So erstellen Sie einen Workflow für das Dokumentmanagement

Im heutigen digitalen Zeitalter stehen Unternehmen vor der Herausforderung, ihre stetig wachsende Menge an Dokumenten zu verwalten und zu organisieren. Ein gut strukturierter Workflow für das Dokumentmanagement spielt für die Optimierung von dokumentbezogenen Geschäftsprozessen, die Optimierung der Zusammenarbeit und die Steigerung der Produktivität eine wichtige Rolle.

In diesem umfassenden Leitfaden erläutern wir das Konzept eines Workflows für das digitale Dokumentmanagement. Wir beleuchten die Vorteile und bieten einen Schritt-für-Schritt-Ansatz, mit dem Sie einen effizienten Workflow erstellen können, der Ihren Geschäftsanforderungen gerecht wird.

Was ist ein Workflow für das Dokumentmanagement?

Ein Workflow für das Dokumentmanagement ist der systematische Prozess der Verwaltung von Dokumenten während ihres gesamten Lebenszyklus. Er umfasst verschiedene Phasen, darunter die Erstellung und Änderung von Dokumenten, die Speicherung, Verteilung, Genehmigung, Implementierung sowie die Aufbewahrung oder Löschung.

Mit einem Workflow können Sie Ihre Zeit besser einteilen und Ihre Ressourcen effizienter zuteilen als bei einer unstrukturierten Dokumentverarbeitung und -verwaltung. Sie wissen genau, wer für welchen Schritt im Prozess verantwortlich ist, und Aufgaben werden standardisierter, sodass kaum Raum für Unklarheiten bleibt.

Dies unterscheidet sich von einem Dokumentmanagementsystem (DMS), bei dem der Schwerpunkt auf den Ressourcen und der Technologie zum Speichern und Organisieren von Dokumenten liegt. Ein Workflow für das Dokumentmanagement hingegen legt den Fokus auf die bei der Erstellung und Verwendung von Dokumenten verbundenen Prozesse.

Vorteile eines Workflows für das Dokumentmanagement

Die Implementierung eines umfassenden Workflows für das Dokumentmanagement bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen:

• Verbessert die Zusammenarbeit: Optimierte Workflows vereinfachen die nahtlose Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern und ermöglichen so eine effiziente Dokumentenfreigabe und -bearbeitung sowie wirkungsvolles Feedback.
• Unterstützt Compliance-Maßnahmen: Ein klar definierter Workflow stellt die Einhaltung von Vorschriften und rechtlichen Anforderungen sicher und vermindert so das Risiko von Verstößen.
• Reduziert manuelle Aufgaben: Die Workflowautomatisierung verschafft Ihnen wertvolle Zeit und Ressourcen. Anstatt Zeit mit sich wiederholenden Aufgaben zu verschwenden, kann sich Ihr Team auf strategische Unterfangen konzentrieren.
• Verbessert die Dokumenterreichbarkeit: Effiziente Workflows erleichtern das Suchen und Abrufen von Dokumenten, was die Gesamtproduktivität steigert.
• Steigert die Effizienz: Optimierte Workflows minimieren Engpässe und Verzögerungen und sorgen so für eine Effizienzsteigerung in Ihrer Organisation.

Komponenten eines Workflows für das Dokumentmanagement

Ein typischer Workflow für das Dokumentmanagement besteht aus mehreren Schlüsselkomponenten:

1. Erstellung und Änderung: Neue Dokumente werden erstellt und es werden anschließend Änderungen vorgenommen. Mit der Versionskontrolle behalten Sie den Überblick über die verschiedenen Versionen eines Dokuments, während Sie Änderungen in Echtzeit vornehmen.
2. Speicherplatz: Dokumente werden sicher an einem zentralen Ort gespeichert, zum Beispiel in einem Cloud-Speicher, was einen einfachen Zugriff und Abruf gewährleistet.
3. Verteilung und Bereitstellung: Dokumente werden mit den relevanten Projektbeteiligten geteilt, entweder intern oder extern.
4. Genehmigung und Feedback: Dokumente durchlaufen einen Überprüfungs- und Genehmigungsprozess, um Richtigkeit und Compliance sicherzustellen.
5. Implementierung und Verwendung: Genehmigte Dokumente werden eingeführt oder für den vorgesehenen Zweck genutzt.
6. Aufbewahrung und Löschung: Dokumente werden für den erforderlichen Zeitraum gespeichert und sicher gelöscht, wenn sie nicht länger benötigt werden.

In welchen Unternehmen sollte ein Workflow für das Dokumentmanagement verwendet werden?

Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen und Fachbereichen können von Workflows für das Dokumentmanagement profitieren. Gängige Anwendungsfälle sind unter anderem folgende:

Personal

Optimierte Workflows erleichtern die Verwaltung von Personalakten, Verträgen und anderen HR-Dokumenten.

Gesundheitswesen

Mit Dokumentworkflows können Patientenakten, Testergebnisse und medizinische Bilder sicher gespeichert und einfach abgerufen werden.

Recht

Anwaltskanzleien können rechtliche Dokumente, Verträge und Fallakten mit einem robusten Workflowsystem effizient verwalten.

Finanzen

Dokumentworkflows unterstützen die effiziente Verarbeitung von Finanzdokumenten, Rechnungen und Berichten.

Vertrieb und Marketing

Vertriebsteams können einfach auf Angebote, Verträge und Marketingmaterialien zugreifen und diese teilen.

Workflows für das Dokumentmanagement können zusätzlich zu diesen spezifischen Branchen verschiedenen Unternehmensabteilungen zugute kommen, darunter Verwaltung, Unternehmenskultur, Versorgung und Logistik.

Schritt für Schritt zur Erstellung eines Workflows für das Dokumentmanagement

Das Erstellen eines effizienten Workflows für das Dokumentmanagement besteht aus mehreren wesentlichen Schritten:

1. Ihren aktuellen Prozess evaluieren

Beginnen Sie, indem Sie Ihren aktuellen Prozess für das Dokumentmanagement evaluieren. Wenden Sie sich an Kollegen, um Erkenntnisse zu sammeln und verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren. Berücksichtigen Sie die verschiedenen Elemente Ihrer Workflowprozesse und ermitteln Sie Engpässe oder Ineffizienzen, beispielsweise eine langsame Zusammenarbeit oder unzureichender Speicherplatz. Ein Workflow, der auf die spezifischen Anforderungen Ihres Teams zugeschnitten ist, ist entscheidend für den Erfolg.

2. Das richtige Tool wählen

Sobald Sie verbesserungswürdige Bereiche identifiziert haben, wählen Sie das am besten geeignete Tool für das Dokumentmanagement für Ihre Organisation aus. 

Eine zentrale Plattform wie Dropbox ist eine umfassende Lösung zum Erstellen, Bearbeiten, Speichern und Teilen verschiedener Dokumenttypen an einem sicheren Ort. Verbesserte Sicherheitsfeatures und Dokumentberechtigungen sorgen für den Schutz vertraulicher Informationen.

3. Workflow implementieren

Nach der Auswahl des richtigen Tools ist es an der Zeit, den von Ihnen gewählten Workflow umzusetzen.

Im Idealfall sollte der Einrichtungsprozess schnell und nahtlos erfolgen, um einen reibungslosen Übergang zu ermöglichen. Dank der umfangreichen Auswahl an Dropbox-Integrationen können Sie Ihren Dokumentworkflow ganz einfach mit den Tools starten, die Sie bereits verwenden.

4. Iteration und Verbesserung

Sobald Ihr Team mit dem neuen Workflow arbeitet, sollten Sie dessen Wirksamkeit überwachen und die nötigen Anpassungen vornehmen, um die Leistung zu optimieren.

Das ist mit Features wie Senden und nachverfolgen möglich, das Ihnen beim Nachverfolgen und bei der Analyse von Dateifreigaben hilft. Sie erhalten täglich E-Mail-Benachrichtigungen mit Einzelheiten dazu, wie oft Ihre Dokumente aufgerufen wurden, und haben Zugriff auf erweiterte Freigabeanalysen, z. B. wann, von wo und wie lange Ihre Datei aufgerufen wurde. Mithilfe dieser Funktionalität können Sie die Bereiche identifizieren, die verbessert werden könnten, und Änderungen zur Verbesserung der Workfloweffizienz durchführen.

Die Workflowoptimierung sollte keine einmalige Sache sein, sondern ein fortlaufender Prozess. Wenn Ihr Team mit dem neuen Workflow vertrauter wird, sollten Sie weitere Korrekturen vornehmen – es sollte ein Gemeinschaftsprojekt sein. Indem Sie proaktiv bleiben und kontinuierlich nach Möglichkeiten suchen, um den Workflow zu verbessern, können Sie Ihr Team dabei unterstützen, produktiver zu arbeiten.

5. Manuelle Aufgaben beschleunigen

Dropbox bietet verschiedene Features zur Optimierung manueller Aufgaben und Steigerung der Produktivität:

• PDF-Bearbeitung: Scannen Sie Ihre ausgedruckten Dokumente und konvertieren Sie sie in bearbeitbare PDF-Dateien, um die Bearbeitung und Zusammenarbeit zu vereinfachen.
• E-Signaturen: Senden Sie Dokumente für elektronische Signaturen direkt über Ihr Dropbox-Konto.
• KI-Suche: Dropbox Dash ermöglicht die effiziente Suche nach Informationen innerhalb von Dateien, auch wenn der Dateiname unbekannt ist. Finden Sie Inhalte sofort in allen verknüpften Apps und Tabs auf Ihrem Desktop und im Browser.
• Versionskontrolle: Dropbox speichert automatisch jede frühere Version einer Datei, damit Sie Änderungen anzeigen und einen Rollback auf eine frühere Version durchführen können.

Best Practices für den Workflow für das Dokumentmanagement

Beachten Sie neben der Implementierung eines Workflows die folgenden Best Practices für ein optimales Dokumentmanagement:

Umfassende Sicherheitsfeatures verwenden

Stellen Sie die Vertraulichkeit sensibler Dokumente durch den Einsatz robuster Sicherheitsmaßnahmen sicher. Dropbox nutzt die erweiterte Verschlüsselung, um Ihre Dokumente zu schützen. Sie können zudem zusätzliche Dokumentberechtigungen und passwortgeschützte Dateien festlegen, um den Zugriff einzuschränken.

Mit Ihrem Dokumentmanagementsystem integrieren

Verbessern Sie die Workfloweffizienz, indem Sie Ihr Workflowtool mit Ihrem vorhandenen Dokumentmanagementsystem integrieren. Dies ermöglicht einen einfacheren Zugriff auf Dokumente, einen schnelleren Genehmigungsprozess und eine bessere Zusammenarbeit zwischen Ihren Teammitgliedern.

Sie werden außerdem feststellen, dass weniger Fehler auftreten, da es zwischen Apps und der Software weniger Austausch gibt.

Richtlinien und Verfahren entwickeln

Legen Sie klare Richtlinien und Verfahren fest, um Teammitglieder bei der effektiven Nutzung des Workflows anzuleiten. Skizzieren Sie standardisierte Schritte zum Erstellen, Speichern, Zugreifen und Teilen wichtiger Dokument innerhalb Ihres Teams sowie mit anderen internen und externen Projektbeteiligten.

Die Verfahren sollten klare Anweisungen zum Hochladen und Kategorisieren von Dokumenten, zum Suchen nach und Abrufen von Dateien und zum Nachverfolgen von Dokumentänderungen enthalten.

Teammitglieder schulen

Führen Sie praktische Schulungen durch, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder den neuen Workflow verstehen und befolgen.

Diese Sitzungen sollten verständlich sein und die wichtigsten Schritte zum Erstellen, Speichern, Teilen und Archivieren oder Löschen von Dokumenten abdecken. Praktische Beispiele helfen Ihren Teammitgliedern zu verstehen, wie sich dieser neue Prozess in ihren Arbeitsalltag einfügt.

Folgesitzungen, leicht zugängliche Leitfäden und Tutorials sowie regelmäßige Kontrollen können ebenfalls hilfreich sein, um Herausforderungen zu bewältigen oder neue Ideen anzugehen.

So profitieren Sie von Ihrem Workflow

Ein gut strukturierter Workflow für das Dokumentmanagement ist der Schlüssel, um das volle Potenzial Ihres Dokumentmanagementsystems auszuschöpfen.

Dropbox dient als ideale zentrale Plattform für das Speichern, die Zusammenarbeit, das Sammeln von Feedback und die Verwaltung Ihrer Projektdateien. Nutzen Sie die umfassenden Features von Dropbox, um Ihre dokumentbezogenen Prozesse zu optimieren, die Zusammenarbeit zu verbessern und den Geschäftserfolg voranzutreiben.