Viele von uns verbringen ihre Zeit mit „Arbeit mit der Arbeit“ – laut McKinsey verbringen Wissensarbeiter fast 20 % ihrer Zeit mit der Suche nach unternehmensinternen Informationen oder nach Kollegen, die bei bestimmten Aufgaben helfen können.
Mit einem optimierten Workflow können Sie diese Zeitverluste vermeiden und Ihre betrieblichen Abläufe erheblich verbessern. Wenn Sie die sich wiederholenden Aufgaben oder Probleme, die Sie ausbremsen, erkennen und beseitigen, können Sie Ihre Effizienz und Produktivität verbessern.
In diesem Leitfaden stellen wir Ihnen fünf einfache Strategien vor, mit denen Sie Ihre Workflows optimieren können. So können Sie unnötige Komplexität abschaffen und einen vereinfachten Prozess einführen, mit dem Ihr Team mehr erreichen kann.
Welche Vorteile bietet die Optimierung von Workflows?
Durch die Optimierung von Prozessen können Sie unnötige Schritte in Ihrem Arbeitsalltag vermeiden, zeitaufwändige Aufgaben beseitigen und Fehler reduzieren. Einige weitere Vorteile sind:
- Gesteigerte Produktivität
- Höhere Effizienz
- Bessere Kommunikation
- Weniger Verzögerungen und verpasste Fristen
- Wettbewerbsvorteile
- Bessere Mitarbeitermoral
- Vereinfachte Mitarbeiterschulung
- Klarere Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten
5 Möglichkeiten zum Optimieren von Workflows
Hier sind 5 Möglichkeiten zum Optimieren Ihrer Workflows:
1. Die aktuellen Prozesse bestimmen, die Sie ausbremsen
Zu den Anzeichen dafür, dass Ihr Workflow optimiert werden muss, gehören Verzögerungen und Engpässe, die verhindern, dass Projekte rechtzeitig fertig werden, viel Nacharbeit oder unnötige Wiederholungen von Aufgaben sowie redundante Technologie, die zusätzliche Probleme schafft, statt sie zu lösen.
Bei der Analyse Ihrer derzeitigen Workflows sollten Sie Folgendes berücksichtigen:
- Die beteiligten Personen, Systeme oder Tools
- Die Aufgaben, Schritte oder Aktivitäten, die erforderlich sind, um das gewünschte Ergebnis des Workflows zu erreichen
- Die Zeit, die in der Regel für die Erledigung der einzelnen Aufgaben oder Aktivitäten benötigt wird
- Die Informationen, die für die Weiterentwicklung des Workflows benötigt werden
- Der Auslöser, die Aktion, der Zeitpunkt oder die Bedingung, durch die der Workflow gestartet wird
- Das angestrebte Ergebnis oder Resultat des Workflows
Wenn Sie dabei mit anderen zusammenarbeiten, können Sie gemeinsam Redundanzen oder ineffiziente Elemente in Ihrem Workflow ermitteln.
Mit den Tools von Dropbox für die Dateifreigabe und Zusammenarbeit können Sie einfacher Beiträge Ihrer Teammitglieder erfassen. Dropbox ermöglicht es beispielsweise mehreren Nutzern, in Echtzeit an derselben Datei zu arbeiten, wodurch eine reibungslosere Zusammenarbeit ermöglicht wird. Anhand dieser Transparenz lassen sich Engpässe erkennen. Braucht ein Teammitglied für die Erledigung einer Aufgabe nämlich durchweg länger, kann dies auf ein Problem in seinem Teil des Workflows hinweisen.
Um herauszufinden, welche Schritte im Workflow die meiste Zeit in Anspruch nehmen und an welchen Stellen Verbesserungen vorgenommen werden können, können Sie in Dropbox auch ein detailliertes Aktivitätsprotokoll aller für eine Datei durchgeführten Aktionen anzeigen, z. B. Ansichten, Downloads und Bearbeitungen.
2. Ihre Ziele definieren
Sobald Sie festgestellt haben, welche Workflows optimiert werden müssen, können Sie definieren, welche Ziele Sie mit dieser Umstrukturierung erreichen und wie Sie dabei vorgehen wollen.
Selbst wenn Ihre Pläne zu Beginn sehr weitreichend sind, können Sie sich überlegen, welche Verbesserungen Sie erreichen wollen und warum, um sich dann voll und ganz auf die gewünschten Ergebnisse konzentrieren zu können.
Wenn Ihr Team beispielsweise dazu neigt, bei monatlichen Abgabefristen eher Sprints einzulegen, sollten Sie den Feedback-Prozess optimieren, damit Ihre Projekte nicht gegen Ende des Monats blockiert werden. Mit Projektmanagement-Tools wie Dropbox Paper können Sie innerhalb von Sekunden eine Aufgabenliste erstellen, Aufgaben an Teammitglieder zuweisen und Fälligkeitsdaten festlegen. Wenn Fristen näher rücken, sendet Paper automatische Benachrichtigungen, damit Sie den Überblick über Ihre Projektaufgaben behalten.
3. Wann immer möglich Vorlagen und Workflow-Automatisierung einsetzen
Mithilfe der Prozessautomatisierung können Sie den Zeitaufwand für manuelle oder sich wiederholende Aufgaben verringern, die Ihnen viel Aufmerksamkeit für produktivere Aktivitäten rauben.
Mit der Dropbox-Automatisierung können Sie Regeln und Auslöser einrichten, um Dateien automatisch in bestimmten Ordnern zu organisieren. So sparen Sie Zeit und Arbeit beim manuellen Sortieren und Verschieben von Dateien und stellen sicher, dass die Dokumente immer am richtigen Ort sind.
Mit Tools wie Dropbox Dash können Sie Inhalte aus Ihren Dateien, Apps, Browser-Links und mehr in einem organisierten „Stack“ zusammenfassen, den Sie mit Ihrem Team teilen können. Dash schlägt mithilfe von künstlicher Intelligenz neue Stacks vor und ordnet Dateien basierend auf Ihren letzten Aktivitäten in projektbasierte Sammlungen.
Dokumentvorlagen beschleunigen außerdem den Prozess der Inhaltserstellung – Sie können Vorlagen für alles verwenden, von Projektspezifikationen bis zu Content-Kalendern. So können Sie sicherstellen, dass die Qualität Ihrer Arbeit nicht beeinträchtigt wird, selbst wenn Sie bestimmte Schritte aus Ihrem Workflow streichen.
Um den Zugriff auf Prozessdokumente und deren gemeinsame Nutzung zu erleichtern, bietet Dropbox einen sicheren und zentralen Speicherplatz für Sie und Ihre Teammitglieder. Dropbox kann außerdem in die von Ihnen bereits genutzten und bevorzugten Apps, wie Zapier, Gmail und Outlook, integriert werden, sodass Sie alles an einem Ort aufbewahren können.
4. Wissen und Einblicke teilen
Dokumentieren Sie Ihre Prozessänderungen und Recherchen, damit diese leicht an neue und bestehende Teammitglieder weitergegeben werden können. Diese Dokumentation dient als Orientierungshilfe für alle Beteiligten und stellt sicher, dass alle auf demselben Stand sind und die neuen Abläufe verstehen.
Durch die Dokumentation Ihres Workflows können Sie außerdem die Annahme des Workflows beschleunigen. Wenn Teammitglieder Zugang zu einer klaren und präzisen Dokumentation haben, können sie sich schnell an die neuen Prozesse anpassen und sie in ihren eigenen täglichen Arbeitsablauf integrieren. Dies führt letztlich zu einem effizienteren und effektiveren Team, da alle auf dieselben Ziele hinarbeiten.
Wenn Sie Ihren Workflow-Prozess in Dropbox Paper festhalten, erleichtern Sie darüber hinaus das Onboarding neuer Teammitglieder. Dank einer umfassenden Aufzeichnung können sich neue Mitarbeiter schnell einarbeiten und verstehen, wie die Dinge innerhalb des Teams ablaufen. Dadurch wird die Lernkurve für neue Mitarbeiter verkürzt und sichergestellt, dass sie so schnell wie möglich ihren Beitrag zum Team leisten können.
5. Feedback erfassen
Neue Personen haben einen unverfälschten Blick auf Ihren Prozess und können Ihnen Tipps für Verbesserungen geben, die Sie selbst vielleicht nicht erkannt haben. Wenn Sie einen Teamkollegen, einen Vorgesetzten oder jemanden in einer ähnlichen Position in einem anderen Team um Anregungen bitten, können Sie wertvolle Einblicke und Perspektiven gewinnen, an die Sie selbst vielleicht nicht gedacht hätten.
Wenn Sie Ihren Prozess in Dropbox Paper dokumentieren und das Dokument mit Kollegen teilen, können diese in Echtzeit zusammenarbeiten – auf jedem Gerät und überall. Sie können Ihnen ggf. Feedback dazu geben, was bei dem von Ihnen vorgeschlagenen neuen Workflow gut funktioniert, und seine Stärken und potenziellen Vorteile hervorheben. Außerdem können sie Bereiche aufzeigen, in denen der Workflow verbessert oder optimiert werden könnte, und Vorschläge für Verbesserungen oder Korrekturen unterbreiten, die zu besseren Ergebnissen führen könnten.
Auch der Austausch mit anderen Mitarbeitern Ihrer Organisation kann dazu beitragen, die Akzeptanz und Unterstützung für den neuen Workflow sicherzustellen. Durch die Einbindung der wichtigsten Stakeholder in den Entscheidungsprozess und die Berücksichtigung ihrer Anregungen können Sie die Wahrscheinlichkeit einer erfolgreichen Umsetzung und Annahme des neuen Workflows erhöhen.
Tipps für die Optimierung von Workflows
Hier sind ein paar zusätzliche Tipps zum Optimieren Ihrer vorhandenen Prozesse für eine bessere Betriebseffizienz:
- Langfristig denken – Werden die vorgenommenen Änderungen auch dann noch wirksam sein, wenn Ihr Unternehmen wächst und sich weiterentwickelt?
- Flexibilität ermöglichen – Im Geschäftsleben ändern sich die Dinge schnell, daher ist es wichtig, dass man sich anpassen und bei Bedarf Änderungen vornehmen kann.
- Nach Priorität optimieren – Bestimmen Sie, welche Aufgaben unerlässlich sind und welche Sie vereinfachen oder automatisieren können.
- Die Änderungen und neue Prozesse dokumentieren – So vermeiden Sie Verwirrung und stellen sicher, dass jeder den Workflow korrekt einhält.
- Testen, ob der neue, optimierte Workflow funktioniert, bevor Sie ihn weiter einführen – So können Sie eventuelle Probleme schon im Ansatz vermeiden und sicherstellen, dass der Prozess so effektiv wie möglich ist.
Optimierte, vereinfachte Workflows mit Dropbox
Mit Dropbox können Sie Ihre Workflows in Vertrieb, Marketing und anderen Bereichen optimieren, indem Sie Prozesse automatisieren, den Wechsel zwischen verschiedenen Apps vermeiden und mehr Zeit für das Feedback zu Inhalten gewinnen. Mit praktischen Tools wie Dropbox Paper können Sie Ideen und Inhalte leichter austauschen und direkteres Feedback einholen.
Dropbox kann in die von Ihnen bereits verwendeten Apps integriert werden, um Ihnen alle wesentlichen Komponenten eines optimierten Workflows zur Verfügung zu stellen: Effizienz und Geschwindigkeit, Klarheit und Einheitlichkeit sowie Struktur und Standardisierung.
