Najlepsze aplikacje wspierające produktywność

Najlepsze aplikacje wspierające produktywność do zarządzania czasem i zadaniami

W czasach, gdy łatwo tracimy skupienie, potrzebujemy narzędzi zwiększających produktywność – zarówno w życiu osobistym, jak i prywatnym. Obecnie istnieje bardzo wiele aplikacji, które stawiają przed sobą to zadanie, sprawiając, że sam wybór jednej z nich potrafi nas zdekoncentrować.

Niezależnie od tego, czy potrzebujesz pomocy w zarządzaniu realizacją zadań, czasem czy poziomem skupienia wśród pracowników, poniższe aplikacje są skutecznymi narzędziami zwiększającymi wydajność zarówno w życiu zawodowym, jak i prywatnym.

Wiele z tych aplikacji, oprócz bezpłatnych wersji, oferuje również wersje płatne z dodatkowymi funkcjami, dlatego warto wspomnieć, że za niektóre opisanie niżej opcje trzeba zapłacić.

1. Zapier (aplikacja internetowa, rozszerzenie przeglądarki)

Chociaż ta lista obejmuje w większości bezpłatne aplikacje wspierające produktywność na iPhone'a, Androida i komputery stacjonarne, Zapier funkcjonuje wyłącznie jako aplikacja internetowa i rozszerzenie przeglądarki Chrome.

Zapier nie jest tak naprawdę aplikacją. To platforma do automatyzacji, która przekazuje informacje między wykorzystywanymi przez Ciebie na co dzień aplikacjami. Możesz więc zaoszczędzić czas, zredukować liczbę żmudnych zadań i skupić się na najważniejszej pracy. Zautomatyzowane przepływy pracy w Zapier to tak zwane **Zapy**. Możesz albo stworzyć Zap od zera, albo wybrać go z biblioteki gotowych szablonów – bez tworzenia kodu.

Dzięki Zapier możesz połączyć Dropbox z tysiącami najpopularniejszych aplikacji poprawiających produktywność. Oto kilka pomysłów na start:

• Zapisz nowe załączniki do wiadomości e-mail w Dropbox
• Błyskawicznie prześlij zapisane w Dropbox filmy do serwisu Youtube
• Dodaj nowy wiersz do Arkusza Google dla każdego nowego transferu Dropbox
• Stwórz kopie zapasowe przychodzących wiadomości e-mail w postaci plików Dropbox

2. Trello (iOS, Android, aplikacja internetowa)

Trello sprawia, że zarządzanie pracą jest łatwe i przystępne, dając możliwość organizowania projektów i nadawania im priorytetów w zabawny, elastyczny i satysfakcjonujący sposób. Intuicyjne tablice, listy i karty Trello ułatwiają organizację zadań i śledzenie postępów.

Załóżmy na przykład, że Twój zespół marketingowy zarządza swoim kalendarzem redakcyjnym w Trello. Dla każdego etapu procesu możesz stworzyć listy takie jak „Pomysły”, „Teksty”, „Edytowanie” i „Opublikowane”, a następnie dodać kartę do każdego artykułu. Karty można przypisywać członkom zespołu, dodając daty realizacji każdego etapu procesu oraz wszystkie załączniki do plików Dropbox i Dropbox Paper. Dzięki temu wszystkie materiały są uporządkowane w jednym centralnym miejscu, co sprawia, że nie musisz przekopywać się przez nieskończone wątki e-mail, by wykonać zadanie.

To oczywiście dopiero początek. Elastyczność Trello oznacza, że można dostosować go do każdego zespołu. Dodatkowo ponad 150 integracji z najbardziej lubianymi aplikacjami i usługami w formie rozszerzeń z wbudowaną automatyzacją sprawia, że Trello jest głównym narzędziem do zwiększania produktywności dla zespołów na całym świecie.

Zintegruj swoje konto Dropbox z Trello, by załączać pliki i foldery do kart Trello bezpośrednio z Dropbox, wyświetlać podgląd załączonych plików Dropbox bez opuszczania Trello i śledzić aktywność Trello związaną z załączonymi plikami Dropbox bezpośrednio w Dropbox.

3. Slack (macOS, Windows, Linux, iOS, Android, aplikacja internetowa, rozszerzenie przeglądarki)

Slack od dawna jest przydatnym narzędziem do zwiększania produktywności. Promują go największe korporacje jako uniwersalne rozwiązanie ułatwiające wydajną i produktywną współpracę w zespole.

Twórz kanały dla zespołów i projektów i ciesz się praktycznymi narzędziami, które wspomagają współpracę. Kanały nie tylko ułatwiają wewnętrzną komunikację, ale także ułatwiają współpracę z zewnętrznymi partnerami, w tym z klientami lub usługodawcami.

W ramach płynnej komunikacji zdalnych zespołów w Slack możesz nawiązywać połączenia głosowe i organizować rozmowy wideo, tworzyć kanały dla projektów, udostępniać ekrany i z łatwością wysyłać pliki – a to wszystko dzieje się w jednej uniwersalnej aplikacji.

Proste w obsłudze rozszerzenia aplikacji pozwalają zintegrować konto Dropbox z aplikacją Slack, by prowadzić rozmowy Slack w Dropbox, jednym kliknięciem wysyłać pliki bezpośrednio z Dropbox do aplikacji Slack i synchronizować pliki Dropbox Paper w celu publikowania i edytowania materiałów oraz wyświetlania ich podglądu w aplikacji Slack.

4. Asana (rozszerzenie przeglądarki, iOS, Android)

Asana zwiększa produktywność dzięki szerokiej gamie narzędzi do zarządzania pracą, pomagając nadzorować projekty od początku do końca przy użyciu funkcji, które usprawniają śledzenie, komunikację, zarządzanie zespołem itd.

Asana daje Ci możliwość tworzenia różnych grup dla każdego zespołu lub działu w Twojej firmie. Następnie możesz tworzyć projekty i dodawać do nich zadania, podzadania, ramy czasowe i terminy wykonania. Do zadań i projektów możesz przypisywać konkretne zespoły lub pracowników, dołączać do nich komentarze z uzupełniającymi informacjami i instrukcjami i dodawać innych członków zespołu jako obserwujących, by otrzymywali oni powiadomienia o wszelkich aktualizacjach.

Dodawaj na przykład kamienie milowe, dzięki czemu cele projektu zawsze będą jasno wyznaczone, zależności, by każdy wiedział, które zadania należy ukończyć, by móc rozpocząć pracę nad kolejnymi lub ramy czasowe, by móc w łatwy sposób przejrzeć i przeanalizować projekt.

To krótkie podsumowanie oferty Asany, ale aplikacja zapewnia wiele innych, bardziej skomplikowanych i intuicyjnych funkcji, które sprawiają, że zarządzanie projektami jest dziecinnie proste. Asana wykona za Ciebie wszystkie podstawowe zadania: od śledzenia czasu po sprawdzanie, planowanie i sporządzanie notatek.

Po połączeniu aplikacji Asana z Dropbox możesz załączać i udostępniać pliki Dropbox bezpośrednio przez Asanę, co czyni z niej jeszcze wydajniejsze narzędzie.

5 HelloSign (aplikacja internetowa, interfejs API, iOS, Android)

Dawno minęły czasy, w których trzeba było drukować, podpisywać i skanować dokumenty, a następnie przesyłać je do kolejnego sygnatariusza. HelloSign, firma należąca do Dropbox, umożliwia cyfrowe podpisywanie dokumentów. Dzięki temu pozwala zaoszczędzić czas i ułatwić realizację procesów, co jest szczególnie przydatne w dzisiejszych czasach, gdy podpisujący raczej nie znajdują się w jednym miejscu.

Możesz korzystać z HelloSign do podpisywania dowolnych dokumentów: umów o poufności, umów najmu czy umów o pracę. Dzięki temu, że HelloSign obsługuje 17 typów plików, możesz przesłać do podpisu dokument w praktycznie każdym formacie. Podpisy elektroniczne w HelloSign są prawnie wiążące i silnie zaszyfrowane. Możesz więc mieć pewność, że cały proces jest legalny, a Twoje dane osobowe są bezpieczne.

Możesz też wysyłać prośby do wielu użytkowników albo w określonej kolejności (tak, by dokument kolejno podpisywały wyznaczone osoby), albo przesyłać je do wszystkich użytkowników jednocześnie. Odbiorcy muszą się po prostu zalogować, przeczytać dokument, dodać swój podpis elektroniczny, a podpisany i podstemplowany dokument zostanie automatycznie i błyskawicznie odesłany z powrotem do Ciebie.

Uprość ten proces jeszcze bardziej, jednym kliknięciem tworząc szablony i korzystając z gotowych wzorów, dodając niestandardowe logo i symbole marki.

Narzędzia do zarządzania zespołem umożliwiają między innymi przyznawanie dostępu różnym grupom lub osobom, wyznaczanie zarówno nieobowiązkowych, jak i wymaganych podpisujących i dodawanie ich do wiadomości e-mail czy ustawianie przypomnień w celu sprawdzenia terminowości podpisów.

Dzięki rozszerzeniu HelloSign dla Dropbox możesz wysyłać dokumenty do podpisu bezpośrednio z Dropbox. Po podpisaniu zostaną one automatycznie zapisane na Twoim koncie Dropbox.

6. Dropbox Passwords (rozszerzenie przeglądarki, macOS, Windows, iOS, Android)

Zaoszczędzilibyśmy sporo czasu, gdybyśmy nie musieli przez cały czas zapamiętywać haseł do najróżniejszych kont, których potrzebujemy zarówno w życiu zawodowym, jak i prywatnym. Hasło można łatwo zapomnieć – szczególnie w dzisiejszych czasach, gdy mamy ich rekordowo dużo i gdy wymagają one regularnego aktualizowania.

Dropbox Passwords to nowa, potężna aplikacja do zarządzania hasłami. Chociaż zapisywanie haseł w jednym miejscu może wydawać się ryzykowne, Twoje prywatne dane są tu silnie zaszyfrowane, bezpieczne i tylko Ty masz do nich dostęp. Aplikacja Passwords zapewnia dodatkowy poziom ochrony, aby zabezpieczyć dane osobowe w Internecie.

Dodaj do Dropbox Passwords loginy, hasła i inne informacje dotyczące kont, które musisz zapamiętywać, lub zaimportuj plik CSV ze wszystkimi tymi danymi. Dropbox Passwords może też generować silne hasła, więc nie musisz się martwić, jeśli trzeba będzie je zaktualizować. Możesz tworzyć profile kart kredytowych, aby w szybki i łatwy sposób robić zakupy online, oraz dodawać dane offline takie jak kody do bram, recepty czy hasła do Wi-Fi.

Aplikacja bezpiecznie przechowuje Twoje hasła i automatycznie wypełnia dane logowania na każdym wprowadzonym do systemu koncie.

Po zakończeniu konfiguracji możesz włączyć powiadomienia o naruszeniu poufności haseł, aby zapewnić sobie dodatkową ochronę.

W razie naruszenia poufności użytkownicy Dropbox Passwords otrzymują alerty o zagrożeniu danych z ich kont wraz z instrukcjami, jak szybko zareagować na oszustwa, kradzieże i przypadki naruszenia bezpieczeństwa.

7. IFTTT (tylko na urządzenia z systemem Android i iOS)

IFTTT to intuicyjna aplikacja wspierająca produktywność. A raczej będzie ona dosłownie produktywna za Ciebie.

IFTTT tworzy zautomatyzowane, warunkowe funkcje oparte na warunkach „If This Then That”. Dzięki wbudowanym „apletom” IFTTT w przypadku podjęcia działania na jednej platformie, zostanie ono również zainicjowane na innej – działa to podobnie do aplikacji Zapier, ale jest prostsze.

Możesz na przykład automatycznie dodawać piosenki do playlisty Spotify, gdy w serwisie YouTube klikniesz łapkę w górę. Zintegruj IFTTT z technologią inteligentnego domu, by móc na przykład włączać ogrzewanie za każdym razem, gdy docierasz do swojej ulicy. Gdy tylko ktoś oznaczy Cię na zdjęciu na Facebooku, IFTTT może zapisać je w Dropbox.

Ten poziom automatyzacji z pewnością poprawia produktywność, wyręczając Cię w wykonywaniu zadań, na które nie powinno się tracić cennego czasu i zasobów.

IFTTT współpracuje z wieloma inteligentnymi urządzeniami domowymi i aplikacjami mobilnymi, z którymi nie integruje się Zapier (i odwrotnie) i lepiej działa na smartfonach, podczas gdy Zapier lepiej sprawdza się na komputerach. Obie aplikacje są więc przydatne na swój sposób.

Dropbox jako narzędzie do zwiększania produktywności

Dropbox to również narzędzie zwiększające produktywność, ponieważ zawiera funkcje, które ułatwiają zarządzanie projektami i plikami oraz zdalną współpracę. Dzięki Dropbox możesz zadbać o każdy projekt – od jego szkicu po realizację i analizę końcową – w jednym miejscu.

Korzystaj z tej darmowej aplikacji na dowolnym urządzeniu – na przykład firmy Apple lub Microsoft – by mieć dostęp do swoich materiałów, móc je edytować i zarządzać nimi z dowolnego miejsca, nie martwiąc się o bezpieczeństwo danych. Twórz plany projektów i listy zadań, sporządzaj notatki, dziel się opiniami w czasie rzeczywistym i pozostawaj w stałym kontakcie ze swoimi partnerami dzięki szerokiej gamie narzędzi do komunikacji i współpracy Dropbox.

Wszystkie wymienione wyżej aplikacje wspierające produktywność można łatwo zintegrować z kontem Dropbox, co oznacza, że możesz naprawdę uprościć procesy, poprawić widoczność i wydajność oraz zwiększyć produktywność w miejscu pracy.