De beste productiviteitsapps voor tijd- en taakbeheer
We leven in een tijd waarin het risico op afleiding groter is dan ooit. Daarom hebben we tools nodig die zowel onze persoonlijke als professionele productiviteit stimuleren. Er zijn tegenwoordig ontelbare productiviteitsapps, waardoor het zoeken van de beste een afleiding op zich is.
Onderstaande apps zijn effectieve tools voor het stimuleren van je persoonlijke en professionele productiviteit, of je nu hulp nodig hebt bij het beheren van workflows, tijd of concentratie.
Veel van deze apps bieden zowel een gratis versie als een betaald alternatief met uitgebreidere functies. Hou er dus rekening mee dat sommige van onderstaande items kosten met zich meebrengen.
1. Zapier (webapp, browserextensie)
Hoewel de meeste gratis productiviteitsapps in deze lijst geschikt zijn voor iPhone, Android en desktop, is Zapier alleen beschikbaar als webapp en Chrome-extensie.
Zapier is eigenlijk geen app. Het is een automatiseringsplatform dat gegevens verplaatst tussen de apps die je dagelijks gebruikt, waardoor je tijd bespaart, het aantal vervelende taken vermindert en je kunt richten op je belangrijkste werkzaamheden. De geautomatiseerde workflows van Zapier worden **Zaps** genoemd en je kunt een Zap ofwel van A tot Z zelf maken of een sjabloon uit de bibliotheek kiezen. Kennis van programmeren is niet nodig.
Met Zapier kun je Dropbox met duizenden populaire apps verbinden en je productiviteit een boost geven. Hier zijn een paar ideeën om je op weg te helpen:
- Nieuwe e-mailbijlagen in Dropbox opslaan
- In Dropbox opgeslagen video's rechtstreeks naar YouTube uploaden
- Voor elke nieuwe Dropbox-upload een nieuwe rij aan een Google-spreadsheet toevoegen
- Inkomende e-mails als bestanden in Dropbox opslaan
2. Trello (iOS, Android, webapp)
Trello maakt het beheren van werkzaamheden eenvoudig, overzichtelijk en aantrekkelijk, doordat je projecten op een leuke, flexibele en lonende manier kunt organiseren en prioriteren. Met de intuïtieve borden, lijsten en kaarten van Trello kun je gemakkelijk ideeën ordenen en de voortgang bijhouden.
Stel dat je marketingteam de redactionele agenda bijhoudt in Trello. Vervolgens maken ze voor elke stap van het proces een lijst, zoals 'Ideeën', 'Schrijven', 'Redigeren' en 'Gepubliceerd', en voegen ze voor elk artikel een kaart toe. Deze kaarten kunnen aan leden van het team worden toegewezen, samen met de datums waarop elke stap van het proces moet zijn voltooid. Bovendien kunnen alle bijlagen van Dropbox- en Dropbox Paper-bestanden worden toegevoegd. Zo blijft alles georganiseerd op één centrale locatie, waardoor je niet eindeloze e-mailgesprekken hoeft door te spitten om dingen gedaan te krijgen.
Natuurlijk is dit slechts een tipje van de sluier. Door de flexibiliteit van Trello kan deze tool op elk team worden afgestemd. Dankzij de ruim 150 integraties met je favoriete apps en services met Power-Ups en ingebouwde automatisering, is Trello dé productiviteitshub voor teams over de hele wereld.
Integreer je Dropbox-account met Trello om rechtstreeks vanuit Dropbox je bestanden en mappen aan Trello-kaarten toe te voegen en voorbeelden van bijgevoegde Dropbox-bestanden te bekijken zonder Trello te verlaten. Bovendien worden alle Trello-activiteiten rondom bijgevoegde Dropbox-bestanden direct in Dropbox weergegeven.
3. Slack (macOS, Windows, Linux, iOS, Android, webapp, browserextensie)
Slack is een toonaangevende productiviteitsapp die door vele grote bedrijven wordt beschouwd als een allesomvattende oplossing voor het mogelijk maken van een efficiënte, productieve teamsamenwerking.
Maak kanalen voor teams en projecten, en profiteer van gespecialiseerde tools die de samenwerking stimuleren. Kanalen zorgen niet alleen voor een gestroomlijnde interne communicatie, maar bieden je ook de mogelijkheid om met externe partijen samen te werken, zoals klanten, partners en dienstverleners.
Slack maakt een vlotte communicatie mogelijk voor teams die op afstand werken. In deze uitgebreide app is alles mogelijk, waaronder het plaatsen van spraak- en video-oproepen, het opzetten van kanalen voor projecten, het delen van schermen en het verzenden van bestanden.
Met naadloze app-extensies kun je je Dropbox-account integreren met Slack om in Dropbox Slack-gesprekken te starten, bestanden rechtstreeks vanuit Dropbox naar Slack te verzenden en Dropbox Paper-bestanden te synchroniseren, zodat je deze in Slack kunt publiceren, bekijken en bewerken.
4. Asana (browserextensie, iOS, Android)
Asana vergemakkelijkt de productiviteit met een enorm aantal tools voor werkbeheer. Met Asana heb je een volledig overzicht van een project en profiteer je van functies die onder meer het bijhouden van de voortgang, de communicatie en het teambeheer ondersteunen.
In Asana kun je voor elk team of elke afdeling van jouw bedrijf een andere groep maken. Vervolgens maak je projecten, waaraan je taken en onderliggende taken kunt toevoegen. Verder is het mogelijk om voor elke taak een tijdsbestek of deadline in te stellen. Daarnaast kun je taken en projecten aan specifieke teams of personen toewijzen, opmerkingen met extra informatie of instructies plaatsen en andere teamleden als volgers toevoegen, zodat ze van alle ontwikkelingen op de hoogte worden gehouden.
Voeg mijlpalen toe om de doelstellingen van het project helder te houden en maak een schema van de hiërarchie, zodat iedereen weet welke taken moeten worden voltooid voordat een ander kan beginnen. Ook kun je tijdlijnen toevoegen voor een volledig overzicht van een project dat makkelijk toegankelijk en te analyseren is, en nog veel meer.
Dit is slechts een kleine greep uit de mogelijkheden van Asana. De app beschikt over talloze andere kleinere, intuïtieve functies die projectmanagement vereenvoudigen. Tijdregistratie, corrigeren, plannen en aantekeningen maken: Asana kan het allemaal.
Wanneer je Asana met Dropbox verbindt, kun je Dropbox-bestanden aan Asana toevoegen en ze delen, waardoor de app nog efficiënter wordt.
5. HelloSign (webapp, API, iOS, Android)
De tijd waarin documenten moesten worden afgedrukt, ondertekend, gescand en verzonden naar de volgende ondertekenaar, is voorbij. HelloSign is een dochteronderneming van Dropbox en stelt je in staat digitaal documenten te ondertekenen, waardoor je een hoop tijd bespaart. Deze app versimpelt het ondertekeningsproces, wat vooral handig is nu alle ondertekenaars zich waarschijnlijk op een andere locatie bevinden.
Je kunt HelloSign voor elk type document gebruiken, waaronder geheimhoudingsovereenkomsten, huurcontracten en arbeidsovereenkomsten. HelloSign accepteert 17 bestandstypen, waardoor je zo ongeveer alles kunt versturen wat moet worden ondertekend. Digitale handtekeningen die met HelloSign zijn gezet, zijn juridisch bindend en zeer goed versleuteld. Je kunt er dus op vertrouwen dat alles legitiem is en dat jouw persoonsgegevens veilig zijn.
Je kunt massaverzoeken naar iedereen tegelijk versturen of een bepaalde volgorde aanhouden, zodat het document eerst door de ene persoon wordt ondertekend voordat het naar de volgende wordt gestuurd. Ontvangers hoeven zich alleen maar aan te melden, het document te lezen en hun elektronische handtekening toe te voegen. Het document wordt daarna automatisch naar je teruggestuurd.
Stroomlijn het proces verder door bestaande sjablonen te maken of te gebruiken, en voeg met één klik op de knop aangepaste logo's en huisstijlen toe.
Met managementtools voor teams kun je onder meer toegang aan verschillende groepen of individuen verlenen, optionele, vereiste en ge-cc’de ondertekenaars aanwijzen en herinneringen instellen om ervoor te zorgen dat alles op tijd is ondertekend.
Met de HelloSign-extensie voor Dropbox verzend je jouw documenten ter ondertekening rechtstreeks vanuit Dropbox. Documenten worden automatisch in jouw Dropbox opgeslagen zodra ze zijn ondertekend.
6. Dropbox Passwords (browserextensie, macOS, Windows, iOS, Android)
We zouden veel tijd besparen als we niet voortdurend wachtwoorden hoefden te onthouden voor de talloze persoonlijke en werkaccounts waarvoor we ons moeten aanmelden. Een wachtwoord is lastig te onthouden, vooral nu we er meer hebben dan ooit, die ook nog eens regelmatig moeten worden vernieuwd.
Dropbox Passwords is een krachtige nieuwe app voor wachtwoordbeheer. Hoewel het misschien gevaarlijk lijkt om al jouw wachtwoorden op één plek op te slaan, zijn jouw persoonsgegevens zeer goed versleuteld en extreem veilig, waardoor ze echt alleen voor jou toegankelijk zijn. Wachtwoorden geven een extra beschermingslaag om persoonlijke informatie online te beveiligen.
Je kunt aan Dropbox Passwords accounts toevoegen met jouw bijbehorende gebruikersnaam, wachtwoord en andere gegevens die je moet onthouden. Het is ook mogelijk om in één keer een CSV-bestand met al jouw accounts te importeren. Dropbox Passwords kan een sterk wachtwoord voor je maken, waardoor je je geen zorgen hoeft te maken als je er een moet vernieuwen. Je kunt profielen voor creditcards maken om snel en eenvoudig online te winkelen en offlinegegevens toe te voegen, zoals poortcodes, recepten en wifiwachtwoorden.
De app slaat jouw wachtwoorden veilig op en vult automatisch de aanmeldgegevens in voor accounts die je hebt toegevoegd.
Nadat dit is ingesteld, kunnen meldingen voor wachtwoordinbreuken worden ingeschakeld voor extra beveiliging.
Wanneer er inbreuken plaatsvinden, ontvangen gebruikers van Dropbox Passwords waarschuwingen als hun acccountgegevens gevaar lopen. Deze waarschuwingen bevatten instructies waarmee ze snel kunnen reageren op fraude, diefstal en beveiligingsinbreuken.
7. IFTTT (alleen voor Android- en iOS-apparaten)
IFTTT is een intuïtieve productiviteitsapp. Deze app is letterlijk namens jou productief.
IFTTT stelt geautomatiseerde, voorwaardelijke functies samen op basis van het 'indien dit, dan dat'-principe. De vooraf samengestelde 'Applets' van IFTTT zorgen ervoor dat als iets op de ene plek gebeurt, er op een andere plek een specifieke handeling wordt verricht. Deze app is vergelijkbaar met Zapier, maar eenvoudiger.
Zo kun je bijvoorbeeld nummers van YouTube automatisch aan jouw Spotify-afspeellijst laten toevoegen wanneer je een video een vind-ik-leuk geeft. Wanneer je IFTTT met slimme huistechnologie integreert, kun je bijvoorbeeld de verwarming laten inschakelen wanneer je in de buurt van je woning bent. Als je in een Facebook-foto wordt getagd, kan IFTTT deze automatisch in Dropbox opslaan.
Dit niveau van automatisering geeft jouw productiviteit ongetwijfeld een boost, doordat de app taken verricht waaraan jij je waardevolle tijd en middelen niet zou moeten verspillen.
IFTTT werkt met veel slimme huisapparaten en mobiele apps die niet compatibel zijn met Zapier en andersom. Daarnaast beschikt deze app over een betere smartphonefunctionaliteit, terwijl Zapier voornamelijk handig is op de desktop. Ze zijn dus beide handig op hun eigen manier.
Dropbox gebruiken om de productiviteit te verhogen
Dropbox zorgt ook voor productiviteitsverbetering met tools die projectmanagement, bestandsbeheer en samenwerken op afstand vergemakkelijken. Met Dropbox beheer je elk project van de vroege strategiefase naar de productie- en feedbackfase en verder, allemaal in één ruimte.
Gebruik de gratis app op elk apparaat, hetzij van Apple, Microsoft of anders, om vanaf elke locatie je werk te bekijken, te bewerken en te beheren, terwijl je gegevens veilig blijven. Met de verschillende communicatie- en samenwerkingstools van Dropbox maak je projectplannen, takenlijsten, aantekeningen, geef je feedback in realtime en hou je belanghebbenden op de hoogte.
Alle bovengenoemde productiviteitsapps kunnen eenvoudig met jouw Dropbox-account worden geïntegreerd, waardoor je daadwerkelijk jouw workflows stroomlijnt, jouw zichtbaarheid en efficiëntie verhoogt en de productiviteit op de werkplek een boost geeft.