แอปผลิตภาพที่ดีที่สุด

แอปผลิตภาพที่ดีที่สุดสำหรับการบริหารเวลาและจัดการงาน

ในช่วงเวลาที่เราเสียสมาธิได้ง่ายกว่าที่เคย เราต้องการเครื่องมือที่ช่วยให้เกิดผลิตภาพทั้งในเรื่องส่วนตัวและด้านอาชีพการงาน ทุกวันนี้ มีแอปนับไม่ถ้วนที่อ้างว่าช่วยได้ ซึ่งทำให้การเลือกแอปที่ดีที่สุดกลายเป็นเรื่องที่ทำให้เสียสมาธิเสียเอง

ไม่ว่าคุณต้องการความช่วยเหลือในการจัดการขั้นตอนการทำงาน จัดการเวลา หรือจัดการเรื่องสมาธิ แอปต่อไปนี้เป็นเครื่องมือที่ได้ประสิทธิผลในการเสริมผลิตภาพสำหรับการใช้ด้านอาชีพการงานและการใช้งานส่วนตัว

แอปจำนวนมากเหล่านี้มีเวอร์ชันฟรีควบคู่ไปกับทางเลือกที่ต้องชำระเงินพร้อมคุณสมบัติเพิ่มเติม ดังนั้นจึงควรทราบว่าคุณสมบัติบางอย่างที่อธิบายไว้มีค่าใช้จ่าย

1. Zapier (เว็บแอป ส่วนขยายเบราว์เซอร์)

แม้ว่ารายการนี้จะครอบคลุมแอปผลิตภาพสำหรับ iPhone, Android และเดสก์ท็อปเป็นส่วนใหญ่ แต่ Zapier อยู่ในรูปแบบเว็บแอปและส่วนขยายของ Chrome เท่านั้น

อันที่จริงแล้ว Zapier ไม่ใช่แอป แต่เป็นแพลตฟอร์มอัตโนมัติที่ย้ายข้อมูลระหว่างแอปที่คุณใช้ทุกวัน คุณจึงประหยัดเวลา ลดงานที่น่าเบื่อ และมุ่งเน้นไปที่งานที่สำคัญที่สุดของคุณได้ เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติของ Zapier เรียกว่า **Zaps** และคุณสามารถสร้าง Zap ตั้งแต่เริ่มต้นหรือเลือกจากไลบรารีแม่แบบที่สร้างไว้ล่วงหน้าโดยไม่จำเป็นต้องใช้รหัส

เมื่อใช้ Zapier คุณสามารถเชื่อมต่อ Dropbox กับแอปยอดนิยมนับพันเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพได้ ต่อไปนี้เป็นแนวคิดบางอย่างเพื่อให้คุณเริ่มต้นใช้งาน

• บันทึกสิ่งที่แนบมากับอีเมลใหม่ลงใน Dropbox
• อัพโหลดวิดีโอที่บันทึกไว้ใน Dropbox ไปยัง YouTube ทันที
• เพิ่มแถวใหม่ใน Google Sheet สำหรับการอัพโหลด Dropbox ใหม่ทุกครั้ง
• สำรองข้อมูลอีเมลขาเข้าเป็นไฟล์บน Dropbox

2. Trello (iOS, Android, เว็บแอป)

Trello ทำให้การจัดการงานเป็นเรื่องง่าย เข้าใจง่าย และน่าสนใจ ช่วยให้คุณจัดระเบียบและจัดลำดับความสำคัญของโครงการได้ด้วยวิธีที่สนุกสนาน ยืดหยุ่น และคุ้มค่า โดยที่กระดาน รายการ และการ์ดที่ใช้งานง่ายของ Trello ทำให้จัดระเบียบความคิดและติดตามความคืบหน้าได้ง่าย

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าทีมการตลาดของคุณกำลังจัดการ Editorial Calendar ใน Trello ทีมสามารถสร้างรายการสำหรับแต่ละขั้นตอนในกระบวนการ เช่น "แนวคิด" "การเขียน" "การแก้ไข" และ "เผยแพร่แล้ว" จากนั้นเพิ่มการ์ดสำหรับแต่ละบทความ โดยสามารถกำหนดการ์ดให้กับสมาชิกในทีม รวมวันที่ครบกำหนดในแต่ละขั้นตอน และสิ่งที่แนบมาทั้งหมดสำหรับไฟล์ Dropbox และไฟล์ Dropbox Paper ซึ่งช่วยให้ทุกอย่างเป็นระเบียบในที่เดียว คุณจึงไม่จำเป็นต้องค้นหาในอีเมลที่ไม่มีที่สิ้นสุดเพื่อทำสิ่งต่างๆ ให้เสร็จสิ้น

แน่นอนว่านั่นเป็นเพียงการเริ่มต้น ความยืดหยุ่นของ Trello ทำให้ปรับเข้ากับทีมใดก็ได้ นอกจากนี้ การผสานรวมมากกว่า 150+ แอปและบริการโปรดพร้อม Power-Ups และระบบอัตโนมัติในตัวทำให้ Trello เป็นศูนย์กลางผลิตภาพสำหรับทีมได้ทุกที่

รวมบัญชี Dropbox ของคุณเข้ากับ Trello เพื่อแนบไฟล์และโฟลเดอร์ไปยังการ์ด Trello จาก Dropbox โดยตรง ดูตัวอย่างไฟล์ Dropbox ที่แนบมาโดยไม่ต้องออกจาก Trello และมีกิจกรรม Trello สำหรับไฟล์ Dropbox ที่แนบมาซึ่งจะแสดงโดยตรงใน Dropbox

3. Slack (macOS, Windows, Linux, iOS, Android, เว็บแอป, ส่วนขยายเบราว์เซอร์)

Slack เป็นขุมพลังผลิตภาพมาเป็นเวลานาน โดยได้รับการขนานนามจากบริษัทใหญ่ๆ ว่าเป็นโซลูชันแบบครบวงจรที่จำเป็นสำหรับการอำนวยความสะดวกสำหรับการทำงานร่วมกันในทีมที่มีประสิทธิภาพและได้ประสิทธิผล

สร้างช่องทางสำหรับทีมและโครงการ แล้วเพลิดเพลินไปกับเครื่องมือพิเศษเพื่อกระตุ้นการทำงานร่วมกัน ทั้งนี้ ช่องทางต่างๆ ไม่เพียงเพิ่มความคล่องตัวในการสื่อสารภายใน แต่ยังช่วยให้คุณสามารถทำงานร่วมกับพันธมิตรภายนอกบริษัทของคุณ รวมถึงลูกค้า คู่ค้า หรือผู้ให้บริการ

การเปิดใช้งานการสื่อสารที่ลื่นไหลสำหรับทีมระยะไกลบน Slack ช่วยให้คุณโทรด้วยเสียงและวิดีโอ สร้างช่องทางสำหรับโครงการต่างๆ แบ่งปันหน้าจอและส่งไฟล์ได้อย่างง่ายดาย ทุกอย่างจึงเกิดขึ้นได้ในแอปที่ครอบคลุมเพียงแอปเดียว

ส่วนขยายแอปที่ราบรื่นช่วยให้คุณผสานการทำงานของบัญชี Dropbox เข้ากับ Slack เพื่อเริ่มการสนทนาของ Slack ภายใน Dropbox, ส่งไฟล์ไปยัง Slack โดยตรงจาก Dropbox เพียงคลิกปุ่ม และทำการซิงค์ไฟล์ Dropbox Paper เพื่อให้คุณสามารถโพสต์ แสดงตัวอย่าง และแก้ไขภายใน Slack ได้เลย

4. Asana (ส่วนขยายเบราว์เซอร์, iOS, Android)

Asana เอื้อให้เกิดผลิตภาพด้วยเครื่องมือจัดการงานที่หลากหลาย ช่วยให้คุณเห็นโครงการตั้งแต่ต้นจนจบด้วยคุณสมบัติที่สนับสนุนการติดตาม การสื่อสาร การจัดการทีม และอื่นๆ อีกมากมาย

ใน Asana คุณสามารถสร้างกลุ่มที่แตกต่างกันสำหรับแต่ละทีมหรือแต่ละแผนกในธุรกิจของคุณได้ จากนั้น สร้างโครงการต่างๆ และคุณสามารถเพิ่มงานและงานย่อย รวมถึงกรอบเวลาหรือกำหนดเวลาสำหรับแต่ละโครงการได้ภายในโครงการเหล่านั้น คุณสามารถมอบหมายงานและโครงการให้กับทีมหรือบุคคลที่เฉพาะเจาะจง แสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับงานพร้อมข้อมูลหรือคำแนะนำเพิ่มเติม และเพิ่มเพื่อนร่วมทีมคนอื่นๆ เป็นผู้ติดตามเพื่อให้ได้รับแจ้งเกี่ยวกับการอัปเดตต่างๆ

เพิ่มเหตุการณ์สำคัญเพื่อให้เป้าหมายของโครงการมีความชัดเจนอยู่เสมอ เพิ่มการขึ้นต่อกันของงานเพื่อให้ทุกคนรู้ว่างานใดต้องแล้วเสร็จเพื่อเริ่มต้นงานอื่นๆ ได้ เพิ่มลำดับเวลาเพื่อให้เข้าถึงและวิเคราะห์ภาพรวมทั้งหมดของโครงการได้ง่าย และอื่นๆ อีกมากมาย

ที่กล่าวมาข้างต้นเป็นสรุปใจความสำคัญเกี่ยวกับสิ่งที่ Asana นำเสนอ แต่ยังมีคุณสมบัติที่ซับซ้อนและใช้งานง่ายอีกมากมายภายในแอปที่ทำให้การจัดการโครงการเป็นเรื่องง่าย Asana ครอบคลุมงานพื้นฐานทั้งหมด ตั้งแต่การติดตามเวลา ไปจนถึงการพิสูจน์อักษร การกำหนดตารางเวลา และการจดบันทึก

เมื่อคุณเชื่อมต่อ Asana กับ Dropbox คุณสามารถแนบและแบ่งปันไฟล์ Dropbox ผ่าน Asana ได้โดยตรง ทำให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

5. HelloSign (เว็บแอป, API, iOS, Android)

การพิมพ์ ลงนาม สแกน และส่งเอกสารไปยังผู้ลงนามคนถัดไป เป็นเรื่องในอดีตไปแล้ว HelloSign ซึ่งเป็นบริษัท Dropbox ช่วยให้คุณลงนามในเอกสารแบบดิจิทัลได้ ช่วยประหยัดเวลาและลดความซับซ้อนของกระบวนการซึ่งเป็นประโยชน์อย่างยิ่งในปัจจุบันที่ผู้ลงนามทุกคนไม่น่าจะอยู่ในพื้นที่งานเดียว

คุณสามารถใช้ HelloSign สำหรับเอกสารทุกประเภท ไม่ว่าจะเป็น NDA ข้อตกลงการเช่า สัญญาการจ้างงาน คุณสามารถส่งไฟล์เกือบทุกไฟล์ที่อาจต้องใช้ลายเซ็นได้โดยผ่าน HelloSign ซึ่งยอมรับไฟล์ 17 ประเภท ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์บน HelloSign มีผลผูกพันตามกฎหมายและเข้ารหัสอย่างเข้มงวด คุณจึงมั่นใจได้ว่าทุกอย่างถูกต้องตามกฎหมายและข้อมูลส่วนบุคคลของคุณจะปลอดภัย

คุณสามารถส่งคำขอจำนวนมาก ไม่ว่าจะเป็นแบบตามลำดับเฉพาะ เพื่อที่ว่าเมื่อคนหนึ่งลงนามแล้วจะส่งไปยังคนถัดไป หรือส่งคำขอทั้งหมดพร้อมกัน ผู้รับเพียงต้องล็อกอิน อ่านเอกสาร เพิ่มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ จากนั้น ระบบจะส่งเอกสารกลับถึงคุณโดยอัตโนมัติ โดยที่มีการลงนาม ปิดผนึก และจัดส่งในทันที

ปรับปรุงกระบวนการให้ดีขึ้นโดยการสร้างหรือใช้แม่แบบที่มีอยู่แล้ว และเพิ่มโลโก้และตราสินค้าที่กำหนดเอง เพียงแค่คลิกปุ่ม

เครื่องมือการจัดการทีมช่วยให้คุณสามารถให้สิทธิ์การเข้าถึงแก่กลุ่มหรือบุคคลต่างๆ ตั้งค่าตัวเลือก ผู้ลงนามที่จำเป็นและที่อยู่ใน CC ตั้งค่าการแจ้งเตือนเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างลงนามตรงเวลา และอื่นๆ อีกมากมาย

เมื่อใช้ส่วนขยาย HelloSign สำหรับ Dropbox คุณสามารถส่งเอกสารเพื่อขอลายเซ็นได้โดยตรงจาก Dropbox เอง และเมื่อลงนามแล้ว ระบบจะบันทึกเอกสารไว้ใน Dropbox ของคุณโดยอัตโนมัติ

6. รหัสผ่าน Dropbox (ส่วนขยายเบราว์เซอร์, macOS, Windows, iOS, Android)

เราจะประหยัดเวลาได้มากถ้าไม่ต้องจำรหัสผ่านสำหรับบัญชีมากมายที่เราต้องล็อกอินทั้งในชีวิตการทำงานและชีวิตส่วนตัวของเราอยู่เสมอ การลืมรหัสผ่านเป็นเรื่องง่าย โดยเฉพาะอย่างยิ่งในปัจจุบันที่เรามีรหัสผ่านมากกว่าที่เคย และยังต้องมีการอัปเดตเป็นประจำอีกด้วย

Dropbox Passwords เป็นแอปจัดการรหัสผ่านใหม่ที่เปี่ยมประสิทธิภาพ แม้ว่าการบันทึกรหัสผ่านทั้งหมดของคุณไว้ในที่เดียวอาจดูน่ากลัว แต่ข้อมูลส่วนตัวของคุณจะได้รับการเข้ารหัสอย่างแน่นหนาและปลอดภัยสูงสุด โดยจะมีเพียงคุณเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงรหัสผ่านเหล่านั้นได้ Passwords มอบระดับการป้องกันอีกชั้นหนึ่งเพื่อรักษาความปลอดภัยข้อมูลส่วนบุคคลทางออนไลน์

เพิ่มบัญชีที่มีชื่อผู้ใช้ รหัสผ่าน และข้อมูลอื่นๆ ที่จำเป็นต้องจดจำ ลงใน Dropbox Passwords หรือนำเข้าไฟล์ CSV ที่มีบัญชีทั้งหมดของคุณพร้อมกัน Dropbox Passwords สามารถสร้างรหัสผ่านที่คาดเดายากให้คุณได้ด้วย คุณจึงไม่ต้องกังวลเมื่อถึงเวลาอัปเดตรหัสผ่านรายการใดรายการหนึ่ง คุณสามารถสร้างโปรไฟล์สำหรับบัตรเครดิตเพื่อการชอปปิงออนไลน์ที่รวดเร็วและง่ายดาย และเพิ่มข้อมูลออฟไลน์ เช่น รหัสประตู ใบสั่งยา และรหัสผ่าน Wi-Fi ได้

แอปจะจัดเก็บรหัสผ่านของคุณอย่างปลอดภัย และเมื่อคุณลงชื่อเข้าใช้บัญชีใดๆ ที่คุณได้เพิ่มไว้ แอปจะกรอกข้อมูลล็อกอินให้คุณโดยอัตโนมัติ

เมื่อกำหนดค่าทั้งหมดเรียบร้อยแล้ว คุณจะสามารถเปิดใช้งานการแจ้งเตือนการละเมิดรหัสผ่านเพื่อเพิ่มการปกป้องอีกชั้น

ในกรณีเกิดการละเมิด ผู้ใช้ Dropbox Passwords จะได้รับการแจ้งเตือนเมื่อรายละเอียดบัญชีของพวกเขาอยู่ในความเสี่ยง พร้อมด้วยวิธีการตอบสนองอย่างรวดเร็วกับการฉ้อโกง การโจรกรรม และการละเมิดด้านการรักษาความปลอดภัย

7. IFTTT (อุปกรณ์ Android และ iOS เท่านั้น)

IFTTT เป็นแอปผลิตภาพที่ใช้งานง่าย และก่อให้เกิดประสิทธิผลในนามของคุณอย่างแท้จริง

IFTTT สร้างฟังก์ชันแบบมีเงื่อนไขโดยอัตโนมัติตามโมเดล “If This Then That” (ถ้าทำเช่นนี้ให้ทำเช่นนั้น) เมื่อใช้ "Applets" ที่สร้างไว้ล่วงหน้าของ IFTTT ถ้ามีสิ่งหนึ่งเกิดขึ้นในที่หนึ่ง จะมีการดำเนินการที่เฉพาะเจาะจงในอีกที่หนึ่ง คล้ายกับ Zapier แต่ง่ายกว่า

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเพิ่มเพลงจาก YouTube ลงในเพลย์ลิสต์ Spotify โดยอัตโนมัติเมื่อใดก็ตามที่คุณ “like” วิดีโอ รวม IFTTT เข้ากับเทคโนโลยีสมาร์ทโฮมเพื่อให้คุณสามารถเปิดฮีตเตอร์ได้ทุกครั้งที่ถึงถนนใกล้บ้าน IFTTT สามารถบันทึกรูปภาพลงใน Dropbox เมื่อใดก็ตามที่มีคนแท็กคุณในรูปภาพ Facebook

ระบบอัตโนมัติระดับนี้ช่วยเพิ่มผลิตภาพได้อย่างแน่นอน โดยการดูแลงานที่คุณไม่ควรต้องสละเวลาและทรัพยากรอันมีค่าไป

IFTTT ทำงานร่วมกับอุปกรณ์สมาร์ทโฮมและแอปสำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่จำนวนมากที่ Zapier ทำไม่ได้ และในทางกลับกันยังมีฟังก์ชันการทำงานของสมาร์ทโฟนที่ดีกว่า ในขณะที่ Zapier ทำงานบนเดสก์ท็อปเป็นหลัก ทั้งสองแอปจึงมีประโยชน์แตกต่างกัน

การใช้ Dropbox เพื่อช่วยเพิ่มผลิตภาพ

นอกจากนี้ Dropbox ยังเป็น โปรแกรมเพิ่มประสิทธิภาพด้วยเครื่องมือที่อำนวยความสะดวกในการจัดการโครงการ การจัดการไฟล์ และการทำงานร่วมกันจากระยะไกล เมื่อใช้ Dropbox คุณจะใช้โครงการใดก็ได้ตั้งแต่ขั้นตอนกลยุทธ์ขั้นต้น ไปจนถึงการผลิต การให้ข้อคิดเห็นและอื่นๆ ทั้งหมดนี้อยู่ในพื้นที่เดียว

ใช้แอปฟรีบนอุปกรณ์ใดก็ได้ ทั้ง Apple, Microsoft หรืออื่นๆ เพื่อเข้าถึง แก้ไข และจัดการงานของคุณได้จากทุกที่ในขณะที่รักษาข้อมูลของคุณให้ปลอดภัย สร้างแผนงานโครงการ รายการสิ่งที่ต้องทำ จดบันทึก แสดง ข้อคิดเห็นแบบเรียลไทม์ และให้ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องได้รับข้อมูลด้วยเครื่องมือการสื่อสารและการทำงานร่วมกันที่หลากหลายของ Dropbox

แอปที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพทั้งหมดที่กล่าวข้างต้นสามารถรวมเข้ากับบัญชี Dropbox ของคุณได้อย่างง่ายดาย ทำให้คุณสามารถปรับปรุงขั้นตอนการทำงาน ปรับปรุงการมองเห็นและประสิทธิภาพได้อย่างแท้จริง อีกทั้งยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในสถานที่ทำงานด้วย