Salesforce 2021 年的數據指出，72% 的銷售專業人員認為自己無法達到年度銷售目標。此外，銷售代表每週只花 28% 的時間在銷售工作上，其餘大部分的時間則耗費在人工處理行政庶務上。

這個情況聽起來很熟悉嗎？記錄歸檔和資料輸入等臨時工作項目，執行的當下可能覺得無傷大雅，但累積起來的工作量可是不容小覷。

那麼，您該如何簡化銷售流程，讓自己保持正常進度，談妥更多筆交易呢？答案就是建立有效的銷售工作流程！

銷售流程是什麼？

銷售工作流程跟銷售程序或銷售漏斗類似，這是銷售工作團隊將潛在客戶轉換為客戶的一套可重複步驟。

根據您和工作團隊運作的方式，銷售工作流程通常會有七個關鍵步驟。第一步是找出新的潛在客戶，最後一步則是支持客戶進入買家流程的下個階段。

銷售流程中的行動	詳情
尋找潛在客戶	尋找可能的新顧客。
確定潛在客戶	主動聯繫早期階段的潛在客戶，提出特定問題來確認對方是否合適。
研究	深入調查符合資格的潛在客戶，以提供更符合個人需求或依其需求量身打造的產品和購物體驗。
提案/示範	正式介紹或示範如何使用您的產品或服務。
處理疑義	與客戶協調問題，避免交易破局或簽約受阻。
成交	取得關鍵決策者的同意，提出報價單或提案，並正式簽署合約。
繼續培養	讓您的顧客超脫銷售對象，成為您產品或服務的忠實擁護者。

為什麼需要建立銷售工作流程？

無論您在現場奔波還是遠端工作，有效的銷售工作流程都能讓您的工作保持一致性。這能協助銷售人員維持進度，確保您在潛在客戶身上花費的心血不會白費。

除此之外，銷售工作流程還能夠：

確保新進銷售代表迅速上手
為銷售代表制定一致的程序
深入瞭解銷售漏斗中各階段的潛在客戶與潛在客戶的轉換情形
讓您找出有待改善之處

建立銷售工作流程的逐步指南

我們探討過銷售工作流程的每個階段，也明白銷售工作團隊必須建立一致工作流程的原因了，現在讓我們來瞭解如何制定有效的銷售工作流程，好協助您更快談妥交易。

1. 評估您目前的銷售流程

針對日常工作中成效良好和效率不彰的部分，您的銷售工作團隊肯定能提供許多寶貴意見。深入瞭解現行策略也有助您將工作流程的成功之處對應至 KPI 和客戶轉換率。

工作團隊最近談妥的 10 樁交易中，有沒有哪些共通之處？如果有，您可從這些案例中學到什麼？請與工作團隊合作瞭解以下事項：

這些交易進行的來龍去脈
整個流程花費的時間
每個步驟所耗費的時間
銷售代表與潛在客戶的交流方式

工作流程中不應有曖昧不明之處，每個步驟皆應明確且可供採取行動。

2. 瞭解買家流程

運用工作團隊提供的見解，從目標受眾的角度審視您的買家流程。

請思考以下內容，深入瞭解客戶的體驗：

您的產品/服務可以解決客戶的哪些痛點？
您的工作團隊如何確保向潛在客戶有效傳達您產品/服務的價值？
您該如何制定銷售策略，以確保工作團隊能夠與潛在客戶建立並培養良好的關係？
銷售流程中是否有任何障礙，使潛在客戶難以進入買家流程的下一步？
流程中是否有任何冗餘的行動？這些行動能否刪減，或重新制訂以獲得更理想的成效？

隨著時代變遷，買家特質也會改變，因此請不要在制定了工作流程後置之不理。反之，您需要不斷從客戶角度檢討自己的銷售策略。您也需定期舉辦培訓，讓團隊夥伴對工作流程充滿自信且得心應手。

3. 善加利用工作團隊的人才

制定銷售工作流程並不代表工作從此一成不變！

團隊成員通常在銷售流程中各有擅長的部份，甚至還有可能在您意料之外的工作項目上表現出色。因此，在您試著簡化銷售工作流程之餘，不妨也思考如何運用團隊技能，使每個人更能參與其中。

例如，您以可根據以下專業項目，為工作安排合適的人選：

透過社群媒體銷售
在 LinkedIn 等平台上開發客戶
撰寫銷售簡報
起草提案
透過電話和後續電子郵件追蹤潛在客戶

這類合作有助您找出銷售停滯的原因，並發掘新的做法來調整流程，使銷售流程更符合客戶所需。

4. 為工作團隊提供合適的工具

銷售流程中可能會隱藏許多浪費時間的環節，時間往往耗費在行政庶務 (例如手動將資料輸入 CRM 系統) 處理上，而非專注於創造營收。

當然，對結構嚴謹的大公司來說，CRM 系統仍是銷售人員主要的資訊來源，但對不需用到 CRM 系統的小型靈活團隊來說，只要在工作流程中整合自動化和智慧數位工具，就能獲得與 CRM 系統類似的效果。

舉例來說，DocSend 可讓您控制文件共享的各個方面，從這些文件獲取實用資訊，例如開啟過文件的人員，以及人員與文件的互動方式。您只需要輕鬆按幾下，就能建立虛擬資料室、嵌入保密協議，並將檔案轉換成可供簽署的文件。

這項功能雖無法取代 CRM，但盡早為工作流程加入適合的工具，可以有效節省銷售人員的時間並獲得實用資訊，並可待日後真正有需要時再導入 CRM 系統。