時間管理とタスク管理の作業効率向上に最適なアプリ
作業の集中を乱す要素がかつてないほど多くなった今、私たちには個人的にも仕事上でも作業効率を高めるツールが必要です。最近では、まさにその機能を謳っているアプリが無数にあり、最適なアプリ探し自体が作業の集中を乱す要素となっています。
ワークフローや時間を管理したいときも、集中したいときも、以下のアプリを使えば、仕事もプライベートも同様に作業効率を高めることができます。
これらのアプリの多くは、無料版と、追加機能を備えた有料版が同時に提供されているので、一部の機能が有料であることにご注意ください。
1. Zapier（ウェブ アプリ、ブラウザ拡張機能）
ここでご紹介するものは、ほとんどが iPhone 用、Android 用、デスクトップ用の無料の生産性向上アプリですが、Zapier にはウェブ アプリと Chrome の拡張機能しかありません。
Zapier は厳密に言うとアプリではなく、普段使用しているアプリの間で情報を移動するための自動化プラットフォームです。Zapier を使用して、時間を節約し、面倒なタスクを減らし、最も重要な仕事に集中することができます。Zapier の自動化されたワークフローは「Zap」と呼ばれ、ゼロから Zap を作成することも、あらかじめ用意されているテンプレートのライブラリから選択することも可能です。コードの記述は不要です。
Zapier を使用すれば、Dropbox と数多くの人気アプリを接続して作業効率を高めることができます。ここでは、いくつかのアイデアをご紹介します。
- 新しいメール添付ファイルを Dropbox に保存する
- Dropbox に保存した動画をそのまま YouTube にアップロードする
- Dropbox にアップロードするたびに Google スプレッドシートに新しい行を追加する
- 受信メールをファイルとして Dropbox にバックアップする
2. Trello（iOS、Android、ウェブ アプリ）
Trello では、楽しく、柔軟かつ効果的にプロジェクトを整理し、優先順位を設定できるので、仕事をシンプルにわかりやすく管理できます。Trello の直感的なボード、リスト、カードを使えば、アイデアの整理や進行状況の追跡が簡単にできるようになります。
たとえば、マーケティング チームが Trello でエディトリアル カレンダーを管理しているとします。チームは、「アイデア」「執筆」「編集」「発行」のように、ステップごとにリストを作成し、記事ごとにカードを追加していくことができます。カードにはチーム メンバーを割り当て、プロセスの各ステップの期日を設定し、Dropbox ファイルや Dropbox Paper ファイルも添付できます。すべての情報を 1 か所で整理できるので、作業を進める際に際限なく続くメールのやり取りから情報を探す必要はありません。
もちろん、これはメリットのほんの一部にすぎません。Trello は柔軟性に優れているため、どんなチームでも利用できます。さらに、150 以上の人気のあるアプリやサービスと連携し、Power-Up と自動化機能を備えた Trello は、あらゆるチームの作業効率を向上するためのハブとなります。
Trello と Dropbox アカウントをリンクすれば、Dropbox から直接 Trello カードにファイルやフォルダを添付し、そのファイルを Trello から直接プレビューし、Trello でのファイル処理を Dropbox に直接反映させることができます。
3. Slack（macOS、Windows、Linux、iOS、Android、ウェブ アプリ、ブラウザ拡張機能）
Slack は生産性向上の決め手として長い間支持され、効率的で生産性の高いチーム コラボレーションを促進するために欠かせないオールインワン ソリューションとして、大手企業から高い評価を得ています。
チームやプロジェクトのチャンネルを作成し、コラボレーション促進に特化されたツールを活用できます。またチャンネルを活用すれば、社内のコミュニケーションがスムーズになるだけでなく、クライアント、パートナー、サービス プロバイダなど社外のパートナーとの共同作業も可能になります。
リモート チームの円滑なコミュニケーションを可能にする Slack では、音声通話やビデオ通話、プロジェクトのチャンネル作成、画面の共有、ファイルの送信なども簡単で、1 つの包括的なアプリからすべてを実施できます。
シームレスなアプリ拡張機能により、Dropbox アカウントと Slack を連携して Dropbox 内で Slack の会話を開始したり、ボタンをクリックして Dropbox から Slack へ直接ファイルを送信したりできます。また、Dropbox Paper のファイルを同期して Slack 内で投稿、プレビュー、編集することも可能です。
4. Asana（ブラウザ拡張機能、iOS、Android）
Asana は、膨大な種類の作業管理ツールで生産性を向上させ、トラッキング、コミュニケーション、チーム管理などの機能を強化することで、プロジェクトの立ち上げから完了までの把握をサポートします。
Asana を使用すると、企業のチームや部門ごとに異なるグループを作成できます。その後、プロジェクトを作成して、それぞれのプロジェクト内にタスクやサブタスクを追加し、スケジュールや期限を設定することができます。また、タスクやプロジェクトを特定のチームや個人に割り当て、追加情報や指示をタスクにコメントし、他のチーム メンバーをフォロワーとして追加して更新情報を通知することもできます。
プロジェクトの目標が常に明確になるようマイルストーンを追加する、他のメンバーがタスクを開始するにはどのタスクを完了すべきかを全員が把握できるよう依存関係を設定する、プロジェクトの全体像を簡単に把握して分析できるようタイムラインを設定するなど、さまざまな機能があります。
これは Asana の機能のごく一部ですが、アプリには、プロジェクト管理をスムーズにするための緻密で直感的な機能がたくさんあります。タイム トラッキングから校正、スケジューリング、メモ作成まで、Asana はあらゆる作業をカバーしています。
Asana と Dropbox をリンクすると、Dropbox のファイルを Asana から直接添付して共有できるので、さらに効率がアップします。
5. HelloSign（ウェブ アプリ、API、iOS、Android）
ドキュメントを印刷し、署名し、スキャンして次の署名者に送らなければならない時代は終わりました。Dropbox の電子署名ソリューション HelloSign では、ドキュメントにデジタルで署名できるので、時間を大幅に短縮し、プロセスを簡易化できます。すべての署名者が 1 つの職場にいる可能性が低い今は特に便利です。
HelloSign は、NDA、賃貸借契約、雇用契約など、あらゆるドキュメントに使用できます。17 種類のファイル形式に対応しているため、署名が必要なものはほぼすべて HelloSign で送ることができます。HelloSign の電子署名には法的拘束力があり、厳重に暗号化されているため、すべてが合法で、個人情報の安全性は確実に守られます。
順番を決めて 1 人が署名してから次の人に送るか、一斉に送るかのどちらかの方法で、署名依頼を一括して送信できます。依頼を受けた相手がログインしてドキュメントを読み、電子署名を追加するだけで、署名して封印されたドキュメントは自動的に返送され、瞬時に配信されます。
新規または既存のテンプレートを活用してプロセスをさらに効率化し、ボタンをクリックするだけでカスタムのロゴやブランドを追加できます。
チーム管理ツールには、さまざまなグループや個人にアクセス権を付与する、署名者の種別（任意、必須、CC）を設定する、リマインダーを設定してすべての署名が時間どおりに行われるようにするなど、さまざまな機能があります。
Dropbox の HelloSign 拡張機能を使えば、Dropbox から直接ドキュメントを送信して署名を受けることができ、署名された文書は自動的に Dropbox に保存されます。
6. Dropbox Passwords（ブラウザ拡張機能、macOS、Windows、iOS、Android）
仕事でもプライベートでも、ログインしなければならない無数のアカウントのパスワードを常に覚えておく必要がなければ、時間の大幅な節約になります。パスワードはすぐに忘れてしまうものです。特に最近は、使用するパスワードの数が増え、定期的な更新も必要です。
Dropbox Passwords は、強力な新しいパスワード管理アプリです。パスワードをすべて 1 か所に保存するのは気が引けるかもしれませんが、個人のデータは厳重に暗号化されており、非常に安全で、アクセスできるのは自分自身だけです。Passwords を使うと、オンライン上の個人データの保護がもう一段強化されます。
ユーザー名、パスワード、その他覚えておきたい情報を含むアカウントを Dropbox Passwords に追加でき、すべてのアカウントを一度に CSV でインポートすることもできます。また、Dropbox Passwords は強力なパスワードを生成できるので、いつ更新時期が来ても心配する必要はありません。クレジット カード用のプロファイルを作成して、すばやく簡単にオンライン ショッピングすることも、通用門の暗証番号や処方箋、Wi-Fi パスワードなどのオフライン データを追加することもできます。
パスワードはアプリに安全に保管され、追加したアカウントにログインすると、ログイン欄に自動入力されます。
設定が終わったら、万が一に備えるため、パスワード漏えい通知を有効にしておきましょう。
もしもパスワードが外部に漏れ、アカウント情報が危険にさらされた場合は、詐欺や盗難、セキュリティ侵害への迅速な対処方法が記載されたアラートを受け取ることができます。
7. IFTTT（Android および iOS デバイスのみ）
IFTTT は直感的な生産性向上アプリで、ユーザーに代わって作業効率を高めます。
IFTTT は、「If This Then That」モデルに基づいて自動化された条件関数を確立します。IFTTT の構築済みの「アプレット」を使用すると、ある場所で何かが起こった場合に、別の場所で特定のアクションが実行されます。Zapier に似ていますが、よりシンプルです。
たとえば、YouTube 動画に「いいね！」をするたびに、YouTube の曲が Spotify のプレイリストに自動的に追加されるようにできます。IFTTT をスマート ホーム技術と連携すれば、自宅付近に来たときに暖房を付けるといったことが可能になります。Facebook の写真にタグ付けされるたびに、その写真が Dropbox に保存されるようにすることもできます。
このように作業を自動化できれば、生産性は間違いなく向上し、貴重な時間とリソースをあきらめなくてもタスクを処理できるようになります。
IFTTT は Zapier が対応していない多くのスマート ホーム デバイスやモバイル アプリで動作し、Zapier も IFTTT が対応していないデバイスやアプリを多くカバーしています。Zapier が主にデスクトップとの連携を重視しているのに対し、IFTTT はスマートフォンの機能性に優れており、どちらもそれぞれ便利です。
Dropbox を使って作業効率を高める
Dropbox は生産性の向上を後押しするサービスでもあり、プロジェクト管理、ファイル管理、リモートでの共同作業を容易にするツールを備えています。Dropbox を使えば、初期の戦略段階から制作、フィードバックからさらにその先まで、すべてのプロジェクトを 1 つのスペースで行うことができます。
Apple や Microsoft などのデバイスで動作する無料アプリを使用して、データの安全性を確保しつつ、どこからでもアクセス、編集、管理が可能です。Dropbox のさまざまなコミュニケーション ツールや共同作業ツールを活用して、プロジェクト計画や To-do リストの作成、メモの追加、リアルタイムのフィードバックなどを行い、関係者と最新情報を共有することができます。
ここで説明した生産性向上アプリは、すべて Dropbox アカウントと簡単にリンクできるので、ワークフローを本格的に合理化し、可視性と効率を向上し、ひいては職場の生産性を高めることができます。