最佳生產力應用程式

探索幾款最佳行動和桌面應用程式,協助您提高工作效率和生產力。

有人正在 Dropbox 中查看幾個生產力應用程式

適用於時間和工作項目管理的最佳生產力應用程式

身處這個容易讓人分心的時代,我們需要能夠提高個人和專業生產力的工具。如今,無數個應用程式都宣稱可以做到這一點,因此選擇最佳應用程式這項任務,本身就會讓人分心。

無論是管理工作流程、時間或工作重點,以下幾款應用程式都是可以協助您提高專業和個人生產力的有效工具。

這些應用程式除了免費版本之外,也提供具備附加功能的付費版本,所以提醒您,文章中提到的某些功能需要付費才能使用。

1. Zapier (網頁版應用程式、瀏覽器擴充功能)

雖然本清單主要涵蓋適用於 iPhone、Android 和桌面的免費生產力應用程式,但 Zapier 只提供網頁版應用程式和 Chrome 擴充功能。

Zapier 其實不算是應用程式。這項自動化平台可以將資訊在您每天使用的應用程式之間移動,從而協助您節省時間、減少繁瑣工作項目並專注於最重要的工作上。Zapier 的自動化工作流程稱為 **Zaps**,您可以從頭開始建立 Zap,或是從預設的範本庫中選擇,無需編寫程式碼即可進行。

您可以透過 Zapier,將 Dropbox 與數千款最受歡迎的應用程式建立連結,從而提高工作效率。以下提供幾個想法,讓您更快上手:

  • 將新的電子郵件附件儲存至 Dropbox
  • 立即將儲存在 Dropbox 中的影片上傳到 YouTube
  • 一旦 Dropbox 中有新的上傳內容,Google 試算表便會自動新增一列
  • 將內送電子郵件備份為 Dropbox 中的檔案

2. Trello (iOS、Android、網頁版應用程式)

Trello 讓工作管理變得輕鬆、簡單且吸引人,能讓您以有趣、靈活又有成就感的方式組織並排序專案的優先次序。Trello 的看板、列表和卡片操作方便,可幫助您輕鬆組織想法並追蹤進度。

舉例來說,假設您的行銷團隊正在 Trello 中管理他們的編輯日曆,他們就可以為流程中的每個步驟建立清單,例如「構想」、「寫作中」、「編輯中」和「已發表」,並為每篇文章新增一張卡片。接著,他們便能將卡片分配給團隊成員,內容包括流程中每個步驟的截止日期,以及 Dropbox 檔案和 Dropbox Paper 檔案中的所有附件。您可藉由這個方法,將所有內容都集中在同個位置統一管理,因此您無需翻遍無止盡的電子郵件串也能完成工作。

當然,這只是基本功能而已。Trello 非常有彈性,適用於所有工作團隊。此外,Trello 也可以透過強化功能和內建的自動化功能,與超過 150 款您最喜愛的應用程式和服務進行整合,成為各地團隊的生產力中心。

您可以將 Dropbox 帳戶與 Trello 進行整合,直接從 Dropbox 把檔案和資料夾附加到 Trello 卡片上,無需離開 Trello 即可預覽附加的 Dropbox 檔案。若附加的 Dropbox 檔案中包含任何 Trello 活動,該活動也會直接反映在 Dropbox 中。

3. Slack (macOS、Windows、Linux、iOS、Android、網頁版應用程式、瀏覽器擴充功能)

Slack 長期以來一直都是強大的生產力應用程式,不僅廣受大型企業推崇為不可或缺的一站式解決方案,更可促進團隊協作的效率與生產力。

您可以為團隊和專案建立頻道,並使用專業工具來強化協作。頻道不僅簡化了內部溝通流程,還能讓您與公司外部的合作夥伴 (包括客戶、合作夥伴或服務供應商) 協作更順利。

為使遠端團隊溝通順暢,使用 Slack 時,您可以進行語音和視訊通話、為專案建立頻道、共享螢幕並輕鬆傳送檔案。只需要一個全方位的應用程式就可以搞定一切。

將 Dropbox 帳戶與 Slack 進行整合,您就可以直接從 Dropbox 開啟 Slack 會話、按一下按鈕直接將檔案從 Dropbox 傳送至 Slack,並與 Dropbox Paper 檔案同步,方便您直接在 Slack 內發布貼文、預覽和編輯。

4. Asana (瀏覽器擴充功能、iOS、Android)

Asana 中的各種工作管理工具可大幅提高生產力,您還可透過改善追蹤、溝通、團隊管理等各式功能,完整掌握專案進度。

使用 Asana 時,您可以為企業中每個團隊或部門建立不同組別。建立專案後,您可以在專案中新增工作項目、子工作項目,以及每項工作項目的時間表或截止日期。您可以將工作項目和專案分配給特定團隊或個人、使用額外資訊或說明為工作項目補充註解,並將其他團隊成員新增為追蹤者,方便他們在工作項目更新時收到通知。

您也可以新增里程碑,讓專案的目標始終清晰明瞭;判定相依關係,讓每個人都知道完成工作項目的先後順序;規劃時間表,讓所有人輕鬆存取並分析完整的專案概要,以及更多強大的功能。

這是 Asana 所有內容的概略總結,但應用程式中還有更多精細且易於操作的功能,能讓專案管理變得更加輕鬆。無論是時間追蹤、內容校對、日程安排或是抄寫筆記,Asana 都能協助您迅速完成基礎工作。

Asana 連結至 Dropbox 時,您可以直接透過 Asana 附加並共享 Dropbox 檔案,讓一切更有效率。

5. HelloSign (網頁版應用程式、API、iOS、Android)

需要列印、簽署、掃描並將文件傳送給下個簽署人的日子,將一去不復返了。Dropbox 旗下的 HelloSign 可以讓您對文件進行數位簽署,不僅能為您節省大量時間,更可簡化流程。尤其在現今每位簽署人都身處不同工作場所的情況下,這個功能可說是相當方便。

您可以在 HelloSign 中使用任何文件,無論是保密協議、租賃協議或聘僱合約都適用。HelloSign 接受 17 種檔案類型,您幾乎可以透過 HelloSign 傳送任何可能需要簽名的內容。HelloSign 上的電子簽章具有法律效力,且經過高度加密,因此您可以確保文件的合法性,以及您的個人資料安全無虞。

您可以大量傳送要求,無論是按照特定順序,讓前一位簽署人完成簽名後才傳送給下一位,或是全部一起傳送都可以。收件人只需登入、閱讀文件並新增電子簽章,您就會自動收到回覆的文件,眨眼之間就能完成簽名、密封、送件等動作。

您也可以建立或使用現有範本,進一步簡化流程,而且只要按一下按鈕,即可新增自訂的標誌和商標。

您也能透過團隊管理工具,針對不同組別或個人賦予存取權限、設定非必要、必要和副本簽署者,並設定提醒功能,以便確保所有簽名都能準時完成,還有更多實用功能等您探索運用。

透過 Dropbox 的 HelloSign 擴充功能,您可以直接從 Dropbox 送交簽署。一旦完成簽名,文件便會自動儲存在您的 Dropbox 中。

6. Dropbox Passwords (瀏覽器擴充功能、macOS、Windows、iOS、Android)

如果我們無需記住密碼,就能直接登入工作和個人生活中使用的各種帳戶,那真的能替我們省下不少時間。人們通常很容易忘記密碼,尤其現代人所擁有的密碼數量超越從前,更不用說有些密碼還需要定期更新。

Dropbox Passwords 是一項功能強大的全新密碼管理應用程式。雖然將所有密碼儲存在同個位置可能令人心生畏懼,但經過高度加密後,您的私人資料將極度安全,只有您可以存取這些資訊。

您可以將使用者名稱、密碼和其他需要記住的資料,連同帳戶一起新增至 Dropbox Passwords,或將上述所有帳戶資料透過 CSV 檔案一次匯入。Dropbox Passwords 也可以幫助您產生高強度的密碼,因此當有密碼需要更新時,您也不必擔心。您可以為信用卡建檔,讓網購更加輕鬆快速,同時也可以新增離線資料,例如門禁密碼、處方和 Wi-Fi 密碼。

應用程式會安全儲存您的密碼。當您登入已完成新增的帳戶時,系統便會自動為您填寫登入欄位。

7. IFTTT (僅限 Android 和 iOS 裝置)

IFTTT 是一款容易操作的生產力應用程式。確切來說,IFTTT 會為您代勞,協助您提升生產力。

IFTTT 能以他們的「若發生這個事件,則執行那個動作 (If This Then That)」模型,建立自動化的條件式功能。透過 IFTTT 預建的小程式 (Applet),若此處發生某個事件,另一處也會執行特定動作。這種運作模式與 Zapier 類似,卻更簡單。

例如,只要您對影片按下「喜歡」,就可將 YouTube 的歌曲自動新增至 Spotify 播放清單。您也可以將 IFTTT 與智慧家庭科技進行整合,例如,讓暖氣在您接近住家路口時自動打開。每當有人將您標註在 Facebook 相片中時,IFTTT 也可自動將相片儲存至 Dropbox。

這種自動化的程度無疑將提高生產力,並為您處理不該占用您寶貴時間和資源的工作項目。

IFTTT 可與許多 Zapier 不支援的智慧家庭裝置和行動應用程式配合使用,反之亦然。同時,IFTTT 的功能在智慧型手機上較完善,而 Zapier 則主要在桌機上使用,因此兩者都各有千秋。

使用 Dropbox 幫助您提高生產力

Dropbox 也是一款生產力加速器,擁有各式工具可推動專案管理、檔案管理和遠端協作流程。有了 Dropbox,您可以順利完成任何專案,從早期策略規劃、生產,再到意見回饋等,所有階段都可在同個空間中執行。

您可以在任何裝置上 (例如 Apple、Microsoft 或其他工具) 免費使用應用程式,隨時隨地存取、編輯和管理您的工作,並確保您的資料安全無虞。您可以運用 Dropbox 的各種溝通和協作工具,建立專案計畫、待辦清單、做筆記、留下即時意見回饋,並讓相關人員隨時掌握情況。

上述所有生產力應用程式都可輕鬆與您的 Dropbox 帳戶整合,這代表您可以真正簡化工作流程、提高透明度和工作效率,進而提升工作的整體生產力。

使用可提高生產力的科技

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