을 텐데요, 이것도 전자 서명으로 취급됩니다.

PDF 파일 서명 프로그램

다양한 Dropbox 앱 통합 기능을 통해 Microsoft Word, Adobe Acrobat 등의 프로그램에 전자 서명을 할 수 있습니다. Dropbox와 통합할 수 있는 도구에는 HelloSign(Dropbox 자회사), DocuSignAdobe Sign과 같은 업계 최고의 전자 서명 도구가 포함됩니다. 무엇보다도 이러한 도구들이 지원되는 장치만 있으면 서명 기능을 사용할 수 있어 편리하죠. PC, Android 휴대폰, iOS 등 다양한 장치로 계약서에 서명을 완료할 수 있습니다.

서명 이미지 없이 PDF에 전자 서명하는 법

서명을 디지털 이미지 파일로 가지고 있지 않다고 해서 걱정할 필요는 없습니다. 서명 이미지가 필요하지 않으니까요. 전자 서명에는 텍스트를 서명으로 사용하는 기능과, '수기' 서명을 생성하는 기능이 포함됩니다. 또는, iPAD 스타일러스 도구와 PC 트랙패드로 직접 수기 서명을 만들 수도 있죠. 하지만 온라인 서명을 만드는 데 이러한 도구가 꼭 필요하지는 않습니다.

Dropbox로 PDF 문서 서명하기

HelloSign과 같은 Dropbox 통합 기능을 통해 Dropbox 계정에서 전자 서명 기능을 간편하게 사용할 수 있습니다. 초안 작성과 최종 마무리를 거쳐 계약서를 만드는 것은 물론 문서를 전송해 서명을 요청하는 것까지 모두 Dropbox 내에서 가능하죠. 즉, 로컬 PC에 다운로드한 민감한 문서가 실수로 삭제되거나 보안이 취약한 폴더에 보관되는 일이 없다는 의미입니다. 서명하는 당사자인 경우, Dropbox에서 바로 서명을 추가할 수도 있습니다. 서명하려는 PDF나 Word 문서를 열고 HelloSign이나 다른 전자 서명 도구를 선택하기만 하면 되죠.

파일은 안전하게 온라인에 저장되고, 원격으로 액세스 가능하며, 다계층 보안과 엄격한 암호화를 통해 보호됩니다. 팀원들과 초기 제안서를 작성하는 일에서부터 계약서 초안을 주고받고 서명이 완료된 PDF 문서를 저장하는 일까지, 전자 서명에 관한 모든 작업을 Dropbox 하나로 모두 처리할 수 있죠.

Dropbox 전자 서명 기능을 통한 업무 간소화

송장이 승인되기를 기다릴 때든 신규 직원을 온보딩할 때든, 우리 모두는 문서 인쇄, 서명, 확인, 보관 작업에 적게는 수일에서 많게는 수 주까지 걸린다는 사실을 잘 알고 있습니다. 하지만 꼭 이렇게 오랜 시간이 걸릴 필요가 있을까요? HelloSign과 Dropbox로 문서에 서명하면 워크플로가 훨씬 더 매끄러워집니다.

  • 문서 회수 시간 80% 단축

  • 안전한 보관

  • 친환경

  • 사무적인 일에 소요되는 시간 절약

  • 팩스와 우편 전송에 드는 비용 절약(특히 프리랜서의 경우)

  • Dropbox 작업 공간에서 바로 서명 가능

아직은 전 세계가 전자 서명 방식에 적응해 가는 중이지만, 머지않아 수기 서명은 역사의 뒤안길로 사라질 것입니다.