Skip to content (Press Enter)

Mary Kay laver et magasin

Tusindvis af materialer – og samarbejdspartnere? Det er ikke noget problem. Læs, hvordan Dropbox gør det nemt for Mary Kay-teamet at organisere og producere kreative projekter

Kollektion af Mary Kay-hudplejeprodukter

Med mere end 30 internationale markeder og hundredtusindvis af uafhængige skønhedskonsulenter, der sælger deres produkter i hele verden, har Mary Kay et omfattende netværk af mennesker, som er meget interesserede i at finde metoder til at få adgang til, dele og gemme filer, data og andre oplysninger. Tidligere brugte organisationen primært Dropbox til filoverførsler, men den seneste tids vækst inden for fjernarbejde har fået teamet til at genoverveje deres arbejdsgang. I dag er Dropbox "bare stedet, hvor vores virksomheds arbejde foregår", siger David Wilson, Senior Manager of Creative Technology and Production for organisationens USA-baserede team for kreative tjenester. "Det er bare skønt at have noget, der fungerer lidt som en schweizerkniv med kreative værktøjer. Det ville næsten være nemmere at sige, hvad vi ikke bruger det til." 

Herunder fortæller Wilson, hvordan Mary Kay anvender Dropbox-produkter til at distribuere oplysninger om – og indsamle aktiver fra – en begivenhed, organisere og gennemsøge billederne og videoerne og arbejde asynkront med filerne for at fremstille organisationens månedlige magasin.

Mary Kay-konference med folk, der går over scenen

Trin 1: Forberedelse og forproduktion

Vi er et direkte salgsfirma, der har hundredtusindvis af uafhængige skønhedskonsulenter, som vi har brug for at kommunikere med, og mange af de typiske løsninger, som leverandører tilbyder, fungerer ikke særlig godt for os. Vi har en masse begivenheder, og vi har brug for først at annoncere begivenheden og derefter have en nem metode, som deltagerne kan bruge til at sende os billeder, som vi kan bruge på de sociale medier og i vores magasin, Applause

Med Dropbox Transfer kan vi tage et enkelt link og sende det ud til så mange personer, vi vil, hvilket er en smart måde at udsende en invitation via PDF på. Vi kan også sende en separat filanmodning og bede deltagerne om at sende os deres yndlingsbilleder og -videoer ved hjælp af et bestemt link. Det er nemt for dem at sende billederne tilbage, og de gemmes automatisk i en mappe, som vi har oprettet, så det er nemt for vores team at finde dem og gennemse dem. Ud fra et sikkerhedsperspektiv er det langt sikrere end at bruge en FTP-server, da de enkelte uafhængige skønhedskonsulenter ikke har adgang til at se de andres filer. 

To Mary Kay-hudplejeprodukter

Trin 2: Gennemse, søg efter og overfør aktiver

Nu har vi alle vores kreative filer gemt i Dropbox, herunder alle billeder fra begivenheden. Vores team for sociale medier eller salgsudviklingsteamet gennemser billederne, beslutter, hvilke de vil bruge, og sikrer sig, at vi har rettighederne til at bruge dem. Hvis et andet teammedlem har brug for at finde et bestemt billede, er det nemt at søge efter det. Tidligere havde vi bare ikke rigtig muligheden for at søge på vores filservere. Sådan er det ikke med Dropbox. Nu behøver vi ikke længere at være bekymret for, om vi kan finde ting.

Det er også meget nemmere at overføre filer. Lad os sige, at vi skal flytte tusindvis af billeder fra én placering til en anden. Tidligere havde vi en cloudløsning, men det skete ofte, at den gik ned, hvis vi forsøgte at overføre store mængder filer, eller mange af filerne blev beskadiget under overførslen. Selv når det virkede, gik det virkelig langsomt. Med Dropbox starter man bare overførslen som en webhandling og fortsætter sit arbejde. Overførslen foregår hurtigt og helt uden problemer. 

Trin 3: Kreativ produktion

Det kreative team har de billeder, de vil bruge, og nogen har skrevet kopi. Et team af designere arbejder på at fremstille sider, der skal i magasinet. De arbejder eksternt og asynkront, så det er vigtigt at have et system, der sikrer, at der kun er én person, der arbejder på en fil ad gangen, for at forhindre versionsproblemer eller arbejde, der går tabt på andre måder. Dropbox har en funktion, der hedder "låst for redigering". Det er så enkelt. Når du bruger filindtjekning og -udtjekning, skal du bare højreklikke og vælge låst for redigering, så er filen låst. Det, Dropbpox gør, er så enkelt og elegant. Lad os sige, jeg vil vide, hvem der har tjekket filen ud. Det er også nemt. Dobbeltklik på filen, hvorefter du får at vide, at den er låst for redigering, og hvem der har låst den. Du bliver også spurgt, om du vil anmode om, at vedkommende låser filen op for dig. Det er helt fantastisk. Hvis den person, der har låst filen, af en eller anden grund er utilgængelig, kan vi også gå ind som administrator og låse den op. 

Kollektion af Mary Kay-hudplejeprodukter

Trin 4: Kommentering og gennemgang 

Dropbox gør det virkelig nemt at kommentere en fil eller oprette en Capture-video for at kommentere. Hvis vi foretager en hurtig gennemgang af et videoklip, bruger vi bare Capture til at optage en mundtlig gennemgang og sender den, så alle fremover kan se den. Eller hvis vi vil kommentere en eksisterende PDF-fil med billederne, kan vi gøre det via PDF-editoren. Der er flere muligheder for at opnå det samme. 

Og en-to-tre. PDF-filen er oprettet og klar til at blive sendt til tusindvis af modtagere over hele verden. Endnu en sejr for Mary Kay og Dropbox.

Bonustrin: Mist aldrig noget

Muligheden for nemt at hente en slettet fil eller en tidligere version af en fil er afgørende. 

Vi oprettede da sikkerhedskopier på vores filservere med nogle dages mellemrum tidligere. Men hvis du havde noget, der var tilføjet på serveren siden den seneste sikkerhedskopiering, og der ikke blev sikkerhedskopieret, inden dine filer blev slettet ved et uheld, var der ingen mulighed for at få dem tilbage. Og selv hvis der var, ville du risikere at gå tilbage til en version, der var flere versioner ældre end den seneste kopi. Det medførte, at folk gemte flere versioner af filer, hvilket var et stort problem, fordi det kunne skabe situationer, hvor én version blev godkendt, mens en anden ved et uheld blev sendt videre. Nu kan du være sikker på, at hver gang du gemmer en fil, gemmer Dropbox den for dig. Folk behøver ikke at bekymre sig om at oprette en kopi og gemme en separat version. De har tillid til, at den er der. Hvis de har brug for det, kan de gå tilbage til den ved at højreklikke på "Gå til versionshistorik". De ved, at den er der nu, og det giver dem ro i sindet.