最佳生产力应用

发现一些可用于提高效率和生产力的最佳移动和桌面应用。

一个人在 Dropbox 中查看多个生产力应用

用于管理时间和任务的最佳生产力应用

在当今时代,人们比以往任何时候都更容易分心,因此我们需要能够帮助改善个人生活和职业工作生产力的工具。如今,无数应用都声称可以做到这一点,而这使得选择最佳应用本身就是一个会分散注意力的过程。

无论您是希望在管理工作流程、时间还是焦点方面得到帮助,以下应用都可有效提高职业工作和个人生活中的效率。

请注意,这其中的许多应用都提供免费版以及含更多功能的付费选择项,因此,此处描述的某些功能是需要付费的功能。

1. Zapier(网络应用、浏览器扩展)

此列表主要包含的是适用于 iPhone、Android 和桌面的免费生产力应用,而 Zapier 仅作为网络应用和 Chrome 扩展形式存在。

Zapier 并不是一个真正的应用,而是一个自动化平台,可在您每天使用的各种应用之间移动信息,从而帮助您节省时间、减少繁琐任务并专注于最重要的工作。Zapier 的自动化工作流程称为 **Zap**。您可以从头开始创建 Zap,也可以从预制模板库中进行选择而无需编写代码。

使用 Zapier,您可以将 Dropbox 连接到数以千计的最热门应用,从而提高工作效率。以下是一些可帮助您入门的方法:

  • 将新电子邮件附件保存到 Dropbox
  • 将保存在 Dropbox 中的视频即刻上传到 YouTube
  • 为每一次新的 Dropbox 上传操作向 Google Sheet 中添加一个新行
  • 在 Dropbox 上将收到的电子邮件备份为文件

2. Trello(iOS、Android、网络应用)

Trello 使您能够以有趣、灵活和有益的方式组织项目并确定项目优先级,从而使工作管理过程更简单、更易理解和更有吸引力。Trello 中直观的图板、列表和卡片有助于简化想法组织和进度跟踪。

例如,假设您的营销团队正在 Trello 中管理他们的编辑营销日历。他们可以为流程中的每个步骤创建一些列表,例如“想法”、“写作”、“编辑”和“已发布”,然后为每篇文章添加一张卡片。可以将卡片分配给团队成员,其中包括流程中每个步骤的截止日期,以及 Dropbox 文件和 Dropbox Paper 文件的所有附件。这会将所有内容组织在一个中心位置,使得您无需搜索无穷尽的电子邮件链来完成工作。

当然,这只是个开始。Trello 具有很高的灵活性,因此适用于任何团队。此外,通过强化功能和内置自动化,与您的常用应用和服务进行 150 多种集成,使得 Trello 成为各地团队的生产力中心。

将您的 Dropbox 帐户与 Trello 集成,可直接从 Dropbox 将文件和文件夹附加到 Trello 卡片,无需退出 Trello 即可预览 Dropbox 附加文件,并可让任何附加 Dropbox 文件的 Trello 活动直接反映在 Dropbox 中。

3. Slack(macOS、Windows、Linux、iOS、Android、网络应用、浏览器扩展)

长期以来,Slack 一直是强大的生产力源泉,被各大公司视为可促进高效、高产团队协作的必不可少的一体化解决方案。

为团队和项目创建频道,并充分利用专门工具来促进协作。频道不仅简化内部沟通,还允许您与公司外部的合作伙伴(包括客户、合作伙伴或服务提供商)进行协作。

借助 Slack,可为远程团队实现流畅的沟通 ,并且您可以轻松进行语音和视频通话、为项目创建频道、共享屏幕和发送文件,所有这一切都在一个综合性应用中实现。

将您的 Dropbox 帐户与 Slack 集成,可在 Dropbox 中启动 Slack 对话、单击按钮即可直接从 Dropbox 将文件发送到 Slack,以及同步 Dropbox Paper 文件以在 Slack 中发布、预览和编辑。

4. Asana(浏览器扩展,iOS,Android)

Asana 通过大量用于管理工作的工具来提高工作效率,具有可支持跟踪、沟通、团队管理等的功能,帮助您全面洞悉项目。

在 Asana 中,您可以为企业中的每个团队或部门创建不同的组。然后创建项目,并且,在这些项目中,您可以添加任务和子任务以及每个任务的时间表或截止日期。您可以将任务和项目分配给特定的团队或个人、用更多信息或说明来备注任务,以及将其他队友添加为关注者以便他们收到任何关于更新的通知。

添加里程碑以使项目目标始终清晰、添加依赖关系以使每个人都知道必须完成哪些任务以便其他人开始工作、添加时间表以便轻松获取和分析项目的全面概况,等等。

这是对 Asana 必须提供的功能的基本总结,但是该应用中有许多更复杂、更直观的功能,可简化项目管理工作。从时间跟踪到校对,再到日程安排到记笔记,Asana 囊括了所有基础功能。

与 Dropbox 连接后,您可以直接通过 Asana 附加和共享 Dropbox 文件,从而提高效率。

5. HelloSign(网络应用、API、iOS、Android)

如今,人们已经不再需要打印、签名、扫描文档并将其发送给下一位签名者。HelloSign 是 Dropbox 旗下公司,可帮助您对文档进行数字签名,从而为您节省大量时间并简化流程,这在当今不太可能每位签名者都在一个工作区中的形势下特别有用。

您可以将 HelloSign 用于任何文档,无论是保密协议、租赁协议还是雇佣合同。使用 17 种可接受文件类型,您几乎可以通过 HelloSign 发送任何可能需要签名的内容。HelloSign 上的电子签名具有法律约束力并经过高度加密,因此,您可以确保一切都是合法的,并且您的个人数据是安全的。

您可以发送大量请求,或者按特定顺序发送(使得在一位签名者签名后才发送给下一位签名者),或者一次发送全部请求。收件人只需进行登录、阅读文档、添加电子签名即可,文档很快就能完成签名、盖章、送达,然后返还给您。

通过创建或使用预先存在的模板进一步简化流程,并且只需单击按钮即可添加自定义徽标和品牌标识。

团队管理工具允许您为不同组或个人授予访问权限,设置可选、必需和抄送的签名者,以及设置提醒以确保所有内容都按时签名等等。

借助适用于 Dropbox 的 HelloSign 扩展程序,您可以直接从 Dropbox 中发送文档以供签名,文档在签名后将自动保存在您的 Dropbox 中。

6. Dropbox Passwords(浏览器扩展、macOS、Windows、iOS、Android)

如果无需时时刻刻记住在职业工作和个人生活中必须登录的无数帐户的密码,我们就可以节省大量时间。我们很容易忘记密码,尤其是在我们的密码比以往任何时候都多且需要定期更新的情况下。

Dropbox Passwords 是一款功能强大的全新密码管理应用。虽然将所有密码都保存在一个位置可能让人生畏,但您的私人数据经过高度加密且极其安全,只可由您访问。

将帐户及用户名、密码和任何其他需记住的信息一起添加到 Dropbox Passwords,或一次性导入其中包含所有帐户的 CSV 文件。而且,Dropbox Passwords 可以为您生成强密码,因此无论何时需要更新密码,您都高枕无忧。您可以为信用卡创建配置文件以快速方便地进行网上购物,还可以添加离线数据,如门禁密码、处方和 Wi-Fi 密码。

这款应用可安全地存储您的密码,当您登录已添加的任何帐户时,它会自动为您填写登录字段。

7. IFTTT(仅限 Android 和 iOS 设备)

IFTTT 是一款直观的生产力应用。从字面上看,它将让您富有成效。

IFTTT 基于其“If This Then That”模型建立了自动执行的条件性功能。使用 IFTTT 的预先构建的“小程序”,如果在一个位置执行了某件事情,那么将在另一个位置执行特定操作,类似于 Zapier,但更简单。

例如,每当您“喜欢”视频时,就可以将来自 YouTube 的歌曲自动添加到 Spotify 播放列表中。通过将 IFTTT 与智能家居技术集成,您可以在接近自己居住的街道时打开暖气,等等。每当您在 Facebook 照片中被标记时,IFTTT 都可以将其保存到 Dropbox。

这种自动化水平无疑会提高工作效率,帮助您处理那些本不应该占用您宝贵时间和资源的任务。

IFTTT 与许多智能家居设备和移动应用兼容(反之亦然),而 Zapier 则没有此功能。IFTTT 拥有更强大的智能手机功能,而 Zapier 主要在台式机上使用,所以它们都各具有相关方面的便捷性。

使用 Dropbox 提高工作效率

Dropbox 还可以提高工作效率,具有可帮助进行项目管理、文件管理和远程协作的工具。借助 Dropbox,您可以顺利将任何项目从早期战略阶段推进到生产再到反馈等等,所有这一切都在一个空间里实现。

可随时随地在任何设备(Apple、Microsoft 或其他设备)上使用免费应用来访问、编辑和管理工作资料,同时确保您的数据安全。使用 Dropbox 中的各种沟通和协作工具创建项目计划、待办事项列表、做笔记、提供实时反馈,并让利益相关者随时了解情况。

可以轻松将上述所有生产力应用与您的 Dropbox 帐户集成,这意味着您可以真正简化工作流程、提高可见性和效率,进而提高工作场所的效率。

充分利用可提高工作效率的技术

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