Os melhores aplicativos de produtividade para gerenciamento de tempo e tarefas
Em um momento em que nunca foi tão fácil se distrair, precisamos de ferramentas que facilitem a produtividade pessoal e profissional. Hoje em dia, existem inúmeros aplicativos que afirmam fazer exatamente isso, o que torna escolher um deles mais uma distração.
Não importa se você precisa de ajuda para gerenciar fluxos de trabalho, tempo ou foco, os aplicativos abaixo são ferramentas eficazes para impulsionar a produtividade tanto para o uso profissional como o pessoal.
Muitos desses aplicativos oferecem uma versão gratuita juntamente com alternativas pagas com recursos adicionais, por isso vale a pena notar que alguns recursos descritos têm um custo.
1. Zapier (aplicativo web, extensão do navegador)
Embora esta lista abranja principalmente aplicativos gratuitos de produtividade para iPhone, Android e desktop, Zapier existe apenas como um aplicativo web e extensão do Chrome.
O Zapier não é realmente um aplicativo. É uma plataforma de automação que move informações entre os aplicativos que você usa todos os dias, para que você possa economizar tempo, reduzir tarefas entediantes e se concentrar em seu trabalho mais importante. Os fluxos de trabalho automatizados do Zapier são chamados de **Zaps**, e você pode criar um Zap do zero ou escolher de uma biblioteca de modelos pré-criados, sem necessidade de código.
Com o Zapier, você pode conectar o Dropbox a milhares dos aplicativos mais populares para impulsionar a produtividade. Aqui estão algumas ideias para você começar:
- Salve novos anexos de e-mail no Dropbox
- Envie vídeos salvos no Dropbox instantaneamente para o YouTube
- Adicione uma nova linha a uma Planilha do Google para cada novo envio do Dropbox
- Faça backup de e-mails recebidos como arquivos no Dropbox
2. Trello (iOS, Android, aplicativo web)
O Trello torna o gerenciamento de trabalho simples, digerível e atraente, permitindo que você organize e priorize projetos de forma divertida, flexível e gratificante. Os quadros, listas e cartões intuitivos do Trello facilitam a organização de ideias e o acompanhamento de um projeto.
Por exemplo, digamos que sua equipe de marketing esteja gerenciando o calendário editorial no Trello. Ela pode criar listas para cada etapa do processo, como “Ideias”, “Redação”, “Edição” e “Publicado” e, em seguida, adicionar um cartão para cada artigo. Os cartões podem ser atribuídos a membros da equipe, podem ser incluídas datas para o vencimento de cada etapa do processo e todos os anexos de arquivos do Dropbox e do Dropbox Paper. Com isso, tudo fica organizado em um local central, para que você não precise vasculhar infinitas trocas de e-mail para conseguir fazer as coisas.
Claro, isso é só o começo. A flexibilidade do Trello permite que ele se adapte a qualquer equipe. Além disso, com mais de 150 integrações aos seus aplicativos e serviços favoritos com Power-Ups e automação integrada, o Trello se torna o hub de produtividade para equipes de todos os lugares.
Integre sua conta do Dropbox com o Trello para anexar arquivos e pastas aos cartões do Trello diretamente do Dropbox, pré-visualizar arquivos anexados do Dropbox sem sair do Trello e ter atividade do Trello para qualquer arquivo do Dropbox anexado refletida diretamente no Dropbox.
3. Slack (macOS, Windows, Linux, iOS, Android, aplicativo web, extensão de navegador)
O Slack tem sido uma potência de produtividade, destacado pelas grandes corporações como uma solução completa essencial para facilitar a colaboração eficiente e produtiva da equipe.
Crie canais para equipes e projetos e aproveite ferramentas especializadas para estimular a colaboração. Os canais não só simplificam a comunicação internamente, como também permitem que você colabore com parceiros fora da sua empresa, incluindo clientes, parceiros ou prestadores de serviços.
Possibilitando uma comunicação fluida para equipes remotas, o Slack permite que você faça chamadas de voz e vídeo, crie canais para projetos, compartilhe telas e envie arquivos com facilidade, para que tudo aconteça em um aplicativo abrangente.
As extensões de aplicativos contínuas permitem que você integre sua conta do Dropbox com o Slack para iniciar conversas do Slack no Dropbox, enviar arquivos para o Slack diretamente do Dropbox clicando em um botão e sincronizar arquivos do Dropbox Paper para que você possa publicar, visualizar e editar dentro do próprio Slack.
4. Asana (extensão do navegador, iOS, Android)
O Asana facilita a produtividade com uma enorme variedade de ferramentas de gerenciamento de trabalho, ajudando você a ver um projeto do início ao fim com recursos que reforçam o rastreamento, a comunicação, o gerenciamento da equipe e muito mais.
No Asana, você pode criar grupos diferentes para cada equipe ou departamento em sua empresa. Depois, pode criar projetos e, dentro desses projetos, pode adicionar tarefas e subtarefas e um cronograma ou prazo para cada um delas. Você pode atribuir tarefas e projetos a equipes ou pessoas específicas, comentar tarefas com informações ou instruções extras e adicionar outros colegas de equipe como seguidores para que sejam notificados sobre quaisquer atualizações.
Adicione marcos para que os objetivos do projeto estejam sempre claros, dependências para que todos saibam quais tarefas devem ser concluídas para que outras comecem, linhas do tempo para proporcionar uma visão geral completa e de fácil análise de um projeto e muito mais.
Esse é um resumo sobre o que o Asana tem para oferecer, mas há muitos recursos mais intrincados e intuitivos dentro do aplicativo que simplificam o gerenciamento de projetos. O Asana abrange todos os aspectos de um projeto: rastreamento de tempo, conferência, cronograma, tomada de notas e muito mais.
Ao conectar o Asana ao Dropbox, você pode anexar e compartilhar arquivos do Dropbox diretamente pelo Asana, tornando-o ainda mais eficiente.
5. HelloSign (aplicativo web, API, iOS, Android)
Ficaram para trás os dias em que os documentos precisavam ser impressos, assinados, digitalizados e enviados para o próximo signatário. O HelloSign, uma empresa do Dropbox, permite que você assine digitalmente documentos, economizando muito tempo e simplificando o processo, o que é especialmente útil nos dias de hoje, quando reunir todos os signatários em um único espaço de trabalho é muito improvável.
Você pode usar o HelloSign para qualquer documento: NDAs, contratos de locação, contratos de trabalho. Com 17 tipos de arquivos aceitos, você pode enviar praticamente qualquer coisa que possa exigir uma assinatura pelo HelloSign. As assinaturas eletrônicas no HelloSign são juridicamente vinculativas e altamente criptografadas, para que você possa ter certeza de que tudo é legítimo e que seus dados pessoais estão seguros.
Você pode enviar solicitações em massa, seja em uma ordem específica, assim somente quando uma pessoa assina o documento ele é enviado para a próxima pessoa, ou para todas de uma vez. Os destinatários só precisam fazer login, ler o documento, adicionar a assinatura eletrônica, e o documento será automaticamente devolvido a você, assinado e entregue em um instante.
Simplifique ainda mais o processo criando ou usando modelos pré-existentes e adicione logotipos personalizados e identidade visual com o clique de um botão.
As ferramentas de gerenciamento de equipe permitem que você conceda acesso a diferentes grupos ou indivíduos, defina signatários opcionais, obrigatórios e em cópia, configure lembretes para garantir que tudo seja assinado oportunamente e muito mais.
Com a extensão HelloSign para Dropbox, você pode enviar documentos para assinaturas diretamente do próprio Dropbox e, uma vez assinados, eles serão salvos no seu Dropbox automaticamente.
6. Dropbox Passwords (extensão do navegador, macOS, Windows, iOS, Android)
Economizaríamos muito tempo se não precisássemos lembrar constantemente as senhas das inúmeras contas que temos que fazer login em nossa vida profissional e pessoal. É fácil esquecer uma senha, especialmente nos dias atuais em que temos inúmeras delas, o que também requer atualizações regulares.
O Dropbox Passwords é um novo e poderoso aplicativo de gerenciamento de senhas. Embora possa parecer assustador salvar todas as suas senhas em um só lugar, seus dados privados são altamente criptografados e extremamente protegidos, só você pode acessá-los. O Passwords proporciona uma camada extra de proteção para informações pessoais on-line.
Adicione contas ao Dropbox Passwords com nomes de usuário, senhas e qualquer outra informação que precise ser lembrada, ou importe um CSV com todas as suas contas de uma só vez. O Dropbox Passwords também pode gerar senhas fortes para você, assim, sempre que precisar atualizar uma, não precisará se preocupar. Você pode criar perfis para cartões de crédito para compras on-line rápidas e fáceis e adicionar dados off-line, como códigos de portais, prescrições e senhas Wi-Fi.
O aplicativo armazena suas senhas de forma segura e, ao entrar em qualquer conta adicionada, ele preencherá automaticamente os campos de login para você.
Depois de tudo configurado, as notificações de violação de senha podem ser habilitadas para fornecer uma proteção adicional contra falhas.
Em caso de violação, os usuários do Dropbox Passwords receberão alertas quando os detalhes de suas contas estiverem em risco, com instruções sobre como responder rapidamente a fraudes, roubos e violações de segurança.
7. IFTTT (apenas dispositivos Android e iOS)
O IFTTT é um aplicativo de produtividade intuitivo. Será literalmente produtivo em seu nome.
O IFTTT estabelece funções condicionais automatizadas com base em seu modelo “Se isso, então aquilo”. Com os “Applets” pré-construídos do IFTTT, se uma coisa acontecer em um lugar, então uma ação específica será tomada em outro, semelhante ao Zapier, mas mais simples.
Por exemplo, você pode adicionar músicas do YouTube automaticamente às playlists do Spotify sempre que curtir vídeos. Integre o IFTTT com a tecnologia de casa inteligente para que você possa, por exemplo, ter seu aquecimento ligado sempre que estiver chegando na sua rua. Sempre que você for marcado em uma foto do Facebook, o IFTTT poderá salvá-la no Dropbox.
Esse nível de automação, sem dúvida, aumenta a produtividade, cuidando de tarefas para as quais você não deve ter que abrir mão de tempo e recursos valiosos.
O IFTTT funciona com muitos dispositivos domésticos inteligentes e aplicativos móveis que o Zapier não funciona e vice-versa, e tem a melhor funcionalidade do smartphone, enquanto o Zapier funciona predominantemente no desktop, então ambos são úteis de jeitos diferentes.
Usar o Dropbox para ajudar a produtividade
O Dropbox também é um impulsionador de produtividade, com ferramentas que facilitam o gerenciamento de projetos, o gerenciamento de arquivos e a colaboração remota. Com o Dropbox, você pode levar qualquer projeto desde os estágios iniciais da estratégia até a produção e o feedback e além: tudo em um só espaço.
Use o aplicativo gratuito em qualquer dispositivo (Apple, Microsoft ou outro) para acessar, editar e gerenciar o seu trabalho a partir de qualquer lugar, mantendo os seus dados seguros. Crie planos de projeto, listas de tarefas, faça anotações, deixe comentários em tempo real e mantenha as partes interessadas informadas com a ampla variedade de ferramentas de comunicação e colaboração do Dropbox.
Todos os aplicativos de produtividade acima mencionados podem ser facilmente integrados à sua conta do Dropbox, o que significa que você pode realmente simplificar fluxos de trabalho, melhorar a visibilidade e a eficiência e, por sua vez, aumentar a produtividade no local de trabalho.