Die Hauptaufgabe der Personalabteilung (Human Resources, HR) besteht darin, sich um die Belegschaft zu kümmern – und dies hat eine Menge an Dokumenten zur Folge. Ob am Computer oder im echten Leben, Sie benötigen einen Plan zur Dokumentenverwaltung.
Das Organisieren von Dokumenten ist keine besonders aufregende Tätigkeit, aber Sie können viele Teile des Prozesses automatisieren. Ein solider Plan spart Ihnen Zeit für alltägliche Aufgaben und sichert Sie gleichzeitig rechtlich ab.
Lassen Sie uns gemeinsam eine Strategie entwickeln!
Was versteht man unter der Verwaltung von Personaldokumenten?
Die Verwaltung von Personaldokumenten bedeutet, den Überblick über alle Unterlagen und Dateien des Unternehmens zu behalten. Dazu gehört das Erstellen, Ablegen, Sortieren, Speichern, Auffinden (oder Löschen) der Personaldokumente.
Jede dieser Dokumentenverwaltungsaufgaben sollte so durchgeführt werden, dass die Sicherheit und Compliance der Unternehmensinformationen gewährleistet ist – unabhängig davon, ob es sich um ein kleines Unternehmen oder einen großen multinationalen Konzern handelt.
Warum ist die Verwaltung von Personaldokumenten wichtig?
Eine effektive Dokumentenverwaltung sorgt dafür, dass Sie Mitarbeiterdateien nahtlos suchen, speichern und verwalten können. Sie ist der Komplize für die sichere Dokumentenspeicherung und revolutioniert die Prozesse im Personalwesen.
Genaue, leicht auffindbare und sichere Dokumente helfen Ihrem Team, Informationen über ihre Rechte und Pflichten zu finden. Heutzutage werden dafür in erster Linie cloudbasierte Systeme eingesetzt.
Wenn Sie über ein robustes HR-Dokumentenverwaltungssystem verfügen, können sich die Nutzer zudem darauf verlassen, dass ihre sensiblen personenbezogenen Daten geschützt sind. So kann sich das System positiv auf ihr allgemeines Wohlbefinden auswirken.
Warum sollte ein HR-Dokumentenverwaltungssystem verwendet werden?
Ein gutes Verwaltungssystem kann viele Dinge automatisch erledigen, sodass Sie Zeit sparen. Es ist, als hätte man einen automatischen Büroassistenten, der einem bei Dingen wie diesen hilft:
- Mehr Produktivität – Mit einem Dokumentenverwaltungssystem können Sie nach der benötigten Datei suchen, anstatt zwischen Ordnern, Apps oder Tabs hin und her wechseln zu müssen.
- Zentralisierung und Optimierung – Digitale Tools für die Verwaltung von Personaldokumenten halten Ihre Dateien an einem Ort und machen die Dinge einfacher für Sie und alle, die Zugriff benötigen.
- Tracking und Berichterstellung – Sie können sensible Informationen automatisch verfolgen und Berichte dazu erstellen, um Compliance zu gewährleisten und die Einhaltung aller wichtigen regulatorischen Standards zu erleichtern.
- Aufrechterhaltung der Sicherheit – Unsere Sicherheitsfunktionen der Spitzenklasse sorgen dafür, dass Ihre Daten sicher sind; wir haben sogar ein Backup für Ihr Gerät, falls Probleme auftreten.
- Datei- und Ordnerfreigabe – Schützen Sie Dokumente ganz einfach mit einem Passwort oder verwalten Sie den internen als auch den externen Zugriff mit Datei- und Ordnerfreigabefunktionen.
- Überwachung des Dark Web – Wenn Sie Dropbox als Ihr Dokumentenverwaltungssystem verwenden, behalten wir sogar das Dark Web im Auge, um Passwortverstöße zu erkennen.
Steigern Sie die Effizienz, sorgen Sie für Compliance und schützen Sie sensible Daten mit Leichtigkeit – dies sind nur einige Gründe, Dropbox als ultimative Lösung zur Verwaltung von Personaldokumenten zu verwenden.
Einrichten eines HR-Dokumentenverwaltungssystems
1. Identifizieren der relevanten Dokumente
Ihre Kollegen in anderen Abteilungen brauchen keine Einsicht in die Personaldateien. Und nur weil Sie in der Personalabteilung arbeiten, benötigen Sie nicht Zugriff auf jede Datei des Unternehmens.
Ordnen Sie die verschiedenen Arten von Personaldokumenten zu, die Sie in Ihrem Unternehmen verwenden, zum Beispiel:
- Mitarbeiterdokumente, darunter Willkommenspakete oder Handbücher
- Verträge der Belegschaft
- Unternehmensrichtlinien
- Krankenakten und Unterlagen zu Behinderungen
- Urlaubsanträge
- Lohnabrechnungen
- Schulungsunterlagen
- Einstellungsdokumente, z. B. Stellenanzeigen, Lebensläufe von Bewerbern und Notizen aus Vorstellungsgesprächen
- Unterlagen und Materialien in Bezug auf neue Mitarbeiter
- Leistungsbeurteilungen
- Gehaltsangaben
- Informationen zu Vergünstigungen
Abhängig von Ihrer Branche verarbeitet Ihr Unternehmen möglicherweise viele andere Arten digitaler Personaldokumente, wie etwa Sicherheitsprotokolle oder Schulungsmaterialien für Produkte. Dies ist also nur ein grober Leitfaden.
2. Definieren Ihrer Zugriffserfordernisse
Nicht jeder in Ihrem Unternehmen sollte Zugriff auf alle Ihre Personaldokumente haben. Stellen Sie sich beim Verwalten Ihrer Dokumente die folgenden Fragen:
- Wer erhält Zugriff? Alle? Manager? Nur die Personalabteilung?
- Wird auf die Datei oft oder nur manchmal zugegriffen? Wann wird sie am meisten benötigt?
- Wie greifen sie auf diese Datei zu? Am Schreibtisch, unterwegs oder mit dem Mobilgerät?
- Wird die Datei bearbeitet oder nur eingesehen?
Kurz gesagt: Überlegen Sie, wer was wann braucht und wie Sie Ihre Dokumente sicher aufbewahren können. Dieser Schritt ist wichtig, um sicherzustellen, dass die Nutzer nur über den Zugriff verfügen, den sie benötigen.
3. Definieren Ihrer Sicherheitsanforderungen
Dieser Schritt ist wie Schritt 1, aber mit einem kleinen Unterschied. Compliance ist hier entscheidend. Fragen Sie sich:
- Handelt es sich bei dieser Datei um rechtlich geschützte Informationen, wie z. B. Krankenakten?
- Müssen Sie diese Datei für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren?
Sobald Sie sich darüber im Klaren sind, legen Sie Regeln fest, indem Sie eine oder mehrere der folgenden Maßnahmen ergreifen:
- Sperren Sie Dateien mit Passwörtern
- Achten Sie genau darauf, welche Dateien Sie freigeben
- Zeichnen Sie jede Aktion mit Aktivitätsberichten auf
- Validieren Sie Daten und pflegen Sie ein transparentes Prüfprotokoll
Durch das Festlegen Ihrer Sicherheitsanforderungen stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumente geschützt und konform bleiben – sodass Sie Ihre Dateien guten Gewissens verwalten können.
4. Kommunizieren Ihrer Strategie mit Ihren Kollegen
Sie sind fast fertig, aber nur ein kleiner Hinweis: HR-Dokumentenverwaltungssysteme funktionieren nur, wenn die Personalabteilungen sie aktiv nutzen und auf dem neuesten Stand halten. Vergewissern Sie sich, dass jeder seine Aufgaben und Verantwortlichkeiten kennt.
Außerdem ist es wichtig, dass alles an einem Ort aufbewahrt wird, um die Nutzung zu erleichtern. Dies trägt auch dazu bei, die Zusammenarbeit zu fördern und die Dokumenten-Workflows noch weiter zu optimieren.
Versuchen Sie, wichtige Dokumente mit Videos oder Bildschirmaufzeichnungen zu unterlegen.
Best Practices für die Verwaltung von Personaldokumenten
Erstens sollten Sie diese äußerst effektive und effiziente Strategie in Ihren HR-Workflow integrieren.
Zweitens ist es wichtig, der Belegschaft diese Strategie so früh wie möglich vorzustellen und sie in der Einarbeitungsphase zu schulen.
Darüber hinaus ist es wichtig, automatische Sicherungen für Ihre wichtigsten Dateien einzurichten.
Und Sie sollten einmal im Jahr einen Blick in Ihre Personaldokumentdateien werfen, um sich zu vergewissern, dass Ihr Plan aufgeht. Es macht immer Sinn, die Dinge auf Kurs zu halten – oder kleine Korrekturen vorzunehmen.
Optimierte und sichere Verwaltung von Personaldokumenten
Dropbox kann Ihnen helfen, wenn Sie in der Personalabteilung arbeiten. Es geht darum, die Verwaltung, Speicherung und Freigabe von Dokumenten zu vereinfachen und Ihrem Team die richtigen Werkzeuge zur Verfügung zu stellen, um die täglichen Aufgaben schneller zu bewältigen.
Personalabteilungen können sogar Einblicke oder Analysen zu freigegebenen Dokumenten erhalten, sodass sie sehen können, wer die wichtigen freigegebenen Dateien nutzt – oder auch nur abruft. Ziemlich praktisch.
Optimierte und sichere Verwaltung von Personaldokumenten leicht gemacht.