視訊會議禮儀

確保您知道該做的事,以及需避免的事,好讓虛擬團隊會議發揮最大效益。

什麼是視訊會議?

視訊會議是指兩個或兩個以上的人透過視訊和音訊進行的任何通訊。遠端工作者和那些與親朋好友相隔甚遠的人,可能已經是視訊通話的專家。隨著在家和遠端工作的人越來越多,透過視訊會議與同事溝通只會越來越普遍。

為什麼我們需要視訊會議禮儀?

眼見現在視訊會議軟體如此普及,大家可能會認為每個人都已熟知適當的禮儀。雖然在舒服的床上與家人或朋友使用 FaceTime 視訊通常沒有問題,但對於 Zoom 等工作環境上使用的溝通工具就不是如此了,我們需要多考慮到禮節和效率。您可能是在辦公室開會的專家,但視訊會議新增的虛擬障礙可能會為一些人帶來挑戰。

居家辦公很容易分心或失去注意力,視訊會議也不例外。雖然團隊成員的小狗晃進房間時可能很可愛,但那隻可愛的小狗也可能會讓人有點分心。同樣的情況也適用於那些明顯沒在聆聽或不關注會議的不積極參與者。

視訊會議禮儀的基本規則

想要擁有高效率的視訊通話,第一步就是要從技術和人的角度確保視訊通話能正常運作。所以,為了確保您與同事的視訊會議發揮最大作用,我們整理了一份清單,裡面是一些要遵守的重要視訊通話禮儀小提示

事先檢查您的網際網路和硬體

如果要開始會議,但麥克風或網路攝影機卻無法運作,您會看起來很沒效率且不專業。當您事先安排好會議時,一定要確保視訊會議設定能正常運作,而不是會議開始兩分鐘前才在確認。檢查內建麥克風或耳機,確保軟體已偵測到裝置。

您也應該測試網際網路連線是否可以維持視訊會議正常進行。您不會希望在關鍵時刻或對話中遭到切斷。如果網際網路有連線困難,許多應用程式可限制接收的視訊品質或關閉視訊,這樣一來您仍可透過音訊參與會議。即使您未和其他人一起出現在視訊畫面,仍可以參與和追蹤會議才是最重要的。請記住,有些人可能會因為各種原因選擇不使用視訊選項,尤其是如果他們與孩子或寵物共處一室,或者單純因為那時候不想被人看到。那也是沒關係的。

打扮得體

我們都至少曾有過一次這樣的經驗:一起床便直接開了筆電上參加早上 9 點的團隊會議。然而,穿著睡衣參加視訊會議,可能有損您的職業形象。如果希望與會者在視訊電話會議中受到認真看待,就必須打扮得體。雖然您不一定要穿正式的上班套裝,但一定要確保自己打扮夠得體,適合出現在團隊成員面前。穿上休閒服之外的衣服,不僅能表示您在乎這場會議,同時還能做好身心準備,與同事展開更有生產力、更專注的對話。

尋找一個安靜空間

並不是每個人都有專門的私人辦公室能居家辦公,但重要的是,找到或創造一個安靜的視訊會議空間。即使您工作時不會因為家人、室友或寵物四處走動而分心,但您的與會者可能會受到影響。因此,坐下來參加視訊會議時,請確保您在一個沒有人會走動或受到打擾的地方。如此一來,您才能在同事說話時專注於對方,並在您說話時避免任何背景噪音。

構圖場景

現在您已穿戴整齊,並在私人地點準備進行視訊通話,還需注意周圍環境以及其顯示在鏡頭上的樣子。如果環境太暗導致同事看不到,或他們看到的只是水槽裡的一堆髒盤子,您的這些準備工作就白忙一場了。花點時間清理和布置一下您周圍的空間。打開窗簾或開啟燈光,或者如果問題出在視覺上不整潔的裝飾,可使用綠幕或虛擬背景來遮擋。例如,Zoom 會自動偵測背景,讓您使用影像來覆蓋背景。

如果您沒在說話,請保持靜音

會議終於開始,而視訊通話禮儀中最重要的一個環節就是,在不說話的時候,將麥克風靜音。即使已經找到一個安靜的會議地點,但只要您移動、咳嗽或開始打字,麥克風仍然會收音。您不會希望有人因為意外干擾而需要重述內容,或是聽到您在會議中處理其他事情,就算只是一下下。大多數視訊會議軟體都有一個靜音按鈕,供您自己或通話使用,只是再次發言時要記得取消靜音。

看著攝影機

當您在視訊通話時,看著會議中其他人的視訊輸出可能很合理。然而,如果您想在說話時,讓通話中的其他人把注意力集中在自己身上,便應該直接看向攝影機。即使您看不到同事,看著攝影機也有助於重現面對面交流的感覺,能確保他們注意並專心聆聽您說話。如果您想在發言時能看到他們,可以將螢幕上的視訊直接放置在攝影機旁邊,這樣雙方的視線都在會同一水平線上。這對大多數筆電來說不是問題,但如果您是在桌上型電腦工作,則可能需要重新調整設定。

注意並保持專注

當然,一旦進入視訊會議,您最重要的事情就是專注於正在進行的會議。比起在辦公室開會,在視訊會議上更容易分心,也比較不會被發現。這表示即使您是坐在臥室裡使用筆電,也要確保自己像在辦公室一樣參加會議。要在家裡保持專注,可以運用和在辦公室一樣的方式:例如,寫筆記有助您吸收和回應正在討論的內容。然而,您也需要避免受到誘惑,別切換索引標籤到其他活動上或是盯著手機。即使您認為自己擅長多工處理,但一旦分心,便無法從所參加的會議中得到太大的效益。

如何有效進行視訊會議

在您有了視訊會議禮儀的基礎知識,在設定和與同事進行視訊通話時就不應會有任何問題。然而,就像在辦公室一樣,想要讓您的視訊會議更有效率,所花費的時間更具生產力,則需要付出更大的努力。所以,如果您正在規劃與同事開會,請確保取得所有需要的資源。幸運的是,Zoom 與 Dropbox 的整合,讓您可以輕鬆使用檔案和視訊會議軟體,使視訊會議更有效率。

務必訂定議程

無論在不在辦公室,想要讓會議有效率,第一步就是要有明確的議程。光這一點,就能對視訊會議的成功與否有很大的影響。透過 Dropbox 中的會議議程範本,您可以輕鬆快速整理出可共享的議程,概述會議的基本要點。獲邀參加會議但無法出席的人也可以在會議後查看此文件。或者更棒的是:他們可以觀看從 Zoom 自動複製到 Dropbox 的通話視訊記錄。

會議前共享檔案和資訊

如果您希望團隊在視訊通話中投入並協作,那麼為他們提供這方面的便利性就很重要。雖然您在辦公室可能只要傳一張工作表或寫在白板上就可以,但視訊會議需要更多的事先規劃。在會議前準備並共享您需要的檔案或文件,這樣您的同事就不需要猜測會議內容。一旦大家都上線,您也可以分享螢幕,一起瀏覽文件,讓大家都能掌握相同的資訊。更棒的是,您還可以將該檔案直接從 Dropbox 共享到 Zoom 會議中,讓團隊成員可以即時補充。

事先傳送邀請

在辦公室裡,讓大家進入會議室可能只要走到他們的辦公桌前,詢問他們是否有 10 分鐘的時間。然而,居家辦公時,即使使用 Slack 或其他辦公聊天應用程式,要引起大家的注意也會變得困難許多。如果希望大家出現在您的視訊會議上,就必須事先通知他們。如果不這樣做,很可能他們不在自己的辦公桌前,也沒有時間閱讀議程。給每個人一些必要時間為視訊會議做準備,就是在為自己和整個團隊的成功做準備。

透過視訊會議協作

隨著遠端工作團隊越來越普遍,視訊通話已經不僅是會議的替代方案,也成為許多企業的常態。視訊會議在我們的個人和工作生活中越來越重要,是否能正確使用這項技術也成為關鍵。所以,下一次您安排在上午 10 點舉行 Zoom 會議時,請利用我們的視訊會議禮儀,成功舉行您的會議。為視訊會議做好準備,能讓您的工作團隊更認真參與,最終提升遠端工作時的線上團隊合作成效