Projektmanagement ist ein komplexer Prozess. Einer der wichtigsten Schritte ist jedoch einer der einfachsten: das Erstellen eines Dokuments zum Projektumfang. In einem solchen Dokument werden die Ziele, Arbeitsergebnisse, Aufgaben und Deadlines eines Projekts angegeben. Des Weiteren dient es als Roadmap für alle Beteiligten.
In diesem Artikel wird erklärt, was das Festlegen des Projektumfangs ist, warum dies wichtig ist und wie Sie ein Dokument zum Projektumfang schreiben, mit dem Sie Ihre Projekt erfolgreich verwalten können.
Wie kann ich mir das Festlegen des Projektumfangs vorstellen?
Zum Umfang gehört die gesamte Zeit und Arbeit, die zum Durchführen eines bestimmten Projekts benötigt wird. Dafür müssen Sie das Budget oder die Kosten für das Projekt sowie die Ziele, Arbeitsergebnisse, Aufgaben und Deadlines festlegen.
Sobald Sie wissen, was Sie für Ihr Projekt benötigen, sollte das weitere Definieren des Umfangs gemeinsam und in Übereinstimmung mit Ihrem Team geschehen, bevor die Arbeit am Projekt selbst beginnt.
Erstellen Sie zum Formalisieren ein Statement zum Projektumfang, das unterzeichnet und als Referenz aufbewahrt werden kann. Dabei handelt es sich neben der Leistungsbeschreibung um ein zusätzliches Dokument, das zur Unterstützung des Projektmanagementprozesses und zum Festlegen realistischer Erwartungen auf Seiten der Stakeholder dient.
Warum ist es wichtig, den Projektumfang festzulegen?
Dafür gibt es mehrere Gründe. Das Abgrenzen des Projektumfangs hilft Ihnen bei Folgendem:
- Festlegen realistischerer und erreichbarer Projektziele
- Steigern der Effizienz
- Festlegen realistischer Budgets oder Kosteneinschätzungen für Ihr Team
- Beschreiben der Inhalte des Projekts für wichtige Stakeholder, damit diese sie leichter verstehen und sich auf das Dokument zurückbeziehen können
- Sicherstellen, dass sich alle Teammitglieder gemeinsam auf die vereinbarten Ziele und Projektergebnisse konzentrieren
- Verhindern, dass das Projekt über den vereinbarten Umfang hinauswächst
- Bereitstellen einer Roadmap, die Manager oder Projekteigentümer zum Vereinbaren und Delegieren von Aufgaben im Team nutzen können
So erstellen Sie ein Dokument zum Projektumfang
Es ist einfach, ein Dokument zum Projektumfang zu schreiben, jedoch müssen Sie einige wichtige Schritte befolgen, damit Ihr Dokument vollständig ist und seinen Nutzen erfüllt.
1. Definieren der Projektziele
Zu jedem erfolgreichen Projekt gehört ein übergeordnetes Ziel. Damit wird die Frage nach dem „Warum und wofür“ Ihrer Arbeit beantwortet. Außerdem hilft es dabei, dass alle ihr gemeinsames Ziel vor Augen haben und darauf hinarbeiten.
Wenn Sie definieren, was Sie im Laufe des Projektlebenszyklus erreichen möchten, erhalten Sie wertvollen Kontext für sich, Ihr Team und Ihre Stakeholder. Hierbei sollte es sich um den ersten Schritt der Projektplanung handeln, da so die späteren Schritte zum endgültigen Festlegen des Projektumfangs klarer werden.
Ohne eine eindeutige Zielsetzung kommen Sie bei Ihrem Projekt leicht vom Kurs ab oder verlieren das Ziel aus den Augen.
2. Input aus Ihrem Team
Ihr Team ist Ihre wichtigste Ressource und nützlichste Wissensquelle. Die Teammitglieder verfügen über die benötigte Erfahrung und können Ihnen sagen, wie lange bestimmte Aufgaben normalerweise dauern und wie verschiedene Ergebnisse zusammenhängen. Nutzen Sie die Expertise Ihres Teams für Folgendes:
- Realistische Zeitrahmen und Ziele
- Erwartungen während des Projekts, besonders im Hinblick auf Feedback von Ihrem Team
- Ausnahmen: Hat ein Stakeholder um etwas gebeten, das normalerweise nicht zum Umfang des Projekts gehört?
Mithilfe Ihres Teams wird es viel einfacher, Meilensteine für Ihr Projekt sowie eine sinnvolle Roadmap festzulegen.
Tools wie Dropbox Paper helfen Ihrem Projektteam, beim Erstellen von Dokumenten zum Projektumfang zusammenzuarbeiten. Die Teammitglieder können direkt im Paper-Dokument Kommentare hinzufügen und Fragen stellen. Dies verbessert die Kommunikation in der Gruppe und macht das jeweilige Projekt verständlicher.
Wenn Ihr Team darüber hinaus zusammen in Dropbox arbeitet, liegen alle benötigten Materialien sicher an einem zentralen Ort.
3. Definieren der Meilensteine und der Roadmap des Projekts
Mit Meilensteinen schaffen Sie eine klare Struktur für Ihr Projekt. Sie sind eines der wichtigsten Teile des Arbeitsumfangs. Sie dienen als Prüfpunkte, anhand derer Stakeholder den Fortschritt nachverfolgen und sicherstellen können, dass das Projekt im Zeitplan liegt.
Darüber hinaus können Stakeholder im Dokument zum Projektumfang unter anderem sehen, wann wichtige Teile des Projekts abgeschlossen sein werden und wann Meetings stattfinden. Sie können die Meilensteine in eine Roadmap mit festen Start- und Enddaten für das gesamte Projekt sowie Deadlines für bestimmte Aufgaben und Ergebnisse einbinden.
Ein Plan mit Meilensteinen kann einer schleichenden Umfangsausweitung vorbeugen. Dabei werden die Anforderungen oder Ergebnisse immer mehr und übersteigen irgendwann den ursprünglichen Projektumfang. Stakeholder können mögliche Risiken oder Probleme schon früh erkennen und rechtzeitig Korrekturen am Zeitplan vornehmen, wenn sie über einen klaren Workflow und eine Roadmap zu Projektabwicklung und -abschluss verfügen.
Um das Festlegen des Projektumfangs zu beschleunigen, bietet Dropbox Paper verschiedene kostenlose Vorlagen für unterschiedliche Projekttypen an, z. B. für Markteinführungspläne, Produkt-Roadmaps, Content-Kalender und Videoproduktionspläne.
4. Verwalten relevanter Informationen
Wenn Sie alle Informationen und Input von den Projektmitarbeitenden gesammelt haben, müssen Sie sie in einem Dokument zum Projektumfang kombinieren.
Das Dokument sollte folgende wichtige Details enthalten:
- Projektname und -beschreibung
- Deadline
- Manager oder Projektbesitzer
- Weitere Teammitglieder, die an dem Projekt mitarbeiten, sowie ihre Rollen und Verantwortlichkeiten
- Projektziel
- Arbeitsergebnisse
- Im Umfang enthaltene Aufgaben
- Nicht im Umfang enthaltene Aufgaben
- Einschränkungen und Überlegungen
- Vorhandene Ressourcen
Best Practices zum Nutzen eines Dokuments zum Projektumfang
Zusätzlich zum Erstellen eines Dokuments zum Projektumfang gibt es weitere Best Practices, mit deren Hilfe Sie diesen Umfang wirkungsvoll festlegen können. Dazu zählen:
- Möglichst präzises Formulieren der Details des Projektumfangs, einschließlich der messbaren Maßnahmen im Hinblick auf die Berichterstattung zum Erfolg des Projekts
- Definieren der wichtigen Aspekte wie Ziele und Arbeitsergebnisse vor dem Optimieren des Projektzeitplans und des Ressourcenmanagements auf deren Basis
- Lernen aus vorherigen Projekten, um den Projektumfang möglichst genau festzulegen
- Identifizieren von Einschränkungen, Grenzen oder Ausnahmen sowie Ergebnissen des Projekts, um leicht Zustimmung relevanter Projektbeteiligter zu erhalten
So legen Sie den Projektumfang stets klar und effizient fest
Dropbox ist der ideale zentrale Ort zum Speichern und Verwalten Ihrer Projektdateien. Außerdem können Sie mit Dropbox auch Feedback zu ihnen erhalten. Erhöhen Sie das Vertrauen der Stakeholder, indem Sie sie schnell über Projektupdates und -fortschritte informieren und sie während des gesamten Projektlebenszyklus auf dem Laufenden halten.
Mit einem zentralen Speicher- und Verwaltungsort können Sie und Ihr Team das Projektmanagement optimieren und haben mehr Zeit, eine gute Projektstrategie zu entwickeln und umzusetzen, denn so sind alle Dokumente immer vorhanden und Ihre Projektmaterialien gespeichert.
