管理遠端工作團隊

確定辦公室內和遠端工作的員工都能善盡職責,並達成有效的工作團隊目標。

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克服虛擬工作者的障礙

有效的工作團隊管理是確保團隊成員,包括虛擬工作者和辦公室內的員工,能順利合作的關鍵。不消說,管理虛擬工作團隊是知易行難。跨時區的聯絡、時間追蹤和工時,實在壓力不小。另外,若沒有見面交流的寶貴時間,要建立分散式團隊的信任恐怕是難題。換句話說,協助虛擬工作者感覺獲得重視,簡直不可能。在虛擬環境培養公司文化很重要,但同時您也希望能逐漸提升工作的效率。

沒有會面,無疑會影響工作團隊成員和工作流程。如果遠端工作團隊成員不在辦公室,或許會感到他們其實不是團隊的一員。如果有人在其他國家/地區工作,或許會感到他們和工作團隊的文化格格不入。為了處理這些難題,建議虛擬工作團隊的經理:

  • 定期、持續不斷的 1 對 1 Zoom 會議
  • 提供要求和問題的背景資訊
  • 建立溝通規範
  • 提供工作團隊不受打擾的獨立作業和協作的空間
  • 細心經營人際關係
  • 界定何謂成功,讓大家知道他們有共同努力的目標

缺乏見面交流後,公司文化很多重要的價值基準可能束之高閣。您有責任確保這情況不會發生。但幸好有很多好工具能輔助您。

透過科技聯絡虛擬工作者

科技無疑是遠端工作時的要角,可是您的使用方式正確嗎?電子郵件是很棒的通訊工具,但您職務的核心是協作,不見得有充裕的時間。既然有其他數位工具能提供很多實用和隨時存取的虛擬協作機會,就不要浪費時間等待用電子郵件回信了。

即時訊息

所有員工都該有即時訊息工具。無論 ZoomSlack,都能讓您的工作團隊隨時保持聯絡,對跨時區作業更是如虎添翼。無論住家、辦公室,或咖啡廳遠端工作,即時訊息是任何工作空間理想的常駐技術。穩定的即時通訊是管理遠端工作團隊和一般工作團隊管理的基礎。

即時訊息重要的「規則破壞者規則」是,試著打破所謂的規則。有時難免輕鬆閒聊無關工作的話題,但這樣的同事情誼也是虛擬工作團隊發展重要的部分。所以只要合乎情理,您大可不必扼殺這些宣洩的通訊管道。愛見面寒暄的同事可以也該盡量在虛擬時如法泡製,因為這也會影響工作團隊的士氣。如果可以,請確定所有人在同個群組聊天室,才不會有人感到被排除在外,並務必介紹新進員工。這時視訊通話是最適合的方式,因為大家能在個別畫面名稱露面。視訊可能面對的情況:

視訊會議

除非您很內向,不然缺席面對面會議是極大的損失。即時訊息確實很方便,但協作有關建立有益的關係時,默不作聲輸入訊息恐怕無濟於事。因為肢體語言表達很多我們未盡的話語,所以務必和工作團隊在第一天就養成使用視訊會議的習慣。

虛擬員工適應新工作的過程應透過視訊電話或定期電話通訊,而不是看不到人、聽不到聲音的電子郵件往返。透過視訊電話定期開會 (無論是個人或團隊會議),與遠端工作團隊成員交換資訊。例如 Zoom 就很適合視訊會議。Zoom 的視訊電話不僅享有真實的語音交談,還能直接透過 Dropbox 分享畫面和文件協作。長期來說,這些一般工具套件的新增功能可以為您節省更多時間,還能隨時掌握進度。確定工作團隊和其他員工一樣觀看視訊會議,並有足夠的能力安排和參加會議。順帶補充,追蹤會議不見得要正經八百。週五的 Zoom 會議可以考慮整個工作團隊稍微放鬆小聚,就和您週末前享用中餐或歡度時光一樣。

時間追蹤

遠端工作的員工很容易忘記時間,或因為缺乏辦公室體制控管,而忘記責任。即使工作團隊近在咫尺,不在辦公室仍可能造成心不在焉。建議工作團隊追蹤時間,讓他們知道有責任在同意的時間保持工作進度。透過這個方式,您能使用技能集管理不同時區的工時和工作團隊成員。

確定為遠端工作者選出工作團隊經理,維持清楚的體制。設定清楚的期望,並確定所有人按照工作項目行事。另外,只要設定時間,就能確保您隨時能和遠端工作者聯絡。辦公時間結束後,時間允許的其他資深虛擬工作者也能值班。

一望而知

時間追蹤就緒後,您需確保工作團隊有效率地作業。這時任務管理工具即可派上用場。Dropbox 是專案管理不可或缺的工具,您能建立清楚和容易更新的待辦清單。您可設定自動提醒的到期日,防止成員進度落後。因為所有工作項目均集中一處清楚條列,您知道成員掌握最新資訊,而且責無旁貸。管理遠端工作團隊需要隨時通知所有成員最新資訊,讓重要工作項目的重心能確實簡化流程。

遠距工作

沒人喜歡擠火車上班或尖峰時間的惱人交通,但通勤仍有重要的功用。雖然大多不甚愉快,但通勤為您做好上班的心理準備,或更重要的是,實際區隔個人生活和工作。當在家工作者的辦公室是飯廳餐桌時,他們會感到失去家庭和工作生活的區隔。透過遠距工作支持虛擬工作日,您也可協助改善工作與生活的平衡

Dropbox 是遠端工作理想的解決方案,讓工作團隊成員在一個地方完成所有該做的任務。工作團隊成員準備進入工作模式後,他們要做的只有登入。下班時,他們只需收工並明確表示今天到此為止。Dropbox 不僅方便,也建立實用的虛擬環境。即使您工作玩樂都使用同一台筆電,工作時間仍可阻絕社群媒體等誘惑。

簡化

因為分散式團隊各居一地,工作流程自然也七零八落。沒有共享辦公室時,虛擬工作團隊很容易欠缺統一的工作流程。協作是各種工作團隊的要事,因此不要讓這種情況發生。Dropbox Paper 讓工作團隊即時編輯和協作,所以不會不停分享容易遺失的離線檔案。便利的會議記錄範本協助遠端工作者輕鬆補足不在他們時區的會議。換句話說,會議期間虛擬工作者在各異的時間插入時,一樣能立刻掌握情況。Dropbox 整合的應用程式搭配 XeroZapier 等很多好用的工作應用程式,也有助工作效率和理出頭緒。協作工具化繁為簡後,即不必浪費時間切換軟體或裝置。

管理遠端工作團隊的小提示

科技很棒,但能做的事情有限。成功的遠端工作團隊管理兼具強韌的心態和真正的團隊合作精神。您是否打造空間,提供虛擬工作團隊發展無需顧忌時區或工作地點,上下同心的同事情誼。

在此,若要確保公司確實接受虛擬團隊合作,有些重要的考量。

成為真正的工作團隊

或許這是很顯而易見的小提示,但如果您不是真心想成為一體的工作團隊,團隊很難經營長久。影響內部工作團隊的所有通信、更新、活動,均應與遠端工作者共享。逐步推廣虛擬團隊合作的概念很重要:沒人是孤單的,即使他或她獨自居家辦公。

有效溝通源自雙方同等用心。讓虛擬工作者知道他們有發言權,並在辦公室占有一席之地。這可以是公司員工生日願望,或確定他們來電參與每週團隊會議。虛擬工作團隊管理不該成為您的阻礙。如果內部工作團隊能即時找到人(實習生或共同創辦人) 一對一溝通,請確定虛擬工作團隊也一樣。視訊電話和同步工作不必事先安排時間或慎重其事。重點是大家知道工作團隊團結、友善,並隨時可提供協助。

不要讓虛擬工作者淪為物品

遠端工作者容易給人好使喚的印象,但您一定要盡速消除這樣的看法。確定隨時培養工作團隊情誼。與工作團隊成員建立有益的關係,這麼一來虛擬工作團隊成員也會和駐點工作的員工一樣,有穩定的和諧關係。與虛擬工作者合作絕不該視為需要額外費心力的工作項目。

不要讓虛擬工作團隊管理變成獨立窗口:遠端員工應和其他人一樣加入工作流程。最後,管理遠端工作團隊不該與您實際的價值觀,及對公司員工付出的心力不一樣。遠端工作團隊應該是加分,而當您授權工作團隊後,他們即是助力。

加油,工作團隊!

如果貴公司考慮建立虛擬工作團隊,請確定您確實做好準備。在任何辦公室樹立公司文化都是一大要事,如果您的辦公室也開始採用虛擬空間,更是加倍重要。總而言之,確定遠端工作團隊名符其實,並確定協作工具能隨時強化團隊成員的戰力。