Les meilleures applications de productivité

Les meilleures applications de productivité pour gérer son temps et ses tâches

À une époque où les occasions de se laisser distraire ne manquent pas, nous avons besoin d'outils qui favorisent la productivité aussi bien au travail que dans notre vie personnelle. De nombreuses applications prétendent nous aider à être productifs, et le simple fait de choisir les meilleures d'entre elles constitue en soi une distraction.

Que vous ayez besoin d'aide pour gérer vos workflows, votre temps ou vous concentrer, les applications ci-dessous sont des outils efficaces pour stimuler la productivité tant sur le plan professionnel que sur le plan personnel.

Bon nombre de ces applications sont proposées en version gratuite en plus des versions payantes qui incluent des fonctionnalités supplémentaires. Il convient donc de noter que certaines fonctionnalités décrites ci-dessous sont payantes.

1. Zapier (application Web, extension de navigateur)

Bien que cette liste couvre principalement les applications de productivité gratuites pour iPhone, Android et ordinateur, Zapier n'existe que sous forme d'application Web et d'extension Chrome.

Zapier n'est pas vraiment une application. Il s'agit d'une plateforme d'automatisation qui transfère les informations entre vos applications du quotidien, ce qui vous permet de gagner du temps, de réduire les tâches fastidieuses et de vous concentrer sur vos tâches les plus importantes. Les workflows automatisés de Zapier s'appellent des **Zaps**. Vous pouvez soit créer un Zap à partir de zéro, soit choisir parmi une bibliothèque de modèles prédéfinis. Vous n'avez pas besoin de rédiger du code.

Avec Zapier, vous pouvez connecter Dropbox à des milliers d'applications populaires pour booster votre productivité. Voici quelques idées pour commencer :

• Enregistrez vos pièces jointes dans Dropbox.
• Importez instantanément des vidéos enregistrées dans Dropbox sur YouTube.
• Ajoutez une nouvelle ligne dans un document Google Sheets pour chaque nouvelle importation dans Dropbox.
• Sauvegardez les e‑mails entrants sous forme de fichiers dans Dropbox.

2. Trello (iOS, Android, application Web)

Grâce à Trello, organiser et classer vos projets de façon simple et claire n'est plus une contrainte. Les tableaux, listes et cartes Trello sont intuitifs et facilitent l'organisation de vos idées et le suivi de votre avancement.

Supposons par exemple que les membres de votre équipe Marketing gèrent leur agenda éditorial dans Trello. Ils peuvent créer des listes pour chaque étape du processus, par exemple “Idées”, “Rédaction”, “Édition” et “Publication”, puis ajouter une carte pour chaque article. Les cartes peuvent être assignées aux membres de l'équipe, elles peuvent inclure des dates d'échéance pour chaque étape du processus, ainsi que toutes les pièces jointes des fichiers Dropbox et les fichiers Dropbox Paper. Tout est ainsi centralisé au même endroit, ce qui vous évite de parcourir des chaînes d'e‑mails interminables pour parvenir à vos fins.

Tout cela n'est évidemment qu'un début. Grâce à sa flexibilité, Trello peut s'adapter à n'importe quelle équipe. Grâce à plus de 150 intégrations avec vos applications préférées et des services basés sur les Power-Ups et l'automatisation intégrée, Trello est devenu un centre de productivité privilégié pour les équipes du monde entier.

Intégrez votre compte Dropbox avec Trello pour joindre des fichiers et des dossiers aux cartes Trello directement depuis Dropbox, prévisualiser les fichiers Dropbox joints sans quitter Trello et consulter l'activité Trello pour n'importe quel fichier Dropbox joint directement dans Dropbox.

3. Slack (macOS, Windows, Linux, iOS, Android, application Web, extension de navigateur)

Slack est depuis longtemps le fer de lance de la productivité, vanté par les grandes entreprises comme une solution tout-en-un essentielle qui optimise l'efficacité et la productivité des équipes.

Créez des canaux pour les équipes et les projets, et profitez d'outils spécialisés pour renforcer la collaboration. Les canaux ne se contentent pas de simplifier la communication en interne, ils vous permettent également de collaborer avec des partenaires en dehors de votre entreprise, comme des clients ou des prestataires de services.

En offrant un mode de communication fluide pour les équipes travaillant à distance, Slack permet de passer des appels vocaux et vidéo, de créer des canaux pour des projets, de partager des écrans et d'envoyer des fichiers en toute simplicité, le tout dans une seule application complète.

Les extensions vous permettent d'intégrer facilement votre compte Dropbox avec Slack, pour démarrer des conversations Slack depuis Dropbox, envoyer des fichiers vers Slack directement depuis Dropbox en un seul clic, et synchroniser des fichiers Dropbox Paper pour pouvoir les publier, les prévisualiser et les modifier directement dans Slack.

4. Asana (extension de navigateur, iOS, Android)

Asana stimule la productivité grâce à un large éventail d'outils de gestion des tâches, qui vous permettent de voir un projet du début à la fin et de bénéficier de fonctionnalités qui renforcent le suivi, la communication, la gestion d'équipe, etc.

Dans Asana, vous pouvez créer différents groupes pour chaque équipe ou département de votre entreprise. Ensuite, créez des projets, puis à l'intérieur de ces projets, vous pouvez ajouter des tâches et des sous-tâches, ainsi qu'un délai ou une date d'échéance pour chacune d'entre elles. Vous pouvez attribuer des tâches et des projets à des équipes ou des personnes spécifiques, commenter les tâches en y indiquant des informations ou des instructions supplémentaires et ajouter d'autres collègues afin qu'ils soient informés des éventuelles mises à jour.

Ajoutez des événements clés afin que les objectifs du projet soient toujours clairs, des dépendances pour que chacun sache quelles tâches doivent être accomplies avant les autres, des chronologies pour qu'il soit facile d'accéder à une vue d'ensemble complète d'un projet et de l'analyser, et bien plus encore.

Ceci n'est qu'un résumé des possibilités qu'offre Asana. L'application propose beaucoup d'autres fonctionnalités avancées intuitives pour simplifier la gestion de projet. Qu'il s'agisse de suivre votre temps, de réviser des contenus, de planifier vos tâches ou de prendre des notes, vous pouvez compter sur Asana.

Lorsque vous connectez Asana à Dropbox, vous pouvez joindre et partager des fichiers Dropbox directement via Asana, ce qui renforce encore son efficacité.

5. HelloSign (application Web, API, iOS, Android)

Finie l'époque où les documents devaient être imprimés, signés, numérisés et envoyés au prochain signataire. HelloSign, une société Dropbox, vous permet de signer électroniquement des documents, ce qui vous fait gagner un temps précieux et simplifie l'ensemble du processus. Cette fonctionnalité est particulièrement utile à une époque où il est peu probable que tous les signataires soient rassemblés dans le même espace de travail.

Vous pouvez utiliser HelloSign pour tout type de document, qu'il s'agisse d'accords de confidentialité, de contrats de bail ou de contrats de travail. Avec 17 types de fichiers acceptés, vous pouvez envoyer à peu près tout ce qui peut nécessiter une signature via HelloSign. Les signatures électroniques HelloSign ont une valeur juridique et sont chiffrées à l'aide d'un chiffrement puissant, ce qui garantit la légitimité de toutes les données ainsi que la protection de vos données personnelles.

Vous pouvez envoyer des demandes groupées, soit dans un ordre particulier (le document est envoyé à la personne suivante dès qu'une personne a signé), soit simultanément. Il suffit aux destinataires de se connecter, de lire le document et d'ajouter leur signature électronique pour que le document vous soit automatiquement renvoyé, signé, scellé et livré en un instant.

Simplifiez davantage le processus en créant ou en utilisant des modèles prédéfinis, et ajoutez un branding et des logos personnalisés d'un seul clic.

Les outils de gestion d'équipe vous permettent d'octroyer l'accès à différents groupes ou personnes, de définir des signataires facultatifs, obligatoires et en copie, de configurer des rappels pour vous assurer que tout est signé dans les temps, et plus encore.

Avec l'extension HelloSign pour Dropbox, vous pouvez envoyer des documents à signer directement depuis Dropbox. Une fois signés, ils sont automatiquement enregistrés dans votre Dropbox.

6. Dropbox Passwords (extension de navigateur, macOS, Windows, iOS, Android)

Nous gagnerions beaucoup de temps si nous n'avions pas sans cesse à nous souvenir des mots de passe de tous les comptes auxquels nous devons nous connecter dans nos vies professionnelles et personnelles. Il est facile d'oublier un mot de passe, surtout lorsque nous en avons beaucoup et qu'ils doivent être mis à jour régulièrement.

Dropbox Passwords est une nouvelle application de gestion de mots de passe puissante. Même s'il peut sembler inquiétant d'enregistrer tous vos mots de passe au même endroit, sachez que vos données privées bénéficient d'un chiffrement puissant et extrêmement sécurisé, et que vous seul y avez accès. Passwords renforce la protection de vos informations personnelles en ligne.

Ajoutez des comptes dans Dropbox Passwords avec les noms d'utilisateur, les mots de passe et toutes les informations à retenir, ou importez un fichier CSV avec tous vos comptes à la fois. Dropbox Passwords peut également générer des mots de passe sécurisés. Ainsi, vous n'aurez pas à vous faire du souci quand il sera temps d'en changer. Vous pouvez créer des profils de cartes de crédit afin de simplifier vos achats en ligne et ajouter des données hors ligne comme des codes de porte, des prescriptions médicales et des mots de passe Wi-Fi.

L'application stocke vos mots de passe de façon sécurisée et, lorsque vous vous connectez à un compte que vous avez ajouté, elle remplit automatiquement les champs de connexion pour vous.

Après avoir tout configuré, vous pouvez activer les notifications en cas de violation de mot de passe comme mesure de précaution supplémentaire.

En cas d'incident susceptible d'impacter les données de votre compte, Dropbox Passwords vous enverra une alerte avec des instructions vous expliquant comment réagir rapidement en cas de fraude, vol ou brèche de sécurité.

7. IFTTT (appareils Android et iOS uniquement)

IFTTT est une application de productivité intuitive. Elle est littéralement productive à votre place.

IFTTT établit des fonctions automatisées et conditionnelles basées sur le modèle “Si ceci, alors cela”. Avec les “applets” prédéfinis d'IFTTT, si un événement se produit à un endroit, alors une action spécifique est entreprise dans un autre. Son comportement est semblable à celui de Zapier, mais en plus simple.

Par exemple, vous pouvez ajouter automatiquement des chansons de YouTube aux listes de lecture Spotify lorsque vous “aimez” des vidéos. Intégrez IFTTT avec le système domotique de votre maison connectée pour que le chauffage s'allume dès que vous approchez de votre rue. Lorsque vous êtes mentionné sur une photo Facebook, IFTTT peut l'enregistrer dans Dropbox.

Ce niveau d'automatisation augmente indubitablement la productivité, en se chargeant de tâches qui vous feraient perdre un temps précieux.

IFTTT fonctionne avec de nombreux appareils connectés et applications mobiles avec lesquels Zapier n'est pas compatible, et vice versa. L'application offre de meilleures fonctionnalités sur les smartphones que Zapier, qui fonctionne principalement sur ordinateur. Ils sont donc tous les deux pratiques à leur manière.

Utiliser Dropbox pour améliorer sa productivité

Dropbox est également un booster de productivité, avec des outils qui facilitent la gestion de projets, la gestion de fichiers et la collaboration à distance. Avec Dropbox, vous pouvez mener à bien n'importe quel projet, des premières étapes de définition de la stratégie à la phase de production, en passant par la phase de commentaires, le tout dans un espace unique.

Utilisez l'application gratuite sur n'importe quel appareil (Apple, Microsoft ou autre) pour accéder à vos fichiers professionnels, les modifier et les gérer où que vous soyez tout en protégeant vos données. Créez des plans de projet et des listes de tâches, prenez des notes, laissez des commentaires en temps réel et tenez les intervenants au courant grâce aux différents outils de communication et de collaboration de Dropbox.

Toutes les applications de productivité mentionnées ci-dessus peuvent être facilement intégrées à votre compte Dropbox, ce qui signifie que vous pouvez réellement simplifier les workflows, améliorer la visibilité et l'efficacité, et ainsi booster la productivité au travail.