시간/작업 관리를 위한 최고의 생산성 앱
집중력이 흐트러지기 쉬운 환경에서는 생산성을 높여주는 도구가 필요합니다. 하지만 오늘날에는 생산성 앱이 너무 많아 어떤 생산성 앱을 선택해야 하는지 고민하다가 집중력을 잃고 말죠.
아래의 앱은 집과 직장에서 워크플로, 시간, 집중력을 효율적으로 관리하며 생산성을 높여주는 도구입니다.
대부분의 앱은 무료 버전과 더불어 기능이 추가된 유료 버전도 제공합니다. 아래에 설명된 기능 중 일부는 유료 기능이라는 점을 참조하세요.
1. Zapier(웹 앱, 브라우저 확장 프로그램)
아래에 설명된 앱 대부분은 iPhone과 Android, 데스크톱 컴퓨터에서 모두 지원되는 무료 생산성 앱이지만 Zapier는 웹 앱과 Chrome 확장 프로그램을 통해서만 사용할 수 있습니다.
사실 Zapier는 앱보다는 자동화 플랫폼이라고 하는 것이 정확합니다. 이 자동화 플랫폼은 일상적으로 사용하는 다양한 앱 간에 정보를 동기화해 시간을 절약하고, 번거로운 사무 업무를 최소화하고, 중요한 일에만 집중할 수 있게 해주죠. Zapier에서는 자동화된 워크플로를 **Zap**이라고 부르는데, 사용자는 하나부터 열까지 맞춤 설정한 Zap을 생성하거나 원하는 템플릿을 선택해 사용할 수 있습니다. 코딩은 전혀 필요하지 않죠.
Zapier를 통해 Dropbox를 수천 가지의 인기 앱과 연결해 생산성을 향상할 수도 있습니다. 다음의 아이디어를 참조해 Dropbox를 더 편리하게 사용해보세요.
- Dropbox에 새로운 이메일 첨부파일 저장
- Dropbox에 저장된 동영상을 YouTube로 바로 업로드
- Dropbox에 업로드하는 모든 Google 스프레드시트에 새로운 행 추가
- 수신한 이메일을 Dropbox에 파일로 백업
2. Trello(iOS, Android, 웹 앱)
Trello는 재미있고 유연한 방식으로 프로젝트를 정리하고 작업의 우선순위를 정할 수 있는 생산성 앱입니다. Trello를 사용하면 작업 관리가 쉽고, 간편하고, 즐거워지죠. Trello에서는 직관적인 보드, 목록, 카드로 아이디어를 간편하게 정리해 진행 상황을 추적할 수 있습니다.
예를 들어, 마케팅팀이 Trello에서 편집 일정을 관리하고 있다고 가정해보죠. Trello에서는 프로세스의 각 단계를 '아이디어 구상', '기사 작성', '편집', '게시' 등의 목록으로 만들어 기사별로 카드를 추가할 수 있습니다. 그리고 카드에 프로세스 단계별 마감 시한과 Dropbox 파일, Dropbox Paper 파일을 첨부파일 형식으로 첨부해 팀원들에게 배정할 수 있죠. 이렇게 하면 모든 것이 하나의 중심 공간에 체계적으로 정리되어 끝없이 이어지는 이메일 스레드를 뒤질 필요가 없습니다.
그뿐 아닙니다. Trello는 모든 유형의 팀이 필요에 맞게 프로젝트를 관리할 수 있는 유연성을 제공합니다. 게다가 Power-Up으로 불리는 150개 이상의 통합 기능과 내장된 자동화 기능이 제공되어 전 세계 수많은 팀의 사랑을 받고 있죠.
Dropbox 계정을 Trello와 통합하면 Dropbox에서 바로 파일과 폴더를 Trello 카드에 첨부하고, Trello에서 바로 첨부된 Dropbox 파일을 미리 보기로 확인할 수 있습니다. 첨부된 Dropbox 파일에 Trello 활동을 추가하면 Dropbox에도 활동이 자동으로 반영되죠.
3. Slack(macOS, Windows, Linux, iOS, Android, 웹 앱, 브라우저 확장 프로그램)
Slack은 많은 대기업이 효율적이고 생산적인 팀 협업을 위한 필수 솔루션으로 사용하면서 입소문을 탄 생산성 앱의 오랜 강자입니다.
팀 및 프로젝트별로 채널을 만들고 협업 도구를 연결해 사용해보세요. 채널은 사내 커뮤니케이션을 간소화할 뿐만 아니라 클라이언트, 파트너, 서비스 공급업체 등 회사 외부 사람들과도 협업을 원활하게 진행할 수 있는 공간입니다.
Slack을 사용하면 하나의 앱에서 음성 통화와 영상 통화를 걸고, 프로젝트별로 채널을 만들고, 화면을 공유하고, 파일을 간편하게 전송할 수 있어 원격 팀의 소통이 원활해집니다.
원활한 앱 확장 프로그램을 사용하면 Dropbox 계정을 Slack과 통합하여 Dropbox 내에서 Slack 대화를 시작할 수 있습니다. 버튼 클릭 한 번이면 Dropbox에서 바로 Slack으로 파일을 전송할 수 있고, Slack에 Dropbox Paper 파일이 동기화되어 Slack에서도 바로 파일을 게시하고, 미리 보기로 확인하고, 편집할 수 있죠.
4. Asana(브라우저 확장 프로그램, iOS, Android)
Asana는 광범위한 작업 관리 도구로서 생산성 향상을 지원합니다. 추적, 소통, 팀 관리 등의 기능을 사용해 프로젝트의 처음부터 끝까지 철저하게 관리할 수 있죠.
Asana에서는 팀이나 부서별로 여러 개의 그룹을 만들 수 있습니다. 그다음, 프로젝트를 만들고 프로젝트 내에서 작업과 하위 작업, 작업별 일정과 마감 시한을 추가할 수 있죠. 작업과 프로젝트를 특정 팀이나 개인에게 배정하거나, 작업에 댓글을 달아 추가 정보나 설명을 제공할 수도 있습니다. 그리고 다른 팀원을 팔로워로 추가하면 변경 사항이 생겼을 때 이들에게 알림이 전송되죠.
목표를 추가해 프로젝트의 목표를 명확하게 세울 수 있고, 업무 종속성을 추가해 어떤 작업을 완료해야 다른 작업을 시작할 수 있는지 보여줄 수 있습니다. 또한, 타임라인을 추가하면 전반적인 프로젝트 개요에 간편하게 액세스해 분석할 수도 있죠.
위에 설명한 기능은 모두 Asana에서 기본으로 제공되는 기능입니다. 또한 프로젝트를 손쉽게 관리하는 데 도움이 되는 정교하고 직관적인 기능도 다양하게 제공되죠. 시간 추적에서부터 교정, 일정 관리, 메모까지, Asana는 프로젝트 관리에 관한 모든 기능을 제공합니다.
Asana를 Dropbox와 연결해 사용하면 Asana에서 Dropbox 파일을 바로 첨부해 공유할 수 있어 프로젝트를 훨씬 더 효율적으로 진행할 수 있습니다.
5. HelloSign(웹 앱, API, iOS, Android)
문서를 인쇄해, 서명하고, 서명된 문서를 스캔한 다음 서명인에게 전송하던 시절은 이제 갔습니다. Dropbox 자회사인 HelloSign을 사용하면 온라인으로 문서에 서명이 가능해 많은 시간이 절약되고 프로세스도 훨씬 간소화되죠. 전자 서명은 서명해야 하는 사람이 서로 다른 공간에 있을 가능성이 큰 오늘날 특히 유용합니다.
NDA, 임대차 계약서, 고용 계약서 등 어떤 문서라도 상관없습니다. 총 17개의 파일 형식이 지원되어 서명이 필요한 문서라면 거의 모든 문서에 서명할 수 있죠. HelloSign의 전자 서명은 법적 구속력을 발휘하고 철저한 암호화 과정을 거치기 때문에 문서가 적법한지, 개인정보가 안전하게 보호되는지 걱정할 필요가 없습니다.
대량으로 서명 요청을 전송할 수도 있습니다. 특정한 순서를 정해 한 명이 서명한 후 다음 서명인에게 문서를 전송하거나, 동시에 모든 서명인에게 전송하는 것 모두 가능하죠. 서명 요청을 받은 사람은 계정에 로그인해 문서를 읽고, 전자 서명을 추가하기만 하면 됩니다. 그러면 서명이 완료된 문서가 밀봉되어 서명 요청자에게 다시 전송.
템플릿을 새로 만들거나 기존 템플릿을 사용해 서명 프로세스를 더욱 간소화할 수도 있습니다. 버튼 클릭 한 번이면 맞춤형 로고와 브랜딩을 추가할 수도 있죠.
팀 관리 도구를 사용하면 서로 다른 그룹이나 개인에게 액세스를 부여하고, 필수 입력 항목과 선택 항목, 참조인을 설정할 수 있습니다. 모두가 정해진 시간 내에 서명을 완료할 수 있도록 리마인더도 전송할 수 있죠.
Dropbox용 HelloSign 확장 프로그램을 설치하면 Dropbox에서 바로 서명이 필요한 문서를 전송할 수 있고, 서명이 완료되면 문서가 자동으로 Dropbox에 다시 저장됩니다.
6. Dropbox Passwords(브라우저 확장 프로그램, macOS, Windows, iOS, Android)
개인적인 용도와 직장에서 사용하는 수많은 계정의 비밀번호를 모두 기억할 필요가 없다면 아마 많은 시간이 절약될 겁니다. 요즘처럼 웹사이트가 다양하고 비밀번호를 정기적으로 변경해야 하는 세상에서는 비밀번호를 깜빡하기가 쉽죠.
Dropbox Passwords는 강력한 기능을 제공하는 새로운 비밀번호 관리 앱입니다. 모든 비밀번호를 한 곳에 저장한다는 것이 부담스러울 수도 있지만, 사용자의 개인 데이터는 철저한 암호화와 강력한 보안을 통해 안전하게 보호되며, 오로지 본인만이 액세스할 수 있죠. Passwords를 활용하면 온라인 개인정보를 더욱 안전하게 보호할 수 있습니다.
Dropbox Passwords에 계정 정보를 추가하는 방법은 간단합니다. 사용자 이름과 비밀번호, 그 외에 기억해야 할 기타 정보를 입력해도 되고, CSV 파일을 가져와 모든 계정 정보를 한 번에 추가할 수도 있죠. Dropbox Passwords는 여러분을 대신해 강력한 비밀번호를 생성해주기도 합니다. 그래서 비밀번호를 변경해야 할 때 이번엔 어떤 비밀번호를 사용해야 하나 걱정할 필요가 없죠. 게다가 신용카드 정보를 저장해 빠르고 간편하게 온라인 쇼핑을 할 수 있을 뿐 아니라, 도어락 비밀번호, 처방전, Wi-Fi 비밀번호 등의 오프라인 데이터도 추가할 수 있습니다.
그러면 Dropbox Passwords가 비밀번호를 안전하게 보관해뒀다가 앱에 추가한 계정에 로그인할 때 로그인 정보를 자동으로 입력해주죠.
모든 설정을 완료했다면 비밀번호 유출 알림을 활성화해 안전장치를 한 겹 더 추가해보세요.
비밀번호가 유출되어 계정 정보가 위험해지면 Dropbox Passwords 사용자에게 사기, 신분 도용, 보안 침해에 신속하게 대응하는 방법과 함께 알림이 전송됩니다.
7. IFTTT(Android 및 iOS 장치 전용)
IFTTT는 사용자를 대신해 작업의 생산성을 높여주는 직관적인 생산성 앱입니다.
IFTTT는 'IF~THEN' 함수를 기반으로 자동화된 조건부 기능을 생성합니다. IFTTT에 탑재된 '애플릿'은 하나의 앱에서 지정된 조건이 충족되면 다른 앱에서 특정 작업이 실행되도록 합니다. 이런 면에서 IFTTT는 Zapier와 유사하지만 이보다는 단순하죠.
예를 들어, YouTube에서 동영상을 보다가 '좋아요'를 누르면 해당 동영상이 자동으로 Spotify 플레이리스트에 추가되게 하거나, IFTTT를 스마트 홈 기술과 연결해 집 앞에 도착했을 때 히터가 켜지게 할 수도 있습니다. Facebook에서 태그로 지정된 사진을 Dropbox에 저장되도록 하는 것도 가능하죠.
이러한 자동화된 작업이 생산성을 향상해줘 소중한 시간과 자원을 낭비하지 않고도 필요한 작업을 수행할 수 있습니다.
IFTTT는 Zapier가 지원하지 않는 다양한 스마트 홈 장치와 모바일 앱을 지원합니다. 데스크톱을 주로 사용한다면 데스크톱 기반 플랫폼 Zapier를, 스마트폰을 주로 사용한다면 스마트폰에서도 다양한 기능을 제공하는 IFTTT를 사용해 생산성을 높여보세요.
Dropbox로 생산성을 향상하는 법
생산성을 높여주는 도구하면 프로젝트 관리, 파일 관리, 원격 협업 기능을 제공하는 Dropbox도 빼놓을 수 없습니다. Dropbox를 사용하면 모든 유형의 프로젝트를 초기 전략 수립 단계에서부터 프로덕션, 피드백 단계까지 하나의 공간에서 모두 진행할 수 있습니다.
Apple, Microsoft 등 모든 장치에 무료 앱을 설치해 어디서든 데이터를 안전하게 보호하며 파일에 액세스하고, 파일을 편집하고, 관리해보세요. Dropbox가 제공하는 다양한 커뮤니케이션 도구와 협업 도구를 사용해 프로젝트 기획서와 할 일 목록을 만들고, 메모를 작성하고, 실시간 피드백을 남기고, 관련된 사람들에게 알림을 전송할 수 있습니다.
위에 설명한 모든 생산성 앱은 Dropbox 계정과 간편하게 통합됩니다. 생산성 앱을 통합해 워크플로를 간소화하고, 가시성과 효율성을 향상하며 생산성을 한층 더 높여보세요.