Die besten Produktivitäts-Apps

Entdecken Sie einige der besten Mobilgeräte- und Desktop-Apps für Effizienz- und Produktivitätssteigerungen.

Eine Person, die mehrere Produktivitätsanwendungen in Dropbox anzeigt

Die besten Produktivitäts-Apps für Zeitmanagement und Aufgabenverwaltung

In einer Zeit, in der man so leicht abgelenkt werden kann, brauchen wir Tools, die sowohl unsere private als auch unsere berufliche Produktivität verbessern. Es gibt heute unzählige Apps, die alle von sich behaupten, genau dafür zu sorgen – was bereits die Auswahl der besten Apps wiederum zu einer Ablenkung macht.

Wenn Sie Unterstützung bei der Verwaltung von Workflows, Ihrer Zeit oder Ihrem Fokus benötigen, sind die folgenden Apps effektive Tools zur Verbesserung der privaten und beruflichen Produktivität.

Viele dieser Apps sind als kostenlose sowie kostenpflichtige Version mit Zusatzfunktionen verfügbar. Einige der beschriebenen Funktionen sind daher kostenpflichtig.

1. Zapier (Web-App, Browser-Erweiterung)

Während es sich bei den meisten Apps in dieser Liste um kostenlose Produktivitäts-Apps für iPhones, Android-Geräte und Desktops handelt, wird Zapier ausschließlich als Web-App und Chrome-Erweiterung angeboten.

Zapier ist keine echte App. Zapier ist eine Automatisierungsplattform, die Daten zwischen den Apps verschiebt, die Sie täglich verwenden. Damit sparen Sie Zeit, müssen weniger mühsame Aufgaben ausführen und können sich auf Ihre wichtigsten Arbeiten konzentrieren. Die automatisierten Workflows von Zapier werden als Zaps bezeichnet. Einen Zap können Sie entweder völlig neu erstellen oder aus einer Bibliothek vorgefertigter Vorlagen auswählen – hierzu ist kein Code erforderlich.

Mit Zapier können Sie Dropbox mit Tausenden der beliebtesten Apps verbinden, um Ihre Produktivität zu steigern. Hier sind ein paar Ideen, die Ihnen den Einstieg erleichtern:

Neue E-Mail-Anhänge in Dropbox speichern
In Dropbox gespeicherte Videos sofort auf YouTube hochladen
Für jeden neuen Dropbox-Upload eine neue Zeile zu einer Google Tabelle hinzufügen
Eingehende E-Mails als Dateien in Dropbox sichern

2. Trello (iOS, Android, Web-App)

Trello macht die Verwaltung der Arbeit einfach, unkompliziert und attraktiv. Sie können Projekte auf unterhaltsame, flexible und bereichernde Weise organisieren und priorisieren. Die intuitiven Boards, Listen und Karten von Trello erleichtern das Organisieren von Ideen und das Verfolgen der Fortschritte.

Nehmen wir beispielsweise an, Ihr Marketingteam verwaltet seinen Redaktionskalender in Trello. Es kann Listen für jeden Schritt im Prozess erstellen – zum Beispiel „Ideen“, „Schreiben“, „Lektorieren“ und „Veröffentlichen“ – und dann für jeden Artikel eine Karte hinzufügen. Karten können Teammitgliedern zugewiesen werden und können Termine für die Fälligkeit der einzelnen Prozessschritte sowie alle Anhänge für Dropbox-Dateien und Dropbox Paper-Dateien enthalten. So wird alles an einem zentralen Ort organisiert und Sie müssen sich nicht durch endlose E-Mail-Unterhaltungen wühlen, um Ihre Arbeit zu erledigen.

Das ist natürlich erst der Anfang. Dank seiner Flexibilität kann Trello für jedes Team angepasst werden. Und mit über 150 Integrationen in Ihre bevorzugten Apps und Dienste mit Power-Ups und integrierter Automatisierung ist Trello das Produktivitätszentrum für Teams auf der ganzen Welt.

Integrieren Sie Ihr Dropbox-Konto in Trello , um Dateien und Ordner direkt aus Dropbox an Trello-Karten anzuhängen, in Trello eine Vorschau der angehängten Dropbox-Dateien anzuzeigen und die Trello-Aktivitäten für alle angehängten Dropbox-Dateien direkt in Dropbox zu sehen.

3. Slack (macOS, Windows, Linux, iOS, Android, Web-App, Browser-Erweiterung)

Slack gilt schon lange als Produktivitätsmotor, der von großen Unternehmen als essenzielle Komplettlösung für die effiziente, produktive Zusammenarbeit im Team propagiert wird.

Erstellen Sie Kanäle für Teams und Projekte und nutzen Sie Spezialwerkzeuge, um die Zusammenarbeit zu verbessern. Kanäle optimieren nicht nur die interne Kommunikation, Sie können darüber auch mit Partnern außerhalb Ihres Unternehmens zusammenarbeiten, zum Beispiel mit Kunden, Partnern und Dienstleistern.

Mit Slack können Sie Sprach- und Videoanrufe tätigen, Kanäle für Projekte erstellen, Bildschirme freigeben und Dateien versenden – all dies in einer zentralen App, die Remote-Teams eine reibungslose Kommunikation ermöglicht.

Mit App-Erweiterungen können Sie Ihr Dropbox-Konto nahtlos in Slack integrieren, um Slack-Unterhaltungen in Dropbox zu starten, Dateien per Mausklick direkt aus Dropbox an Slack zu senden und Dropbox Paper-Dateien zu synchronisieren, damit Sie diese direkt in Slack veröffentlichen, als Vorschau anzeigen und bearbeiten können.

4. Asana (Browser-Erweiterung, iOS, Android)

Asana verbessert die Produktivität mit einer breiten Palette von Arbeitsverwaltungstools, mit denen Sie ein Projekt vom Start bis zum Abschluss verfolgen können – mit Funktionen für die Nachverfolgung, die Kommunikation, das Teammanagement und vieles mehr.

In Asana können Sie für jedes Team oder jede Abteilung in Ihrem Unternehmen unterschiedliche Gruppen erstellen. Anschießend erstellen Sie Projekte, zu denen Sie Aufgaben und Teilaufgaben sowie einen Zeitrahmen oder einen Fälligkeitstermin hinzufügen können. Aufgaben und Projekte können Sie bestimmten Teams oder Einzelpersonen zuweisen, Aufgaben mit Zusatzinformationen oder Anweisungen kommentieren und andere Teamkollegen als Follower hinzufügen, die über alle Aktualisierungen informiert werden.

Indem Sie Meilensteine hinzufügen, bleiben die Projektziele jederzeit klar. Mithilfe von Abhängigkeiten weiß jeder, welche Aufgaben erledigt werden müssen, damit andere loslegen können. Zeitpläne erleichtern den vollständigen Überblick und die Analyse eines Projekts und vieles mehr.

Das ist eine stark verkürzte Zusammenfassung dessen, was Asana zu bieten hat. Es gibt jedoch viele raffinierte, intuitive Funktionen in dieser App, mit denen das Projektmanagement zum Kinderspiel wird. Von der Zeiterfassung über das Proofing, die Terminplanung bis hin zu Notizen deckt Asana alle Bedürfnisse ab.

Wenn Sie Asana mit Dropbox verbinden, können Sie Dropbox-Dateien direkt über Asana anhängen und freigeben, wodurch das Programm noch effizienter wird.

5. HelloSign (Web-App, API, iOS, Android)

Die Zeiten sind vorbei, in denen Dokumente ausgedruckt, unterzeichnet, gescannt und an den nächsten Unterzeichner geschickt werden mussten. Mit HelloSign, einem Dropbox-Unternehmen, können Sie Dokumente digital signieren und damit viel Zeit sparen und den Prozess vereinfachen. Dies ist besonders heute nützlich, wo es unwahrscheinlich ist, dass sich alle Unterzeichner an einem Arbeitsplatz befinden.

HelloSign können Sie für jedes beliebige Dokument verwenden, seien es vertrauliche Unterlagen, Miet- oder Arbeitsverträge. Mit 17 akzeptierten Dateitypen können Sie nahezu alles, was möglicherweise eine Signatur erfordert, über HelloSign versenden. Elektronische Signaturen über HelloSign sind rechtsverbindlich und hochgradig verschlüsselt. Sie können daher sicher sein, dass alles rechtmäßig ist und Ihre persönlichen Daten sicher sind.

Sie können Massenanfragen senden: Entweder in einer bestimmten Reihenfolge, in der ein Dokument erst nach der Unterschrift einer Person an die nächste geschickt wird. Oder an alle gleichzeitig. Die Empfänger müssen sich lediglich anmelden, das Dokument lesen und ihre elektronische Unterschrift hinzufügen. Anschließend wird das Dokument automatisch an Sie zurückgeschickt – unterzeichnet, versiegelt und sofort zugestellt.

Sie können den Prozess weiter optimieren, indem Sie Vorlagen erstellen oder vorgefertigte Vorlagen nutzen und per Mausklick benutzerdefinierte Logos hinzufügen und das Branding anpassen.

Mit Tools für die Teamverwaltung können Sie unterschiedlichen Gruppen oder Einzelpersonen Zugriff gewähren, optionale, erforderliche und CC-Unterzeichner festlegen, Erinnerungen einrichten, um sicherzustellen, dass alles rechtzeitig unterzeichnet wird, und vieles mehr.

Mit der HelloSign-Erweiterung für Dropbox können Sie Dokumente direkt aus Dropbox zur Unterschrift versenden. Diese werden, sobald sie unterschrieben sind, automatisch für Sie in Dropbox gespeichert.

6. Dropbox Passwords (Browser-Erweiterung, macOS, Windows, iOS, Android)

Wir würden viel Zeit sparen, wenn wir uns nicht ständig Passwörter für die unzähligen Konten merken müssten, bei denen wir uns beruflich und privat anmelden müssen. Ein Passwort ist schnell vergessen – besonders heute, wo wir uns mehr Passwörter denn je merken müssen, die außerdem regelmäßige aktualisiert werden müssen.

Dropbox Passwords ist eine leistungsstarke neue App für die Passwortverwaltung. Es mag zwar abschreckend klingen, alle Passwörter an einem Ort zu speichern, Ihre vertraulichen Daten sind dort jedoch hochgradig verschlüsselt und extrem sicher und nur Sie können darauf zugreifen. Passwörter bieten einen zusätzlichen Schutz, um persönliche Informationen online zu schützen.

Fügen Sie zu Dropbox Passwords Konten mit den Nutzernamen, Passwörtern und allen anderen Informationen hinzu, die Sie sich merken müssen. Oder importieren Sie eine CSV-Datei mit all Ihren Konten. Dropbox Passwords kann auch sichere Passwörter für Sie generieren, damit Sie sich keine Gedanken machen müssen, wenn Sie wieder einmal ein Passwort aktualisieren müssen. Sie können Profile für Kreditkarten erstellen, um schnell und einfach online einzukaufen. Und Sie können Offline-Daten wie Türcodes, ärztliche Rezepte und WLAN-Passwörter hinzufügen.

Die App speichert Ihre Passwörter sicher. Und wenn Sie sich bei einem der Konten anmelden, die Sie hinzugefügt haben, werden die Anmeldefelder automatisch für Sie ausgefüllt.

Nach dem Einrichten können Benachrichtigungen über Passwortverstöße aktiviert werden, um eine zusätzliche Ausfallsicherheit zu gewährleisten.

Bei einem Verstoß erhalten die Nutzer von Dropbox Passwords eine Warnmeldung, wenn ihre Kontoinformationen gefährdet sind. Außerdem erhalten sie Anweisungen, wie sie schnell auf Betrug, Diebstahl und Sicherheitsverstöße reagieren können.

7. IFTTT (nur für Android- und iOS-Geräte)

IFTTT ist eine intuitive Produktivitäts-App. Sie wird buchstäblich für Sie produktiv.

IFTTT legt automatisierte, bedingte Funktionen auf der Grundlage eines Wenn-Dann-Modells fest. Mit den vorgefertigten IFTTT-Applets wird, wenn an einem Ort etwas passiert, an einem anderen Ort eine bestimmte Aktion durchgeführt. Dies verläuft ähnlich wie bei Zapier, allerdings einfacher.

Sie können zum Beispiel Songs von YouTube automatisch zu Spotify-Wiedergabelisten hinzufügen lassen, sobald Sie Videos „liken“. Integrieren Sie IFTTT in Smart-Home-Technologie, damit zum Beispiel Ihre Heizung eingeschaltet wird, sobald Sie sich Ihrer Straße nähern. Sobald Sie auf einem Facebook-Foto getaggt werden, kann IFTTT dies in Dropbox speichern.

Dieser Automatisierungsgrad steigert zweifellos die Produktivität, da sich die App um Aufgaben kümmert, für die Sie keine wertvolle Zeit und Ressourcen verschwenden müssen.

IFTTT funktioniert mit vielen Smart-Home-Geräten und mobilen Apps, die nicht mit Zapier zusammenarbeiten, und umgekehrt. IFTTT verfügt über eine bessere Smartphone-Funktionalität, während Zapier schwerpunktmäßig auf dem Desktop arbeitet, sodass beide auf ihre eigene Weise praktisch sind.

Dropbox zur Produktivitätssteigerung verwenden

Dropbox verbessert auch die Produktivität mit Tools, die das Projektmanagement, die Dateiverwaltung und die Remote-Zusammenarbeit erleichtern. Mit Dropbox können Sie jedes Projekt von der frühen Strategiephase über die Produktion bis zum Feedback und darüber hinaus bringen – all dies an einem zentralen Ort.

Verwenden Sie die kostenlose App auf jedem Gerät – Apple, Microsoft oder einem anderen –, um von überall auf Ihre Arbeit zuzugreifen, daran zu arbeiten und sie zu verwalten, während Ihre Daten geschützt sind. Erstellen Sie Projektpläne und Aufgabenlisten, machen Sie Notizen, hinterlassen Sie Echtzeit-Feedback, und halten Sie die Beteiligten mit den verschiedenen Dropbox-Tools für die Kommunikation und die Zusammenarbeit auf dem Laufenden.

Alle oben genannten Produktivitäts-Apps können problemlos in Ihr Dropbox-Konto integriert werden. Damit können Sie Arbeitsabläufe wirklich optimieren, die Transparenz und Effizienz verbessern und so die Produktivität am Arbeitsplatz steigern.