Aplikasi produktivitas terbaik

Aplikasi untuk produktivitas bagi pengelolaan waktu dan tugas

Saat ini perhatian kita untuk berkonsentrasi menjadi gampang sekali terganggu daripada sebelumnya, kita perlu alat bantu yang memfasilitasi produktivitas baik untuk keperluan pribadi maupun profesional. Dewasa ini ada banyak sekali aplikasi yang mengaku menyediakan hal itu, sehingga memilih aplikasi terbaik juga menjadi gangguan tersendiri.

Entah untuk membantu mengelola alur kerja, waktu, atau fokus, aplikasi di bawah merupakan alat bantu yang efektif untuk mendongkrak produktivitas baik bagi profesional maupun pribadi.

Banyak dari aplikasi ini menawarkan versi gratis bersama alternatif berbayar dengan fitur tambahan, sehingga layak dicatat bahwa sebagian dari fitur yang dijelaskan harus dibayar untuk digunakan.

1. Zapier (aplikasi web, ekstensi browser)

Meski daftar ini mencakup aplikasi produktivitas gratis untuk iPhone, Android, dan desktop, Zapier hanya hadir sebagai aplikasi web dan ekstensi Chrome.

Zapier bukanlah aplikasi yang sesungguhnya. Ia adalah platform automasi yang memindahkan informasi di antara aplikasi yang Anda gunakan sehari-hari, sehingga Anda dapat menghemat waktu, mengurangi tugas-tugas yang membosankan, dan fokus pada pekerjaan Anda yang paling penting. Alur kerja Zapier yang otomatis disebut **Zaps**, dan Anda dapat membuat Zap dari nol atau memilih dari perpustakaan templat yang telah dibuat sebelumnya—tidak memerlukan kode apa pun.

Dengan Zapier, Anda dapat menghubungkan Dropbox ke ribuan aplikasi terpopuler untuk meningkatkan produktivitas. Berikut beberapa ide untuk memulainya:

• Menyimpan lampiran email ke Dropbox
• Secara instan mengunggah video yang disimpan di Dropbox ke YouTube
• Menambahkan baris baru ke Google Sheet untuk setiap Dropbox baru yang diunggah
• Mencadangkan email yang masuk sebagai file di Dropbox

2. Trello (iOS, Android, aplikasi web)

Trello membuat manajemen pekerjaan menjadi simpel, mudah dicerna, dan menarik dengan memungkinkan Anda mengorganisir serta memprioritaskan proyek-proyek dengan cara yang menyenangkan, fleksibel, dan berguna. Papan, daftar, dan kartu yang intuitif dari Trello memudahkan pengorganisasian ide-ide dan melacak kemajuan.

Misalnya, katakan tim Pemasaran Anda sedang mengelola kalender editorial di Trello. Mereka dapat membuat daftar untuk setiap langkah di dalam proses, seperti "Ide", "Mengedit" dan "Diterbitkan", dan kemudian menambahkan kartu untuk setiap artikel. Kartu-kartu dapat ditugaskan ke anggota tim, termasuk tanggal untuk setiap langkah proses yang telah jatuh tempo, dan semua lampiran untuk file Dropbox dan file Dropbox Paper. Ini akan membuat semuanya tertata di satu tempat terpusat, sehingga Anda tidak perlu mencari-cari melalui rangkaian ribuan email untuk menyelesaikan pekerjaan.

Tentu, itu baru permulaan saja. Fleksibilitas Trello berarti bahwa aplikasi ini dapat diadaptasikan untuk tim mana saja. Plus dengan lebih dari 150 integrasi ke aplikasi dan layanan favorit Anda dengan automasi Power-Ups dan terintegrasi, membuat Trello menjadi pusat produktivitas untuk tim di mana saja.

Integrasikan akun Dropbox Anda dengan Trello untuk melampirkan file dan folder ke kartu Trello secara langsung dari Dropbox, mempratinjau file Dropbox yang dilampirkan tanpa harus meninggalkan Trello, dan menetapkan aktivitas Trello untuk setiap file Dropbox yang dilampirkan agar tercermin secara langsung dalam Dropbox.

3. Slack (macOS, Windows, Linux, iOS, Android, aplikasi web, ekstensi browser)

Slack telah lama menjadi andalan dalam urusan produktivitas, digunakan oleh banyak perusahaan besar sebagai solusi satu semua dalam satu penting untuk memfasilitasi kolaborasi tim yang efisien dan produktif.

Buat saluran bagi tim dan proyek serta nikmati alat bantu yang dibuat khusus untuk memicu kolaborasi. Saluran tidak hanya menyederhanakan komunikasi secara internal, namun juga memungkinkan Anda berkolaborasi dengan mitra di luar perusahaan, termasuk klien, mitra, atau penyedia layanan.

Memungkinkan komunikasi yang lancar untuk tim di luar kantor, di Slack Anda dapat membuat panggilan suara dan video, membuat saluran untuk proyek, berbagi layar, dan mengirim file dengan mudah—semuanya dapat terjadi di satu aplikasi yang lengkap.

Ekstensi aplikasi yang mulus memungkinkan Anda mengintegrasikan akun Dropbox dengan Slack untuk memulai percakapan Slack di dalam Dropbox, mengirim file ke Slack langsung dari Dropbox dengan mengeklik tombol, dan menyinkronkan file Dropbox Paper sehingga Anda dapat memposting, melihat pratinjau, dan mengedit di dalam Slack itu sendiri.

4. Asana (ekstensi Browser, iOS, Android)

Asana memfasilitasi produktivitas dengan berbagai jenis alat bantu manajemen pekerjaan, membantu Anda melihat proyek dari awal sampai selesai dengan fitur-fitur yang mendukung pelacakan, komunikasi, manajemen tim, dan lainnya.

Di Asana, Anda dapat membuat berbagai grup untuk setiap tim atau departemen di bisnis Anda. Selanjutnya, membuat proyek, dan di dalam proyek itu Anda dapat menambahkan tugas dan subtugas pada tugas-tugas dengan informasi atau petunjuk tambahan, serta jangka waktu atau tenggat untuk masing-masing tugas. Anda dapat menunjuk tugas dan proyek ke tim atau individu tertentu, mengomentari tugas dengan informasi tambahan, dan menambahkan rekan setim sebagai pengikut sehingga mereka diberi tahu tentang setiap kabar terbaru.

Tambahkan tonggak pencapaian agar tujuan proyek selalu jelas, ketergantungan agar semua orang tahu tugas mana yang harus diselesaikan agar tugas lain bisa dimulai, kronologi agar ikhtisar lengkap dari suatu proyek mudah diakses dan dianalisis, dan banyak lagi yang lainnya.

Itulah rangkuman mendasar dari apa yang ditawarkan oleh Asana, namun da banyak lagi fitur rumit dan intuitif di dalam aplikasi ini yang membuat manajemen proyek menjadi mudah. Mulai dari pelacakan waktu, pemeriksaan, hingga pembuatan catatan, Asana mencakup semuanya.

Ketika Anda menghubungkan Asana dengan Dropbox, Anda dapat melampirkan dan membagikan file Dropbox secara langsung melalui Asana, sehingga membuatnya jadi jauh lebih efisien.

5. HelloSign (aplikasi web, API, iOS, Android)

Lewat sudah masa-masa saat dokumen harus dicetak, ditandatangani, dipindai, dan dikirim ke penanda tangan berikutnya.HelloSign, anak perusahaan Dropbox, memungkinkan Anda untuk menandatangani dokumen, menghemat banyak waktu dan menyederhanakan proses, yang sangat berguna sekarang ini di mana kecil kemungkinannya setiap penanda tangan berada di satu ruang kerja.

Anda dapat menggunakan HelloSign untuk dokumen apa saja, entah itu Perjanjian Kerahasiaan, perjanjian sewa menyewa, kontrak hubungan kerja. Dengan 17 tipe file yang diterima, Anda dapat mengirim hampir semua yang memerlukan tanda tangan melalui HelloSign. Tanda tangan elektronik di HelloSign mengikat secara hukum dan sangat dienkripsi, sehingga Anda bisa merasa yakin bahwa semuanya sah dan data pribadi Anda aman.

Anda dapat mengirim permintaan massal, baik dalam suatu urutan tertentu sehingga setelah satu orang yang telah menandatanganinya akan dibawa ke penanda tangan berikutnya, atau sekaligus. Penerima cukup perlu masuk, membaca dokumen, menandatangani tanda tangan elektronik mereka, dan dokumen akan otomatis dikembalikan kepada Anda dalam keadaan telah ditandatangani, disegel, dan dikirimkan secara langsung.

Proses lebih disederhanakan lebih lanjut dengan menciptakan atau menggunakan templat yang telah ada saat ini dan logo serta branding dapat ditambahkan hanya dengan mengeklik tombol.

Alat bantu manajemen tim memungkinkan Anda memberikan akses ke berbagai kelompok atau individu, mengatur agar penandatanganan sebagai opsional, wajib, dan sebagai tembusan saja, mengatur pengingat untuk memastikan bahwa semuanya telah ditandatangani tepat waktu, dan banyak lagi.

Dengan ekstensi HelloSign untuk Dropbox, Anda dapat mengirim dokumen untuk ditandatangani secara langsung dari Dropbox, dan setelah ditandatangani, maka dokumen itu akan disimpan secara langsung di Dropbox Anda.

6. Dropbox Passwords (ekstensi Browser, macOS, Windows, iOS, Android)

Kita akan menghemat banyak waktu jika kita tidak harus mengingat kata sandi untuk banyak sekali akun yang kita miliki untuk masuk ke dalam kehidupan profesional dan pribadi kita. Kata sandi itu sangat mudah dilupakan—terutama dewasa ini saat kita semakin sering dan banyak menggunakan kata sandi daripada sebelumnya, dan kata sandi ini juga perlu diperbarui secara berkala.

Dropbox Passwords adalah aplikasi pengelolaan kata sandi baru yang canggih. Meski tampaknya menakutkan untuk menyimpan semua kata sandi di satu tempat, data pribadi Anda dienkripsikan secara ketat dan sangat aman, dan hanya Anda yang dapat mengaksesnya. Passwords memberikan lapisan perlindungan ekstra untuk mengamankan informasi pribadi secara online.

Tambahkan akun ke Dropbox Passwords dengan nama pengguna, kata sandi, dan informasi lain apa pun yang perlu diingat, atau impor CSV yang berisi semua akun Anda sekaligus. Dropbox Passwords juga dapat menghasilkan kata sandi yang rumit bagi Anda, jadi kapan saja Anda harus memperbarui kata sandi, Anda tidak perlu khawatir. Anda dapat membuat profil untuk kartu kredit agar cepat dan mudah saat harus belanja online, dan menambahkan data offline seperti kode gerbang, resep, dan kata sandi Wi-Fi.

Aplikasi dengan aman menyimpan kata sandi Anda dan saat Anda masuk ke akun mana pun yang telah Anda tambahkan, maka aplikasi akan mengisi bidang login secara otomatis untuk Anda.

Setelah semuanya siap, notifikasi pelanggaran kata sandi dapat diaktifkan untuk memberikan pengamanan tambahan.

Jika terjadi pelanggaran, pengguna Dropbox Passwords akan menerima peringatan saat detail akun mereka berisiko, dengan petunjuk tentang cara menanggapi penipuan, pencurian, dan pelanggaran keamanan dengan cepat.

7. IFTTT (hanya perangkat Android dan iOS devices)

IFTTT adalah aplikasi produktivitas yang intuitif. Aplikasi ini akan benar-benar produktif membantu Anda.

IFTTT menetapkan fungsi otomatis yang bersyarat berdasarkan model "If This Then That" (Jika Ini Maka Itu). Dengan “Applets” yang telah dibuat oleh IFTTT sebelumnya, jika satu hal terjadi di satu tempat, maka tindakan spesifik akan di bawa ke tindakan lainnya, serupa dengan Zapier, namun lebih simpel.

Misalnya, Anda dapat menambahkan lagu dari YouTube secara otomatis ke daftar putar Spotify kapan saja Anda "menyukai" video. Mengintegrasikan IFTTT dengan teknologi rumah cerdas sehingga Anda dapat, misalnya, menyalakan mesin pemanas kapan saja Anda mendekati jalanan dekat rumah Anda. Kapan saya Anda ditandai di foto Facebook, IFTTT dapat menyimpannya ke Dropbox.

Tingkat automasi ini tidak diragukan lagi meningkatkan produktivitas, menangani berbagai tugas yang tidak mesti Anda lakukan dengan mengorbankan waktu dan sumber daya yang penting.

IFTTT bekerja dengan banyak perangkat rumah cerdas dan aplikasi seluleryang tidak dimiliki oleh Zapier, dan sebaliknya, serta memiliki fungsi smartphone yang lebih baik, sementara Zapier utamanya bekerja pada desktop, sehingga keduanya memiliki nilai praktisnya masing-masing.

Menggunakan Dropbox untuk membantu produktivitas

Dropbox juga merupakan peningkat produktivitas, dengan alat bantu yang memfasilitasi manajemen proyek, dan kolaborasi jarak jauh. Dengan Dropbox, Anda dapat menyelesaikan proyek apa pun mulai dari tahapan strategi awal hingga menghasilkan masukan, dan lainnya—semuanya di satu tempat.

Gunakan aplikasi gratis di perangkat apa pun—Apple, Microsoft, atau lainnya—untuk mengakses, mengedit, dan mengelola pekerjaan Anda dari mana saja sambil menjaga keamanan data Anda. Buat rencana proyek,  daftar tugas, mencatat, memberikan  masukan langsung, dan melibatkan semua pihak yang berkepentingan agar mengikuti perkembangan proyek dengan berbagai alat bantu komunikasi dan kolaborasi yang disediakan Dropbox.

Semua aplikasi produktivitas yang disebut di atas dapat diintegrasikan dengan mudah dengan akun Dropbox, yang berarti Anda dapat benar-benar menyederhanakan alur kerja, meningkatkan visibilitas dan efisiensi, serta pada gilirannya meningkatkan produktivitas di tempat kerja.