Лучшие приложения для повышения продуктивности

Лучшие приложения для эффективного управления временем и заданиями

В последнее время становится все сложнее сохранять концентрацию, ни на что не отвлекаясь, и нам приходится прибегать к помощи инструментов для повышения как личной, так и профессиональной продуктивности. Сегодня существует так много приложений, призванных решать именно эту задачу, что выбор наиболее подходящих вариантов сам по себе превращается в отвлекающий фактор.

Приведенные ниже приложения являются эффективными инструментами повышения личной и профессиональной продуктивности — они подойдут всем, кому необходима помощь в организации рабочих потоков, управлении временем или повышении концентрации.

У многих из этих приложений наряду с бесплатной есть платные версии с расширенными функциональными возможностями, поэтому стоит отметить, что некоторые из описанных функций могут предоставляться платно.

1. Zapier (веб-приложение, расширение для браузера)

Хотя в этот список вошли по большей части бесплатные приложения для повышения продуктивности, которые доступны для iOS/Android-устройств и ПК, Zapier существует только как веб-приложение и расширение для Chrome.

Zapier — не совсем приложение. Это платформа автоматизации, которая перемещает информацию между ежедневно используемыми приложениями, тем самым позволяя вам сэкономить время, сократить число однообразных задач и сосредоточиться на действительно важной работе. **Zap** — это так называемый автоматизированный рабочий поток Zapier. Вы можете создавать Zap с нуля или на основе готовых шаблонов из библиотеки, даже не имея навыков программирования.

Zapier дает возможность подключить Dropbox к тысячам самых популярных приложений, чтобы повысить продуктивность. Вот несколько примеров, с чего можно начать:

• сохраняйте в Dropbox все новые вложения из электронных писем;
• моментально загружайте сохраненные в Dropbox видео на YouTube;
• добавляйте новую строку в таблице Google для каждой новой загрузки Dropbox;
• сохраняйте резервные копии входящих писем в файлах Dropbox.

2. Trello (iOS, Android, веб-приложение)

Trello делает управление работой простым, понятным и приятным благодаря возможности упорядочивать проекты и расставлять приоритеты в них увлекательным, гибким и практичным способом. Интуитивно понятный интерфейс досок, списков и карточек в Trello позволяет с легкостью систематизировать идеи и отслеживать ход работы.

Предположим, что ваша группа по маркетингу работает в Trello над своим планом. Участники группы могут создавать списки для каждого этапа рабочего процесса, например «Идеи», «Написание текста», «Редактирование» и «Публикация», а затем добавлять карточки для каждой статьи. Карточки можно назначать участникам команды, указывая крайние сроки для каждого этапа работы и вкладывая любые файлы Dropbox и Dropbox Paper. Все данные будут упорядочены в одном пространстве, и вам не нужно будет просматривать бесконечные переписки, чтобы справиться со своей частью работы.

Разумеется, это далеко не все. Trello — гибкий инструмент, который можно адаптировать под задачи любой команды. Кроме того, благодаря интеграции с более чем 150 популярными приложениями и сервисами, содержащими улучшения и встроенные средств автоматизации, Trello можно использовать для повышения продуктивности команд в любой части мира.

Интегрируйте аккаунт Dropbox с Trello, чтобы прикреплять файлы и папки к карточкам Trello прямо из Dropbox, просматривать прикрепленные файлы Dropbox, не выходя из Trello, и отслеживать события в Trello, связанные с прикрепленными файлами Dropbox, непосредственно в Dropbox.

3. Slack (macOS, Windows, Linux, iOS, Android, веб-приложение, расширение для браузера)

Slack уже давно является лидером в своей области — во многих крупных корпорациях это приложение считают важнейшим комплексным решением для организации эффективной и продуктивной совместной работы.

Создавайте каналы для команд и проектов и пользуйтесь преимуществами специализированных инструментов для стимулирования совместной работы. Каналы позволяют не только оптимизировать процесс общения внутри компании, но и работать в тесном сотрудничестве с коллегами за ее пределами, включая клиентов, партнеров или поставщиков услуг.

В Slack предусмотрены гибкие возможности общения для удаленных команд: пользователи могут совершать голосовые и видеозвонки, создавать каналы для проектов, делиться экраном и с легкостью отправлять файлы — и все это в одном многофункциональном приложении.

Удобные расширения приложений позволяют интегрировать ваш аккаунт Dropbox со Slack,  чтобы начать общаться в данном приложении через Dropbox, а также одним нажатием кнопки отправлять, синхронизировать, публиковать, просматривать и редактировать файлы.

4. Asana (расширение для браузера, iOS, Android)

Asana повышает продуктивность благодаря огромному набору инструментов для управления работой, позволяет вести проекты от начала и до конца и включает в себя функции, которые поддерживают отслеживание, общение, управление командами и т. п.

В Asana можно создавать различные группы для каждой команды или отдела вашей компании. Затем создайте проекты и добавьте в каждый из них задачи и подзадачи, а также временную шкалу или крайний срок их выполнения. Вы можете назначать задачи и проекты конкретным командам или отдельным лицам, оставлять комментарии с дополнительной информацией или инструкциями, а также добавлять коллег в качестве подписчиков, чтобы они получали уведомления обо всех обновлениях.

Добавляйте следующие функции: этапы, чтобы цели проекта всегда были ясны; зависимости, чтобы все знали, какие задачи нужно выполнить для того, чтобы другие участники могли приступить к своей части работы; графики работы, чтобы быстро получить доступ к общему обзору проекта и проанализировать его, и многое другое.

Это краткое изложение того, что предлагает Asana, но в данном приложении есть еще много более продуманных и интуитивно понятных функций, которые значительно упрощают управление проектами. Asana содержит функции отслеживания времени, редактирования, планирования и создания заметок.

Подключив Asana к Dropbox, вы можете прикреплять файлы Dropbox и делиться ими напрямую через Asana и тем самым еще больше повысить эффективность приложения.

5. HelloSign (веб-приложение, API, iOS, Android)

Времена, когда нужно было распечатывать, подписывать, сканировать и отправлять документы следующему подписывающему лицу, уже давно позади. HelloSign от Dropbox позволяет использовать цифровую подпись для заверения документов, экономя массу времени и упрощая весь процесс, что особенно актуально на сегодняшний день, ведь все подписанты редко находятся в одном рабочем пространстве.

HelloSign можно использовать для подписания любых документов, будь то соглашение о неразглашении, соглашение об аренде или договор найма. HelloSign поддерживает работу с файлами 17 типов и позволяет отправить на подпись практически любой документ. Электронные подписи HelloSign являются юридически обязывающими и надежно зашифрованы, поэтому вам не придется переживать о законности подписей и безопасности ваших личных данных.

Вы можете отправлять массовые запросы либо с сохранением очередности, чтобы отправка документа следующему получателю происходила только после подписания предыдущим, либо всем сразу. Получателям просто нужно войти в систему, прочитать документ и добавить свою электронную подпись, после чего подписанный и скрепленный печатью документ будет автоматически возвращен вам.

Оптимизируйте процесс, создавая или используя уже существующие шаблоны, а также добавляйте собственные логотипы, графику и фирменный стиль одним нажатием кнопки.

Инструменты управления командами позволяют вам предоставлять доступ группам лиц или отдельным лицам, указывать необязательных и обязательных подписывающих лиц, а также тех, кто подписывает копию, настраивать напоминания, чтобы следить за сроками подписания, и многое другое.

С расширением HelloSign для Dropbox вы можете отправлять документы на подпись непосредственно из Dropbox. Подписанные документы будут автоматически сохраняться в вашем аккаунте Dropbox.

6. Dropbox Passwords (расширение для браузера, macOS, Windows, iOS, Android)

Мы бы сэкономили массу времени, если бы не приходилось постоянно запоминать пароли для всех аккаунтов, которыми мы пользуемся в профессиональной и в личной жизни. Забыть пароль легко, особенно когда со временем их становится все больше, и они требуют регулярного обновления.

Dropbox Passwords— новое эффективное приложение для управления паролями. Хотя хранение всех паролей в одном месте может показаться пугающей перспективой, ваши личные данные будут надежно зашифрованы и максимально защищены — только вы сможете получить к ним доступ. Пароли обеспечивают дополнительный уровень защиты для гарантии безопасности личной информации в Интернете.

Добавьте в Dropbox Passwords аккаунты с именами пользователей, паролями и любыми другими сведениями, которые необходимо запоминать, либо импортируйте данные сразу всех аккаунтов в файле CSV. Также с помощью Dropbox Passwords можно создавать надежные пароли, чтобы ни о чем не беспокоиться, когда наступит время обновить один из них. Создавайте профили для кредитных карт, чтобы ускорить оформление покупок в Интернете, и добавляйте любые автономные данные, например, коды от ворот, рецепты или пароли Wi-Fi.

Приложение надежно защищает ваши сохраненные пароли, и когда вы входите в любой из аккаунтов, автоматически заполняет поля для входа в систему.

После завершения всех настроек включите уведомления о взломе пароля, чтобы обеспечить дополнительную защиту ваших данных.

В случае утечки данных все пользователи Dropbox Passwords получают оповещения о том, что данные их аккаунтов находятся под угрозой, а также инструкции о том, как быстро реагировать на действия, связанные с мошенничеством, кражей и утечкой данных.

7. IFTTT (только для устройств Android и iOS)

IFTTT — это приложение для повышения продуктивности с интуитивно понятным интерфейсом. Оно будет буквально выполнять задачи за вас.

IFTTT определяет автоматические условные функции на основе модели «Если это, тогда то». Благодаря готовым апплетам IFTTT, если в определенном месте происходит какое-то событие, то в другом выполняется назначенное действие. Приложение IFTTT чем-то напоминает Zapier, но оно проще в использовании.

Вы можете автоматически добавлять песни с YouTube в списки воспроизведения Spotify, когда ставите видеоролику отметку «Нравится». В случае интеграции с технологией умного дома  IFTTT  позволяет, например, включать отопление, когда вы приближаетесь к своему дому. Также с помощью IFTTT вы можете автоматически сохранять в Dropbox все фотографии, на которых вас отметили в Facebook.

Такой уровень автоматизации, несомненно, повышает продуктивность, позволяя не тратить драгоценное время и ресурсы на многочисленные повседневные задачи.

IFTTT поддерживает множество устройств для умного дома и мобильных приложений, с которыми не работает Zapier, и наоборот. Кроме того, это приложение лучше подходит для смартфонов, в то время как Zapier используется преимущественно на настольных компьютерах, поэтому каждый из вариантов имеет свои преимущества.

Использование Dropbox для повышения продуктивности

В Dropbox также есть инструменты для повышения продуктивности, которые упрощают управление проектами и файлами, а также расширяют возможности удаленной совместной работы. Благодаря Dropbox вы можете вести любой проект от начальной стадии планирования стратегии до его завершения, получения отзывов и так далее — и все это в одном месте.

Используйте бесплатное приложение на любом устройстве (Apple, Microsoft и др.), чтобы просматривать и редактировать свои рабочие файлы, а также управлять ими откуда угодно, не беспокоясь о безопасности данных. Создавайте планы проектов и списки заданий, делайте заметки, оставляйте отзывы в режиме реального времени и держите участников проекта в курсе событий с помощью различных инструментов Dropbox для общения и совместной работы.

Все вышеупомянутые приложения для повышения продуктивности можно легко интегрировать с аккаунтом Dropbox, чтобы существенно ускорить рабочие потоки, повысить прозрачность, эффективность и продуктивность на рабочем месте.