Las mejores aplicaciones de productividad para la administración del tiempo y las tareas
En un momento en que distraerse es más fácil que nunca, necesitamos herramientas que faciliten la productividad tanto a nivel personal como profesional. Hoy en día, existen innumerables aplicaciones que dicen hacer precisamente eso, lo que hace que la elección de las mejores sea una distracción para sí misma.
Ya sea que necesites ayuda para administrar los flujos de trabajo, el tiempo o la concentración, las aplicaciones que se presentan a continuación son herramientas eficaces para impulsar la productividad tanto para el uso profesional como personal.
Muchas de ellas ofrecen su versión gratuita junto con alternativas pagas que ofrecen características adicionales, por lo que merece la pena señalar que algunas de las características descritas tienen un costo.
1. Zapier (aplicación web, extensión de navegador)
Mientras que esta lista cubre mayormente aplicaciones de productividad gratuitas para iPhone, Android y escritorio, Zapier existe solo como una aplicación web y una extensión de Chrome.
Zapier no es realmente una aplicación. Es una plataforma de automatización que mueve información entre las aplicaciones que utilizas a diario para que puedas ahorrar tiempo, reducir las tareas tediosas y centrarte en tu trabajo más importante. Los flujos de trabajo automatizados de Zapier se llaman **Zaps**, y puedes crear un Zap desde cero o elegir de una biblioteca de plantillas diseñadas previamente, sin necesitar tener un código.
Con Zapier, puedes conectar Dropbox a miles de las aplicaciones más populares para aumentar la productividad. Estas son algunas ideas para comenzar:
- Guardar nuevos archivos adjuntos de correo electrónico en Dropbox
- Subir inmediatamente a YouTube los videos que se guardan en Dropbox
- Agregar una nueva fila a una hoja de cálculo de Google para cada carga nueva de Dropbox
- Obtener una copia de seguridad de los correos electrónicos entrantes como archivos en Dropbox
2. Trello (iOS, Android, aplicación web)
Trello hace que la administración del trabajo sea simple, digerible y atractiva, lo que permite organizar y priorizar proyectos de una manera divertida, flexible y gratificante. Las listas, tarjetas y paneles intuitivos de Trello facilitan la organización de ideas y el seguimiento del progreso.
Por ejemplo, supongamos que tu equipo de marketing está gestionando su calendario editorial en Trello. Pueden crear listas para cada paso del proceso, como “Ideas”, “Escribir”, “Editar” y “Publicar”, y luego agregar una tarjeta para cada artículo. Las tarjetas se pueden asignar a los miembros del equipo, incluyen fechas para cuando cada paso del proceso se debe llevar a cabo y todos los archivos adjuntos para los archivos de Dropbox y Dropbox Paper. Esto mantiene todo organizado en un lugar central, así que no necesitas buscar en interminables cadenas de correo electrónico para hacer el trabajo.
Por supuesto, eso es solo el comienzo. La flexibilidad de Trello significa que se puede adaptar a cualquier equipo. Asimismo, con más de 150 integraciones a tus aplicaciones y servicios favoritos con potenciadores y automatización integrada, Trello es el centro de productividad para equipos de todo el mundo.
Integra tu cuenta de Dropbox con Trello para adjuntar archivos y carpetas a las tarjetas de Trello directamente desde Dropbox, obtener una vista previa de los archivos adjuntos de Dropbox sin salir de Trello y lograr que la actividad de Trello para los archivos adjuntos de Dropbox se refleje directamente en Dropbox.
3. Slack (macOS, Windows, Linux, iOS, Android, aplicación web, extensión de navegador)
Desde hace mucho tiempo, Slack ha sido un centro de productividad, impulsado por importantes corporaciones como una solución todo en uno esencial para facilitar la colaboración eficiente y productiva en equipo.
Crea canales para equipos y proyectos, y disfruta de herramientas especializadas para fomentar la colaboración. Los canales no solo agilizan la comunicación interna, sino que también permiten colaborar con socios externos a la empresa, como clientes, socios o proveedores de servicios.
Al permitir una comunicación fluida para los equipos remotos, en Slack puedes hacer llamadas de voz y video, crear canales para proyectos, compartir pantallas y enviar archivos con facilidad, por lo que todo puede suceder en una aplicación completa.
Las extensiones de aplicación perfectas te permiten integrar tu cuenta de Dropbox con Slack para iniciar conversaciones de Slack en Dropbox, enviar archivos a Slack directamente desde Dropbox con solo hacer clic en un botón y sincronizar archivos de Dropbox Paper para que puedas publicar, previsualizar y editar dentro de Slack mismo.
4. Asana (extensión de navegador, iOS, Android)
Asana facilita la productividad con una amplia variedad de herramientas de administración del trabajo y te ayuda a ver un proyecto de principio a fin con características que refuerzan el seguimiento, la comunicación, la administración de equipos y mucho más.
En Asana puedes crear diferentes grupos para cada equipo o departamento de tu empresa. Luego, puedes crear proyectos y, dentro de esos proyectos, puedes agregar tareas y subtareas y un plazo o fecha límite para cada una de ellas. Puedes asignar tareas y proyectos a equipos o individuos específicos, comentar las tareas con información o instrucciones adicionales, y agregar otros compañeros de equipo como seguidores para que se los notifique sobre cualquier actualización.
Agregar hitos para que los objetivos del proyecto estén siempre claros, dependencias para que todos sepan qué tareas se deben completar de modo que otras puedan comenzar, plazos para que una visión general completa de un proyecto sea fácil de acceder y analizar, y mucho más.
Ese es un resumen básico de lo que Asana tiene para ofrecer, pero hay muchas más características intrincadas e intuitivas dentro de la aplicación que hacen que la gestión del proyecto sea algo muy sencillo. Desde el seguimiento del tiempo hasta las pruebas, hasta la programación y la toma de notas, Asana cubre todas las bases.
Cuando vinculas Asana con Dropbox, puedes adjuntar y compartir archivos de Dropbox directamente a través de Asana, lo que lo hace aún más eficiente.
5. HelloSign (aplicación web, API, iOS, Android)
Se acabaron los días en los que es necesario imprimir, firmar, escanear y enviar los documentos al siguiente firmante. HelloSign, una empresa de Dropbox, te permite firmar digitalmente documentos, te ahorra mucho tiempo y simplifica el proceso, lo cual es muy útil en estos días en los que es poco probable que todos los firmantes estén en un mismo espacio de trabajo.
Puedes usar HelloSign para cualquier documento, ya sean acuerdos de confidencialidad, contratos de alquiler, contratos de trabajo. Con 17 tipos de archivos aceptados, puedes enviar casi todo lo que requiera una firma a través de HelloSign. Las firmas electrónicas de HelloSign son legalmente vinculantes y tienen un sólido cifrado, por lo que puedes asegurarte de que todo sea legítimo y de que tus datos personales estén seguros.
Puedes enviar solicitudes masivas, ya sea en un orden particular, así que, solo una vez que una persona firma, se envía a la siguiente, o a todas a la vez. Los destinatarios solo deben acceder, leer el documento, agregar su firma electrónica, y el documento les será devuelto automáticamente, firmado, sellado y entregado en un instante.
Agiliza el proceso aún más creando o usando plantillas preexistentes, y agrega logotipos y marcas personalizadas con solo presionar un botón.
Las herramientas de administración de equipos te permiten conceder el acceso a diferentes grupos o individuos, establecer los firmantes opcionales, obligatorios y que reciben copias, establecer recordatorios para asegurarse de que todo se firme a tiempo, y mucho más.
Con la extensión HelloSign para Dropbox, puedes enviar documentos para su firma directamente desde el propio Dropbox y, una vez firmados, se guardarán en tu Dropbox de manera automática.
6. Dropbox Passwords (extensión de navegador, macOS, Windows, iOS, Android)
Ahorraríamos mucho tiempo si no tuviéramos que recordar constantemente las contraseñas de las innumerables cuentas a las que debemos acceder en nuestra vida profesional y personal. Es fácil olvidar una contraseña, sobre todo en estos días en los que tenemos más contraseñas que nunca, que también requieren actualizaciones periódicas.
Dropbox Passwords es una nueva y potente aplicación de administración de contraseñas. Aunque pueda parecer desalentador guardar todas tus contraseñas en un solo lugar, tus datos privados están fuertemente cifrados y tienen un elevado nivel de protección: solo tú puedes acceder a ellos. Las contraseñas ofrecen una capa adicional de protección para proteger la información personal en línea.
Agrega cuentas a Dropbox Passwords con nombres de usuario, contraseñas y cualquier otra información que debas recordar, o importa un CSV con todas tus cuentas a la vez. Dropbox Passwords puede generar contraseñas seguras para ti también, así que, cuando sea el momento de actualizar una, no tienes que preocuparte. Puedes crear perfiles para tarjetas de crédito para realizar compras en línea de forma rápida y sencilla, y agregar datos sin conexión, como códigos de puertas, recetas y contraseñas de Wi-Fi.
La aplicación almacena tus contraseñas de forma segura y, cuando inicias sesión en cualquier cuenta que hayas agregado, rellenará automáticamente los campos de inicio de sesión por ti.
Una vez que todo esté configurado, las notificaciones de violación de contraseña se pueden habilitar para proporcionar una protección adicional contra fallas.
En caso de violación, los usuarios de Dropbox Passwords recibirán alertas cuando los detalles de su cuenta estén en riesgo, con instrucciones sobre cómo responder rápidamente ante fraudes, robos y violaciones de seguridad.
7. IFTTT (solo para dispositivos Android e iOS)
IFTTT es una aplicación de productividad intuitiva. Será literalmente productiva para ti.
IFTTT establece funciones automatizadas y condicionales basadas en su modelo “Si esto es así, entonces eso”. Con los “Applets” prediseñados de IFTTT, si una cosa sucede en un lugar, entonces una acción específica se llevará a cabo en otro, similar a Zapier, pero más simple.
Por ejemplo, puedes hacer que las canciones de YouTube se agreguen automáticamente a las listas de reproducción de Spotify siempre que “te gusten” los videos. Integra IFTTT con la tecnología doméstica inteligente para que puedas, por ejemplo, tener la calefacción encendida siempre que te acerques a la calle. Siempre que estés etiquetado en una foto de Facebook, IFTTT puede guardarla en Dropbox.
Este nivel de automatización, sin duda, aumenta la productividad y se encarga de las tareas a las que no deberías dedicar tiempo y recursos valiosos.
IFTTT funciona con muchos dispositivos domésticos inteligentes y aplicaciones para dispositivos móviles con los que Zapier no funciona, y viceversa, y tiene una mejor funcionalidad para smartphones, mientras que Zapier funciona predominantemente en el escritorio, por lo que ambos son útiles a su manera.
Uso de Dropbox para ayudar a la productividad
Dropbox es también un potenciador de la productividad, con herramientas que facilitan la gestión de proyectos, la administración de archivos y la colaboración a distancia. Con Dropbox, puedes llevar cualquier proyecto desde las primeras etapas de estrategia hasta la producción, pasando por los comentarios y más allá de todo en un solo espacio.
Utiliza la aplicación gratuita en cualquier dispositivo —Apple, Microsoft o cualquier otro— para acceder a tu trabajo, editarlo y administrarlo desde cualquier lugar mientras mantienes tus datos seguros. Crea planes de proyectos, listas de tareas, toma notas, deja comentarios en tiempo real y mantén a los interesados al tanto con la variedad de herramientas de comunicación y colaboración de Dropbox.
Todas las aplicaciones de productividad mencionadas anteriormente se pueden integrar con facilidad con tu cuenta de Dropbox, lo que significa que puedes optimizar los flujos de trabajo, mejorar la visibilidad y la eficiencia, y, a su vez, aumentar la productividad en el lugar de trabajo.