Las mejores aplicaciones de productividad

Las mejores aplicaciones de productividad para gestionar el tiempo y las tareas

En un momento en el que nos distraemos más fácilmente que nunca, necesitamos herramientas que faciliten la productividad, tanto en el ámbito personal como en el profesional. Hoy en día, hay innumerables aplicaciones que afirman hacer justamente eso, lo que hace que elegir las mejores sea una distracción en sí misma.

Tanto si necesitas ayuda para gestionar los flujos de trabajo, el tiempo o la concentración, las aplicaciones que te presentamos a continuación son herramientas eficaces para aumentar la productividad en el trabajo y en tu vida personal.

Muchas de estas aplicaciones ofrecen su versión gratuita junto con alternativas de pago con características adicionales, por lo que es necesario señalar que algunas de las características descritas tienen un coste.

1. Zapier (aplicación web y extensión del navegador web)

Mientras que esta lista cubre en su mayoría aplicaciones de productividad gratuitas para iPhone, Android y escritorio, Zapier existe solo como aplicación web y extensión de Chrome.

Zapier no es realmente una aplicación. Es una plataforma de automatización que mueve información entre las aplicaciones que utilizas a diario, para que puedas ahorrar tiempo, reducir tareas tediosas y concentrarte en las más importantes. Los flujos de trabajo automatizados de Zapier se llaman **Zaps**, y puedes crear un Zap desde cero o elegir uno de una biblioteca de plantillas prediseñadas, sin necesidad de código.

Con Zapier, puedes conectar Dropbox a miles de las aplicaciones más populares para aumentar la productividad. Aquí tienes algunas ideas para empezar:

• Guarda los nuevos archivos adjuntos en Dropbox.
• Sube los vídeos guardados en Dropbox a YouTube al instante.
• Agrega una nueva fila a una hoja de cálculo de Google por cada nueva subida de Dropbox.
• Realiza una copia de seguridad de los correos electrónicos entrantes en Dropbox.

2. Trello (iOS, Android y aplicación web)

Trello hace que la gestión del trabajo sea simple, fácil de entender y atractiva, ya que te permite organizar y priorizar los proyectos de una manera divertida, flexible y gratificante. Las listas, las tarjetas y los tableros intuitivos de Trello facilitan la organización de ideas y el seguimiento del progreso.

Por ejemplo, supongamos que tu equipo de marketing está gestionando su calendario editorial en Trello. Pueden crear listas para cada paso del proceso, como "Ideas", "Redacción", "Edición" y "Publicaciones" y, luego, añadir una tarjeta para cada artículo. Las tarjetas se pueden asignar a los miembros del equipo, incluyen fechas de vencimiento para cada paso del proceso y todos los archivos adjuntos de Dropbox y Dropbox Paper. Así, se mantiene todo organizado en una ubicación central, por lo que no es necesario buscar nada en interminables cadenas de correo electrónico.

Por supuesto, esto es solo el comienzo. La flexibilidad de Trello permite adaptar la herramienta a cualquier equipo. Además, Trello cuenta con más de 150 integraciones con tus aplicaciones y servicios favoritos, con Power-Ups y automatización incorporada y, por eso, es el centro de productividad para equipos de todo el mundo.

Integra tu cuenta de Dropbox con Trello para adjuntar archivos y carpetas a las tarjetas de la herramienta directamente desde Dropbox, previsualizar los archivos de Dropbox adjuntos sin salir de Trello y tener reflejada directamente en Dropbox la actividad de Trello para cualquier archivo de Dropbox adjunto.

3. Slack (macOS, Windows, Linux, iOS, Android, aplicación web y extensión del navegador web)

Slack ha sido durante mucho tiempo un recurso muy útil para la productividad que las principales corporaciones han promocionado como solución integral esencial para facilitar una colaboración en equipo eficiente y productiva.

Crea canales para equipos y proyectos y disfruta de herramientas especializadas con las que podrás impulsar la colaboración. Los canales no solo optimizan la comunicación interna, sino que también te permiten colaborar con colaboradores ajenos a la empresa, como clientes, socios o proveedores de servicios.

Con Slack, los equipos remotos pueden comunicarse de forma fluida, ya que permite hacer llamadas de voz y vídeo, crear canales para proyectos, compartir pantallas y enviar archivos con facilidad, de modo que todo se puede hacer en la misma aplicación.

Las extensiones de aplicaciones te permiten integrar tu cuenta de Dropbox con Slack para mantener conversaciones de Slack en Dropbox, enviar archivos directamente desde nuestra plataforma con un solo clic y sincronizar archivos de Dropbox Paper para publicar, previsualizar y editar directamente en Slack.

4. Asana (extensión del navegador web, iOS y Android)

Asana facilita la productividad con una enorme variedad de herramientas de gestión del trabajo y te permite ver los proyectos de principio a fin con funciones que refuerzan el seguimiento, la comunicación, la gestión de equipos y mucho más.

En Asana, puedes crear diferentes grupos para cada equipo o departamento de tu empresa. Después, puedes crear proyectos, y a esos proyectos puedes añadirles tareas y subtareas, así como un calendario o un plazo para cada una. Puedes asignar tareas y proyectos a equipos o personas concretas, comentar las tareas con información o instrucciones adicionales y añadir a otros compañeros de equipo como seguidores para que se les envíe una notificación si se produce cualquier actualización.

Puedes añadir hitos para que los objetivos del proyecto estén siempre claros, dependencias para que todo el mundo sepa qué tareas deben completarse para que otros puedan comenzar, líneas de tiempo para que sea fácil acceder a la información general de un proyecto y analizarla, y mucho más.

Este es un resumen básico de lo que ofrece Asana, pero hay muchas más características avanzadas e intuitivas en la aplicación que facilitan mucho la gestión de proyectos. Asana cubre todos los aspectos, desde el seguimiento del tiempo hasta las pruebas, pasando por la programación y la toma de notas.

Si conectas Asana con Dropbox, puedes adjuntar y compartir archivos de Dropbox directamente a través de Asana, lo que hace que la herramienta sea aún más eficiente.

5. HelloSign (aplicación web, API, iOS y Android)

Eso de imprimir documentos, firmarlos, escanearlos y enviarlos al siguiente firmante ha pasado a la historia. HelloSign, una empresa de Dropbox, te permite firmar documentos digitalmente, lo que ahorra mucho tiempo y simplifica el proceso. Esto resulta especialmente útil hoy en día que es poco probable que todos los firmantes compartan el mismo espacio de trabajo.

Puedes utilizar HelloSign para firmar cualquier documento, ya sea un acuerdo de confidencialidad, un contrato de arrendamiento o uno de trabajo. Como acepta 17 tipos de archivos diferentes, a través de HelloSign puedes enviar prácticamente cualquier cosa que requiera una firma. Las firmas electrónicas de esta plataforma son legalmente vinculantes y se protegen mediante un cifrado de alta seguridad, por lo que tendrás la certeza de que todo será válido y de que tus datos personales no correrán ningún peligro.

Puedes enviar solicitudes en lote, ya sea en un orden determinado, de modo que solo se envíen a la siguiente persona una vez que la anterior haya firmado, o todas a la vez. Los destinatarios solo deberán iniciar sesión, leer el documento y añadir su firma electrónica. Se te enviará de nuevo el documento automáticamente para que lo tengas firmado y sellado al instante.

Optimizarás aún más el proceso si creas plantillas o usas las existentes. También podrás agregar tus logotipos y personalización de la marca con solo hacer clic en un botón.

Las herramientas de gestión de equipos te permiten conceder acceso a diferentes grupos o personas, establecer firmantes opcionales, obligatorios y en copia, configurar recordatorios para asegurarte de que todo esté firmado a tiempo y mucho más.

Con la extensión de HelloSign para Dropbox, puedes enviar documentos para firmar directamente desde Dropbox; una vez firmados, se guardarán automáticamente en tu Dropbox.

6. Dropbox Passwords (extensión del navegador web, macOS, Windows, iOS y Android)

Ahorraríamos mucho tiempo si no tuviéramos que recordar constantemente las contraseñas de la gran cantidad de cuentas en las que tenemos que iniciar sesión, tanto en nuestra vida profesional como en la personal. Es fácil olvidar una contraseña, especialmente hoy en día que tenemos más que nunca y que también requieren actualizaciones periódicas.

Dropbox Passwords es una nueva y avanzada aplicación de gestión de contraseñas. Aunque el hecho de guardar todas tus contraseñas en un solo lugar puede generar desconfianza, tus datos privados tendrán un cifrado de alta seguridad y estarán muy bien protegidos; solo tú podrás acceder a ellos. Passwords añade una capa de protección adicional para asegurar la información personal online.

Añade cuentas a Dropbox Passwords con nombres de usuario, contraseñas y cualquier otra información que necesites recordar, o importa un archivo CSV con todas tus cuentas a la vez. Dropbox Passwords también puede generar contraseñas seguras automáticamente, para que no tengas que preocuparte cuando llegue el momento de actualizar una. Puedes crear perfiles para tarjetas de crédito para realizar compras online de forma rápida y sencilla, así como agregar datos sin conexión, como códigos de acceso en puertas, recetas y contraseñas de redes wifi.

La aplicación almacena tus contraseñas de forma segura y, cuando quieras iniciar sesión en cualquier cuenta que hayas añadido, rellenará automáticamente los campos.

Una vez que todo esté configurado, se pueden habilitar las notificaciones de filtración de contraseñas para proporcionar una protección adicional.

En el caso de que se produzca una filtración, los usuarios de Dropbox Passwords recibirán alertas cuando los datos de sus cuentas estén en peligro, con instrucciones sobre cómo responder rápidamente a los fraudes, los robos y las infracciones de seguridad.

7. IFTTT (solo para dispositivos iOS y Android)

IFTTT es una aplicación de productividad intuitiva. Se encargará en tu nombre, literalmente, de que aumentes la productividad.

IFTTT establece funciones automatizadas y condicionales basadas en su modelo "If This Then That" (Si ocurre esto, haz esto otro). Con los "applets" prediseñados de esta aplicación, si se produce una situación en un lugar, se realizará una acción específica en otro; es similar a Zapier, pero más simple.

Por ejemplo, puedes hacer que las canciones de YouTube se añadan automáticamente a las listas de reproducción de Spotify cada vez que indiques que te gusta un vídeo. Integra IFTTT con la tecnología del hogar inteligente para que, por ejemplo, se encienda la calefacción cada vez que te acerques a tu calle. Siempre que se te etiquete en una foto de Facebook, IFTTT puede guardarla en Dropbox.

Sin duda, este nivel de automatización aumenta la productividad y se encarga de las tareas para las que no deberías tener que renunciar a un tiempo y unos recursos valiosos.

IFTTT funciona con muchos de los dispositivos para un hogar inteligente y aplicaciones móviles con los que Zapier no funciona, y viceversa. IFTTT tiene una mejor funcionalidad para los smartphones, mientras que Zapier funciona principalmente en el escritorio, por lo que cada uno es útil a su manera.

Usa Dropbox para mejorar la productividad

Dropbox también es un recurso útil para la productividad, ya que ofrece herramientas que facilitan la gestión de proyectos, la gestión de archivos y la colaboración a distancia. Con Dropbox, puedes completar cualquier proyecto, desde las primeras etapas de estrategia hasta la producción, pasando por la fase de comentarios y todas las demás. Y siempre en un único espacio.

Utiliza la aplicación gratuita en cualquier dispositivo (Apple, Microsoft u otro) para editar y gestionar el trabajo, además de acceder a él desde cualquier lugar sin que se comprometa la seguridad de tus datos. Gracias a la gran variedad de herramientas de comunicación y colaboración de Dropbox, podrás crear planes de proyecto, listas de tareas, tomar notas, dejar comentarios en tiempo real y mantener a las partes interesadas al tanto.

Todas las aplicaciones de productividad mencionadas anteriormente pueden integrarse fácilmente con tu cuenta de Dropbox, lo que significa que puedes agilizar significativamente los flujos de trabajo, mejorar la visibilidad y la eficiencia y, a su vez, aumentar la productividad en el lugar de trabajo.