Le migliori app di produttività per la gestione del tempo e delle attività
In un momento in cui la distrazione è dietro l'angolo, abbiamo bisogno di strumenti che favoriscano la produttività sia a livello personale che professionale. In questi giorni, le innumerevoli app che affermano di fare proprio questo rendono di fatto la scelta delle migliori una distrazione.
Sia che tu abbia bisogno di aiuto nella gestione dei flussi di lavoro, del tempo o dell'attenzione, le app riportate di seguito sono strumenti efficaci per aumentare la produttività per uso professionale e personale.
Molte di queste app offrono una versione gratuita insieme ad alternative a pagamento con funzionalità aggiuntive, quindi si deve considerare che alcune funzionalità descritte hanno un costo.
1. Zapier (app web, estensione del browser)
Anche se questo elenco copre principalmente app di produttività gratuite per iPhone, Android e desktop, Zapier esiste solo come app web ed estensione Chrome.
Zapier non è davvero un'app. È una piattaforma di automazione che sposta le informazioni tra le app che usi ogni giorno, facendoti risparmiare tempo riducendo le attività noiose e concentrandoti sul lavoro più importante. I flussi di lavoro automatizzati di Zapier sono chiamati **Zap** e puoi creare uno Zap da zero o scegliere da una libreria di modelli preimpostati, senza bisogno di codice.
Con Zapier, puoi collegare Dropbox a migliaia delle app più popolari per aumentare la produttività. Ecco alcune idee per iniziare:
- Salva gli allegati delle nuove e-mail su Dropbox
- Carica istantaneamente video salvati in Dropbox su YouTube
- Aggiungi una nuova riga a un foglio Google per ogni nuovo caricamento di Dropbox
- Esegui il backup della posta in arrivo e salva le e-mail come file su Dropbox
2. Trello (app per iOS, Android, web)
Trello consente di gestire il lavoro in modo semplice, digeribile e piacevole, organizzando e assegnando priorità alle attività di progetto in modo divertente, flessibile e gratificante. Le bacheche, gli elenchi e le schede intuitivi di Trello facilitano l'organizzazione delle idee e il monitoraggio dei progressi.
Ad esempio, supponiamo che il tuo team di marketing gestisca il calendario editoriale in Trello. Le persone possono creare elenchi per ogni fase del processo, come “Idee", “Scrittura", “Modifica" e “Pubblicato", quindi aggiungere una scheda per ogni articolo. È possibile assegnare le schede ai membri del team, includendo le date di scadenza di ogni fase del processo e tutti gli allegati per i file Dropbox e i file Dropbox Paper. In questo modo è tutto organizzato in un'unica posizione centrale e, per portare a termine un compito, non è necessario scavare tra infinite catene di e-mail.
Ovviamente, questo è solo l'inizio. La flessibilità di Trello consente di adattarlo a qualsiasi team. Inoltre, con oltre 150 integrazioni con le tue app e servizi preferiti con Power-Ups e automazione integrata, Trello si qualifica come l'hub di produttività per i team di tutto il mondo.
Integra il tuo account Dropbox con Trello per allegare file e cartelle alle schede Trello direttamente da Dropbox, visualizzare in anteprima i file Dropbox allegati senza uscire da Trello e avere le attività Trello riflesse direttamente in tutti i file Dropbox allegati.
3. Slack (macOS, Windows, Linux, iOS, Android, app web, estensione del browser)
Slack è da tempo una potenza di produttività, pubblicizzata dalle principali aziende come una soluzione all-in-one essenziale per facilitare la collaborazione efficiente e produttiva del team.
Crea canali per team e progetti e goditi strumenti specializzati per alimentare la collaborazione. I canali non solo semplificano la comunicazione internamente, ma consentono anche di collaborare con partner esterni alla tua azienda, inclusi clienti, partner o fornitori di servizi.
Favorendo una comunicazione fluida tra i membri del team che lavorano in remoto, su Slack puoi effettuare chiamate vocali e video, creare canali per progetti, condividere schermate e inviare file con facilità, in modo da poter fare ogni cosa in un'unica app completa.
Integra il tuo account Dropbox con Slack per avviare conversazioni Slack all'interno di Dropbox, inviare file a Slack direttamente da Dropbox con un clic su un pulsante e sincronizzare i file di Dropbox Paper in modo da poter pubblicare, visualizzare in anteprima e modificare i file all'interno di Slack.
4. Asana (estensione browser, iOS, Android)
Asana facilita la produttività con una vasta gamma di strumenti di gestione del lavoro, aiutandoti a vedere un progetto dall'inizio alla fine con funzionalità che rafforzano il monitoraggio, la comunicazione, la gestione del team e altro ancora.
In Asana, puoi creare gruppi diversi per ogni team o reparto della tua azienda. Quindi, puoi creare progetti e aggiungere al loro interno attività principali e secondarie con un intervallo di tempo o una scadenza per ciascuna di esse. Puoi assegnare attività e progetti a specifici team o individui, commentare le attività con informazioni o istruzioni aggiuntive e aggiungere altri membri del team come follower in modo che siano informati di eventuali aggiornamenti.
Aggiungi tappe intermedie in modo che gli obiettivi del progetto siano sempre chiari, dipendenze affinché tutti sappiano quali attività è necessario completare e ognuno sappia sempre quando iniziare, cronologie per fornire una panoramica completa di un progetto al fine di consentire un accesso e un'analisi immediati e molto altro ancora.
Questo è un riepilogo semplificato di ciò che Asana ha da offrire, ma all'interno dell'app ci sono tante altre funzionalità complesse e intuitive che rendono la gestione dei progetti un gioco da ragazzi. Dal monitoraggio del tempo alla correzione di bozze, dalla pianificazione al prendere appunti, Asana copre tutte le basi.
Quando colleghi Asana a Dropbox, puoi allegare e condividere file Dropbox direttamente tramite Asana, rendendolo ancora più efficiente.
5. HelloSign (app web, API, iOS, Android)
Sono finiti i giorni in cui i documenti devono essere stampati, firmati, scansionati e inviati al firmatario successivo. HelloSign, una Dropbox Company, ti consente di firmare digitalmente i documenti, risparmiando molto tempo e semplificando il processo, cosa particolarmente utile in questi giorni quando è improbabile che ogni firmatario si trovi nella stessa area di lavoro.
Puoi utilizzare HelloSign per qualsiasi documento, che si tratti di NDA, contratti di locazione o contratti di lavoro. Con 17 tipi di file accettati, tramite HelloSign puoi inviare praticamente tutto ciò che potrebbe richiedere una firma. Le firme elettroniche su HelloSign sono legalmente vincolanti e fortemente crittografate, quindi puoi essere sicuro che tutto sia legittimo e che i dati personali siano al sicuro.
È possibile inviare richieste in blocco, anche in un determinato ordine, in modo che un documento venga inviato al firmatario successivo solo dopo la firma di quello precedente o che vengano inviati tutti contemporaneamente. I destinatari dovranno soltanto accedere, leggere il documento, aggiungere la firma elettronica e il documento verrà automaticamente restituito, firmato, sigillato e consegnato in un istante.
Semplifica ulteriormente il processo, creando o utilizzando modelli preesistenti, e aggiungi loghi personalizzati e branding con un semplice clic.
Gli strumenti di gestione del team consentono di concedere l'accesso a diversi gruppi o individui, definire firmatari opzionali, obbligatori e in CC, impostare promemoria per assicurarti che ogni documento sia firmato in tempo e altro ancora.
Con l'estensione HelloSign per Dropbox, puoi inviare direttamente da Dropbox i documenti per le firme che, una volta firmati, verranno salvati automaticamente nel tuo Dropbox.
6. Dropbox Passwords (estensione browser, macOS, Windows, iOS, Android)
Potremmo risparmiare molto tempo se non dovessimo sempre ricordarci le password per la miriade di account a cui dobbiamo accedere sia nella vita professionale, sia in quella personale. È facile dimenticare una password, specialmente in un periodo storico in cui ne abbiamo in grande quantità, di cui molte richiedono aggiornamenti costanti.
Dropbox Passwords è una nuova ed efficiente app per la gestione delle password. Anche se può sembrare scoraggiante salvare tutte le tue password in un unico posto, i dati privati sono protetti con una crittografia estremamente solida e sicura: solo tu puoi accedervi.
Aggiungi account a Dropbox Passwords con nomi utente, password e qualsiasi altra informazione da ricordare o importa un file CSV con tutti i tuoi account contemporaneamente. Dropbox Passwords può anche generare password sicure, così non dovrai preoccuparti quando è il momento di aggiornarle. Puoi creare profili per carte di credito per fare acquisti online in modo rapido e semplice e aggiungere dati offline come codici d'accesso, disposizioni e password Wi-Fi.
L'app memorizza in modo sicuro le tue password e, quando accedi a uno degli account che hai aggiunto, compilerà automaticamente i campi di accesso al posto tuo.
Una volta completata la configurazione, è possibile abilitare le notifiche di violazione della password per ottenere un'ulteriore protezione in caso di problemi.
In caso di violazione, gli utenti di Dropbox Passwords riceveranno avvisi quando i dati del loro account sono a rischio, con istruzioni su come rispondere rapidamente a frodi, furti e violazioni della sicurezza.
7. IFTTT (solo dispositivi Android e iOS)
IFTTT è un'app intuitiva per la produttività. È letteralmente produttiva per conto tuo.
IFTTT stabilisce funzioni condizionali automatizzate basate sul modello “If This Then That". Con le "Applet" predefinite di IFTTT, se succede una cosa in un posto, allora verrà intrapresa un'azione specifica in un altro, in modo simile a Zapier, ma più semplice.
Ad esempio, puoi aggiungere automaticamente i brani di YouTube alle playlist Spotify ogni volta che metti "mi piace" a un video. Puoi integrare IFTTT con la tecnologia smart home, ad esempio, per accendere il riscaldamento ogni volta che ti avvicini a casa. Ogni volta che aggiungi un tag a una foto di Facebook, IFTTT può salvarla in Dropbox.
Questo livello di automazione aumenta senza dubbio la produttività, prendendosi cura di attività alle quali non dovresti dedicare tempo e risorse preziose.
IFTTT funziona con molti dispositivi smart home e app mobili per i quali Zapier non funziona, e viceversa, e ha una migliore funzionalità per lo smartphone mentre Zapier funziona prevalentemente su desktop, quindi in qualche modo sono entrambi utili.
Utilizzo di Dropbox per aiutare la produttività
Dropbox è anche un promotore di produttività, con strumenti che facilitano la gestione dei progetti e dei file e la collaborazione remota. Con Dropbox puoi portare qualsiasi progetto dalle prime fasi della strategia alla produzione fino al feedback e oltre, il tutto in un unico spazio.
Usa l'app gratuita su qualsiasi dispositivo (Apple, Microsoft o altri) per accedere, modificare e gestire il tuo lavoro ovunque ti trovi, mantenendo al tempo stesso i tuoi dati al sicuro. Crea piani di progetto, elenchi attività, prendi appunti, lascia feedback in tempo reale e tieni tutti gli interessati al passo con la varietà di strumenti di comunicazione e collaborazione di Dropbox.
Tutte le suddette app per la produttività possono essere facilmente integrate con il tuo account Dropbox; ciò significa che puoi seriamente ottimizzare i flussi di lavoro, migliorare visibilità ed efficienza e, di conseguenza, incrementare la produttività nell'ambiente di lavoro.