Udfordringen
- Selvom medarbejderne arbejdede eksternt sendte Cully Automation stadig kontrakter og dokumenter til underskrivning via e-mail og breve.
- Det kostede penge, spildte medarbejdernes værdifulde tid og gjorde det vanskeligt at sikre underskrivelsesprocessen.
Løsningen
- Cully Automation havde i forvejen brugt Dropbox i 10 år og implementerede nu Dropbox Sign for at skabe en enkel arbejdsgang, som medarbejderne kunne bruge til at oprette, samarbejde om, sende og underskrive kontrakter.
Resultatet
- Fakturaer, kontrakter og følsomme dokumenter deles, underskrives og gemmes sikkert med tidsstemplede revisionsspor og automatiske påmindelser, der sikrer, at intet overses, og gør det muligt for Cully Automation at lukke handler 50 % hurtigere.
Vores implementering af Dropbox og Dropbox Sign var afgørende for virksomhedens vækst og succes, og uden dem ville vi ikke kunne være nær så effektive eller produktive.
Cully Automation er en irsk ingeniørvirksomhed, der tilbyder alt fra design og installation til procesautomatisering i stor skala. Teamet har specialiseret sig i planlægning, konstruktion, automatisering og vedligeholdelse af vigtige vandforsyningstjenester i Irland.
Cully Automation har i mange år anvendt Dropbox til at administrere samarbejdet mellem teams i marken og teams på kontoret. Men da COVID-19 ramte, havde teamet brug for en løsning, der kunne udvide dette samarbejde i realtid til underskrivelse af kontrakter. Løsningen skulle også tage højde for teams, der arbejdede i marken i områder med lav båndbredde – de ville have behov for at kunne foretage opdateringer offline, som så senere kunne synkroniseres, når forbindelsen til nettet blev genoprettet.
Underskrivelsesprocessen
Da alle besøgende og medarbejdere skulle udfylde et spørgeskema og officielt erklære, at de ikke havde nogen symptomer på COVID-19, før de kunne vende tilbage til arbejdspladserne, blev den gamle metode med udskrivning, underskrivelse og indsamling af papirformularer hurtigt både tidskrævende og dyr. Dette betød sammen med behovet for vigtig sundheds- og sikkerhedsdokumentation, risikovurderinger og skadesrapporter, der hyppigt skulle underskrives og opdateres, at virksomheden skulle håndtere et omfattende papirspor – og unødvendige administrative forsinkelser.
Cully ønskede at gøre det muligt for medarbejdere, besøgende og entreprenører at fjernunderskrive dokumenter og erklæringer, så de implementerede Sign og Dropbox. Det gjorde det muligt for virksomheden at oprette, underskrive og gemme juridisk bindende dokumentation på sikker vis for alle de berørte arbejdspladser og kontorer i realtid. Opsætningen var desuden hurtig og enkel, hvilket betød, at teamet kunne begynde at drage fordel af den nye teknologi i løbet af få dage.
Dropbox og Sign samarbejder om at skabe verdens første integrerede e-signatur- og opbevaringsløsning til dokumenter, og beslutningen om at indføre Sign var derfor enkel.
| Før Sign | Efter Sign | |
| Omfattende anvendelse af e-mail Dokumenter blev underskrevet og returneret via e-mail, hvilket gjorde det vanskeligt at holde styr på de nyeste versioner. |
→ | Forbedret internt samarbejde Sign gør det muligt automatisk at sende, underskrive, udfylde og arkivere almindelige dokumenter som erklæringer og kontrakter i den rigtige mappe. |
| Forsinkelser på grund af tidskrævende godkendelser Kontrakter skulle sendes via almindelig post eller krævede, at underskriverne mødte op på kontoret – det betød ofte flere dages unødvendig forsinkelse af processen. |
→ | Stressfri godkendelsesproces Medarbejderne kan nu underskrive kontrakter på få sekunder, hvilket fremskynder arbejdsgangene og gør det nemt for medarbejderne at udføre deres arbejde langt hurtigere. |
| Tidsspilde på grund af manuelle påmindelser Teams skulle manuelt følge op på manglende underskrifter, hvilket betød, at der gik værdifuld til fra vigtigere opgaver. |
→ | Automatiske påmindelser Sign giver automatisk alle underskrivere besked om manglende underskrifter, hvilket gør det nemt at holde styr på, hvem der har underskrevet hvad – og hvornår. |
| Vanskeligheder med at sikre underskrivelsesprocessen Når dokumenter blev sendt med posten eller via e-mail, var det vanskeligt at sikre processen og gøre den juridisk bindende. |
→ | Sikre e-signaturer Med tidsstemplede revisionsspor og rollebaseret godkendelse kan dokumenter deles og underskrives sikkert med juridisk bindende revisionsspor. |
Styrkelse af samarbejdet og sikkerheden med Dropbox og Sign
Efter en høj implementeringsgrad – og en hurtigere og mere nøjagtig COVID-19-erklæringsproces – valgte Cully Automations finans-, HR- og kontraktteams at indføre en tilsvarende arbejdsgang. Nu administreres alt lige fra fakturering og rekruttering til indgåelse af kontrakter via Dropbox og Sign.
Sammen skaber disse værktøjer et enkelt samlet sted, hvor alle afdelinger i Cully Automation kan administrere dokumenter på en effektiv måde. Fra projektstart til implementering sikrer Dropbox og Sign, at alle dokumenter opbevares sikkert på en nemt tilgængelig placering, hvilket gør det nemmere at samarbejde og indføre opdateringer i realtid.
Jeg kan ikke forestille mig et liv uden Dropbox eller Sign, det er helt afgørende for alt, hvad vi gør. Produkterne er integreret i hele vores forretningscyklus – lige fra prækvalifikation og udbud til eftersalgsaktiviteter.
