Найкращі програми для ефективного керування часом і завданнями
Останнім часом стає дедалі складніше зберігати концентрацію, ні на що не відволікаючись, а тому нам потрібні інструментів для підвищення продуктивності, як особистої, так і професійної. Нині існує так багато програм, покликаних вирішувати саме це завдання, що вибір найбільш придатних із них сам по собі перетворюється на відволікаючий чинник.
Вам потрібна допомога з організацією робочих процесів, керуванням часом або підвищенням концентрації? Наведені нижче програми є ефективними інструментами для підвищення особистої та професійної продуктивності.
Багато з цих програм пропонуються як у безкоштовній версії, так і в платних варіантах із додатковими функціональними можливостями, тому варто зазначити, що деякі з описаних функцій можуть надаватися платно.
1. Zapier (вебпрограма, розширення для браузера)
Хоча до цього списку ввійшли здебільшого безкоштовні програми для підвищення продуктивності, які доступні для пристроїв iPhone та Android і для ПК, Zapier існує тільки як вебпрограма та розширення для Chrome.
Zapier — не зовсім програма. Це платформа автоматизації, яка переміщує інформацію між програмами, якими ви користуєтеся щодня, дозволяючи вам заощадити час, скоротити кількість одноманітних завдань і зосередитися на дійсно важливій роботі. Автоматизований робочий процес у Zapier має назву **Zap**. Ви можете створювати Zap із нуля або на основі готових шаблонів із бібліотеки, навіть не маючи навичок програмування.
За допомогою Zapier ви можете підключити Dropbox до тисяч найпопулярніших програм для підвищення продуктивності. Ось кілька ідей, із чого можна почати:
- зберігайте в Dropbox усі нові вкладення з електронних листів;
- миттєво передавайте до YouTube відеозаписи, збережені в Dropbox;
- додайте новий рядок у таблиці Google для кожного нового передавання Dropbox;
- зберігайте резервні копії вхідних листів як файли в Dropbox.
2. Trello (iOS, Android, вебпрограма)
Trello робить керування роботою простим, зрозумілим і приємним завдяки можливості впорядковувати проєкти й розставляти пріоритети в них захопливим, гнучким і практичним способом. Інтуїтивно зрозумілий інтерфейс дощок, списків і карток у Trello дозволяє з легкістю систематизувати ідеї та відстежувати перебіг їх реалізації.
Наприклад, припустімо, що ваша команда з маркетингу керує своїм редакційним календарем у Trello. Учасники команди можуть створювати списки для кожного етапу робочого процесу, наприклад «Ідеї», «Написання тексту», «Редагування» й «Публікація», а потім додавати картки для кожної статті. Картки можна призначати учасникам команди, зазначаючи терміни виконання кожного кроку процесу й додаючи всі файли Dropbox і Dropbox Paper. За такого підходу всі дані будуть упорядковані в одному централізованому місці, і вам не потрібно буде переглядати нескінченні листування, щоби виконати свої завдання.
Звичайно, це далеко не все. Trello — гнучкий інструмент, який можна адаптувати під потреби будь-якої команди. Крім того, завдяки більш ніж 150 інтеграціям із вашими улюбленими програмами та службами, що містять поліпшення та вбудовані засоби автоматизації, Trello можна використовувати як центр підвищення продуктивності команд у будь-якій частині світу.
Інтегруйте обліковку Dropbox із Trello, щоби прикріплювати файли й папки до карток Trello просто з Dropbox, переглядати прикріплені файли Dropbox, не виходячи з Trello, і відстежувати події Trello, пов’язані з прикріпленими файлами Dropbox, безпосередньо в Dropbox.
3. Slack (macOS, Windows, Linux, iOS, Android, вебпрограма, розширення для браузера)
Slack уже давно є потужним центром підвищення продуктивності. У багатьох великих корпораціях цю програму вважають важливим комплексним рішенням для організації ефективної та продуктивної співпраці учасників команди.
Створюйте канали для команд і проєктів та користуйтеся перевагами спеціалізованих інструментів для стимулювання співпраці. Канали дозволяють не тільки оптимізувати процес спілкування всередині компанії, але й працювати в тісній співпраці з колегами за її межами, включно з клієнтами, партнерами або постачальниками послуг.
Slack забезпечує плавну взаємодію віддалених команд. Користувачі можуть здійснювати голосові й відеодзвінки, створювати канали для проєктів, ділитися екраном і з легкістю надсилати файли — усе це в одній комплексній програмі.
Зручні розширення програми дозволяють інтегрувати вашу обліковку Dropbox зі Slack, щоби почати спілкуватися в Slack через Dropbox, а також одним натисканням кнопки надсилати, синхронізувати, публікувати, переглядати й редагувати файли в самій програмі Slack.
4. Asana (розширення для браузера, iOS, Android)
Asana підвищує продуктивність завдяки величезному набору інструментів для керування роботою, дозволяє вести проєкти від початку до кінця та містить функції, які поліпшують відстеження, спілкування, керування командою тощо.
В Asana можна створювати різні групи для кожної команди чи відділу вашої компанії. Потім створюйте проєкти та додавайте завдання й підзавдання, а також часові рамки або граничні терміни виконання кожного з них. Ви можете призначати завдання та проєкти конкретним командам або окремим особам, залишати коментарі з додатковою інформацією або інструкціями, а також додавати інших учасників команди як підписників, щоби вони отримували сповіщення про всі оновлення.
Додавайте етапи, щоб цілі проєкту завжди були зрозумілі; залежності, щоб усі знали, які завдання потрібно виконати для того, щоб інші учасники могли приступити до своєї частини роботи; графіки роботи, щоб швидко отримати доступ до повного огляду проєкту й аналізувати його, а також багато іншого.
Це короткий підсумок того, що пропонує Asana, але в цій програмі є багато більш складних та інтуїтивно зрозумілих функцій, які значно спрощують керування проєктами. Asana містить функції відстеження часу, редагування, планування та створення нотаток.
Підключивши Asana до Dropbox, ви можете прикріплювати файли Dropbox і ділитися ними безпосередньо через Asana, що робить цю програму ще більш ефективною.
5. HelloSign (вебпрограма, API, iOS, Android)
Минули ті часи, коли документи потрібно було друкувати, підписувати, сканувати й надсилати наступній особі на підпис. HelloSign від Dropbox дозволяє використовувати цифровий підпис для засвідчення документів, заощаджуючи багато часу та спрощуючи весь процес, що особливо актуально в наші дні, оскільки всі підписанти рідко перебувають в одному робочому просторі.
HelloSign можна використовувати для підписання будь-яких документів, зокрема угод про нерозголошення, угод про оренду або договорів найму. HelloSign підтримує роботу з файлами 17 типів і дозволяє надіслати на підпис практично будь-який документ. Електронні підписи в HelloSign є юридично зобов’язуючими й надійно зашифрованими, тому ви можете бути впевнені в законності підписів і безпеці ваших особистих даних.
Ви можете надсилати масові запити або в певному порядку черговості, щоб надсилання документа наступному одержувачу відбувалося тільки після підписання попереднім, або всім одразу. Одержувачам просто потрібно ввійти в систему, прочитати документ і додати свій електронний підпис, після чого підписаний і скріплений печаткою документ буде автоматично повернуто вам.
Додатково оптимізуйте процес, створюючи шаблони або використовуючи вже наявні, а також додайте власні логотипи, графіку й фірмовий стиль одним натисканням кнопки.
Інструменти керування командами дозволяють вам надавати доступ різним групам осіб або окремим особам, указуючи необов’язкових і обов’язкових підписантів, а також тих, хто підписує копію, налаштовувати нагадування, щоб стежити за термінами підписання, і багато чого іншого.
Завдяки розширенню HelloSign для Dropbox ви можете надсилати документи на підпис безпосередньо з Dropbox, а коли вони будуть підписані, вони автоматично зберігатимуться у вашій обліковці Dropbox.
6. Dropbox Passwords (розширення для браузера, macOS, Windows, iOS, Android)
Ми би заощадили багато часу, якби нам не доводилося постійно запам’ятовувати паролі для безлічі облікових записів, якими ми користуємося в професійному та в особистому житті. Забути пароль легко, особливо коли з часом їх стає дедалі більше, і їх потрібно регулярно оновлювати.
Dropbox Passwords — нова ефективна програма для керування паролями. Хоча зберігання всіх паролів в одному місці може здаватися складним, ваші особисті дані будуть надійно зашифровані й максимально захищені, щоб лише ви могли отримати до них доступ. Паролі забезпечують додатковий рівень захисту, гарантуючи безпеку особистої інформації в Інтернеті.
Додайте в Dropbox Passwords облікові записи з іменами користувачів, паролями й будь-якими іншими відомостями, які потрібно запам’ятовувати, або імпортуйте файл CSV одразу з усіма вашими обліковими записами. Також за допомогою Dropbox Passwords можна створювати надійні паролі, щоб ні про що не хвилюватися, коли прийде час оновити один із них. Створюйте профілі для кредитних карт, щоби прискорити оформлення покупок в Інтернеті, і додавайте будь-які автономні дані, наприклад коди від воріт, рецепти або паролі Wi-Fi.
Програма надійно захищає ваші збережені паролі, і коли ви входите в будь-який з облікових записів, автоматично заповнює поля для входу в систему.
Закінчивши всі необхідні налаштування, можна ввімкнути сповіщення про злом пароля, щоб забезпечити додатковий захист ваших даних.
У разі злому користувачі Dropbox Passwords отримують сповіщення про те, що дані їхніх облікових записів знаходяться під загрозою, а також інструкції про те, як швидко реагувати на дії, пов’язані з шахрайством, крадіжкою та порушеннями безпеки.
7. IFTTT (тільки для пристроїв Android та iOS)
IFTTT — це інтуїтивно зрозуміла програма для підвищення продуктивності. Вона буквально виконуватиме завдання за вас.
IFTTT створює автоматизовані умовні функції на основі своєї моделі «Якщо це, тоді те». Якщо в одному місці трапляється якась подія, то в іншому місці виконується певна дія, що відбувається завдяки вбудованим аплетам IFTTT. Програма IFTTT нагадує Zapier, але є простішою у використанні.
Наприклад, ви можете автоматично додавати пісні з YouTube до списків відтворення Spotify, коли ставите відеороликам уподобайки. У разі інтеграції з технологією розумного будинку IFTTT дозволяє, зокрема, вмикати опалення щоразу, коли ви наближаєтеся до своєї домівки. За допомогою IFTTT можна автоматично зберігати в Dropbox усі фотографії, на яких вас позначили у Facebook.
Такий рівень автоматизації, безсумнівно, підвищує продуктивність, вирішуючи завдання, на які вам не доводиться витрачати дорогоцінний час і ресурси.
IFTTT підтримує безліч пристроїв для розумного будинку й мобільних програм, з якими не працює Zapier, і навпаки. Крім того, ця програма краще підходить для смартфонів, у той час як Zapier використовується переважно на настільних комп’ютерах. Отже, кожна з програм має свої переваги.
Використання Dropbox для підвищення продуктивності
У Dropbox також є інструменти для підвищення продуктивності, які полегшують керування проєктами, керування файлами й віддалену співпрацю. Завдяки Dropbox ви можете вести будь-який проєкт від початкових етапів визначення стратегії та до його завершення, отримання відгуків і подальших дій — і все це в одному місці.
Використовуйте безкоштовну програму на будь-якому пристрої (Apple, Microsoft тощо), щоби переглядати й редагувати свої робочі файли, а також керувати ними будь-де, не турбуючись про безпеку даних. Створюйте плани проєктів і списки завдань, робіть нотатки, залишайте відгуки в режимі реального часу та тримайте зацікавлених осіб у курсі подій за допомогою різних інструментів Dropbox для спілкування та співпраці.
Усі вищезазначені програми для підвищення продуктивності можна легко інтегрувати з обліковкою Dropbox, щоб суттєво прискорити робочі процеси, підвищити прозорість, ефективність і продуктивність на робочому місці.