Salesforce 2021 年的數據指出，72% 的銷售專業人員認為自己無法達到年度銷售目標。此外，銷售代表每週只花 28% 的時間在銷售工作上，其餘大部分的時間則耗費在人工處理行政庶務上。
這個情況聽起來很熟悉嗎？記錄歸檔和資料輸入等臨時工作項目，執行的當下可能覺得無傷大雅，但累積起來的工作量可是不容小覷。
那麼，您該如何簡化銷售流程，讓自己保持正常進度，談妥更多筆交易呢？答案就是建立有效的銷售工作流程！
銷售流程是什麼？
銷售工作流程跟銷售程序或銷售漏斗類似。銷售工作團隊會運用這套可重複步驟，將潛在客戶轉換為客戶。
根據您和工作團隊運作的方式，銷售工作流程通常會有七個關鍵步驟。第一步是找出新的潛在客戶，最後一步則是支持客戶進入買家流程的下個階段。
銷售流程中的行動 |
詳情 |
尋找潛在客戶 |
尋找可能的新顧客。 |
確定潛在客戶 |
主動聯繫早期階段的潛在客戶，提出特定問題來確認對方是否合適。 |
| 研究 | 深入調查符合資格的潛在客戶，以提供更符合個人需求或依其需求量身打造的產品和購物體驗。 |
提案/示範 |
正式介紹或示範如何使用您的產品或服務。 |
處理疑義 |
與客戶協調問題，避免交易破局或簽約受阻。 |
成交 |
取得關鍵決策者的同意，提出報價單或提案，並正式簽署合約。 |
繼續培養 |
讓您的顧客超脫銷售對象，成為您產品或服務的忠實擁護者。 |
為什麼需要建立銷售工作流程？
無論您在現場奔波還是遠端工作，有效的銷售工作流程都能讓您的工作保持一致性。這能協助銷售人員維持進度，確保您在潛在客戶身上花費的心血不會白費。
除此之外，銷售工作流程還能夠：
- 確保新進銷售代表迅速上手
- 為銷售代表制定一致的程序
- 深入瞭解銷售漏斗中各階段的潛在客戶與潛在客戶的轉換情形
- 讓您找出有待改善之處
建立銷售工作流程的逐步指南
我們探討過銷售工作流程的每個階段，也明白銷售工作團隊必須建立一致工作流程的原因了，現在讓我們來瞭解如何制定有效的銷售工作流程，好協助您更快談妥交易。
1. 評估您目前的銷售流程
針對日常工作中成效良好和效率不彰的部分，您的銷售工作團隊肯定能提供許多寶貴意見。深入瞭解現行策略也有助您將工作流程的成功之處對應至 KPI 和客戶轉換率。
工作團隊最近談妥的 10 樁交易中，有沒有哪些共通之處？如果有，您可從這些案例中學到什麼？請與工作團隊合作瞭解以下事項：
- 這些交易進行的來龍去脈
- 整個流程花費的時間
- 每個步驟所耗費的時間
- 銷售代表與潛在客戶的交流方式
工作流程中不應有曖昧不明之處，每個步驟皆應明確且可供採取行動。
2. 瞭解買家流程
運用工作團隊提供的見解，從目標受眾的角度審視您的買家流程。
請思考以下內容，深入瞭解客戶的體驗：
- 您的產品/服務可以解決客戶的哪些痛點？
- 您的工作團隊如何確保向潛在客戶有效傳達您產品/服務的價值？
- 您該如何制定銷售策略，以確保工作團隊能夠與潛在客戶建立並培養良好的關係？
- 銷售流程中是否有任何障礙，使潛在客戶難以進入買家流程的下一步？
- 流程中是否有任何冗餘的行動？這些行動能否刪減，或重新制訂以獲得更理想的成效？
隨著時代變遷，買家特質也會改變，因此請不要在制定了工作流程後置之不理。反之，您需要不斷從客戶角度檢討自己的銷售策略。您也需定期舉辦培訓，讓團隊夥伴對工作流程充滿自信且得心應手。
3. 善加利用工作團隊的人才
制定銷售工作流程並不代表工作從此一成不變！
團隊成員通常在銷售流程中各有擅長的部份，甚至還有可能在您意料之外的工作項目上表現出色。因此，在您試著簡化銷售工作流程之餘，不妨也思考如何運用團隊技能，使每個人更能參與其中。
例如，您以可根據以下專業項目，為工作安排合適的人選：
- 透過社群媒體銷售
- 在 LinkedIn 等平台上開發客戶
- 撰寫銷售簡報
- 起草提案
- 透過電話和後續電子郵件追蹤潛在客戶
這類合作有助您找出銷售停滯的原因，並發掘新的做法來調整流程，使銷售流程更符合客戶所需。
4. 為工作團隊提供合適的工具
銷售流程中可能會隱藏許多浪費時間的環節，時間往往耗費在行政庶務 (例如手動將資料輸入 CRM 系統) 處理上，而非專注於創造營收。
當然，對結構嚴謹的大公司來說，CRM 系統仍是銷售人員主要的資訊來源。但對於不需用到 CRM 系統的小型靈活團隊來說，只要在工作流程中整合自動化和智慧數位工具，就能獲得與 CRM 系統類似的效果。
舉例來說，DocSend 可讓您控制文件共享的各個方面，從這些文件獲取實用資訊，例如開啟過文件的人員，以及人員與文件的互動方式。您只需要輕鬆按幾下，就能建立虛擬資料室、嵌入保密協議，並將檔案轉換成可供簽署的文件。
Bardeen AI 等自動化作業工具可以在銷售週期的多個階段擴展工作團隊的工作量。若為研究和鑑定潛在客戶等耗時的工作項目，只要運用 AI Agent 按一下即可簡化，AI Agent 隨即會瀏覽潛在客戶的網站並獲取最新的可用資訊。
這項功能雖無法取代 CRM，但盡早為工作流程加入適合的工具，可以有效節省銷售人員的時間並獲得實用資訊，並可待日後真正有需要時再導入 CRM 系統。
5. 衡量成果
隨著銷售工作流程的發展，您需要衡量成果，才能知道改變是否有成效。您可以使用的衡量指標包括：
- 符合條件的通話在所有初次銷售通話中所佔有的百分比
- 潛在客戶於流程中每個步驟平均花費的時間
- 潛在客戶進到下個階段前費時最久的步驟
- 在提案/展示後達成交易的潛在客戶比例
- 客戶流失率
瞭解開啟文件的人員以及開啟的時間，不過是 DocSend 眾多分析功能的其中之一。DocSend 能讓您即時掌握瀏覽者如何與銷售簡報和提案互動。
您可以瞭解瀏覽者檢視您文件花費的時間、花費時間最久的頁數，以及瀏覽者互動最多的內容、頁數及格式。此外，「須輸入電子郵件地址才能瀏覽」功能可讓您掌握共享文件的人員，如此一來，即使有意料之外的相關人士加入交易，您也有了實用的情報資訊。
制定可靠的銷售工作流程，做好準備迎向成功
銷售講求結果，因此若缺乏適當的工作流程，銷售工作團隊便可能會錯失商機、浪費時間在不必要的步驟上，使最終盈虧蒙受損害。
制定有效的銷售工作流程，有助您消除籠統的業務和冗餘的庶務工作，透過簡單易懂且可重複進行的程序，幫助銷售人員締造佳績。
若要瞭解上述步驟的實際案例，請參閱「網頁設計與品牌行銷的全方位服務公司如何在將 Dropbox 和 DocSend 整合至其銷售週期來節省時間」。