遠端工作團隊管理指南

確定辦公室內和遠端工作的員工都能善盡職責，並達成有效的工作團隊目標。

克服虛擬工作者的障礙

有效的工作團隊管理是確保團隊成員，包括虛擬工作者和辦公室內的員工，在遠端工作時能順利合作的關鍵，不過，管理虛擬工作團隊當然是知易行難。不同時區和工作時間的員工要彼此聯絡、確認對方時區的時間，實在壓力不小；另外，若有益於推動工作的面對面交流時間不夠充足，要在分散式團隊成員之間建立起的信任恐怕是難題，換句話說，讓虛擬工作者感覺自己獲得重視幾乎是不可能的事。就如同在虛擬環境下培養公司文化很重要，您認為逐漸提升工作效率也不可或缺。

沒有會面，無疑會影響工作團隊成員和工作流程。如果遠端工作團隊成員不在辦公室，或許會感到他們其實不是團隊的一員。如果有人在其他國家/地區工作，或許會感到他們和工作團隊的文化格格不入。為了處理這些難題，建議虛擬工作團隊的經理：

促進建立虛擬團隊
定期、持續不斷的 1 對 1 Zoom 會議
提供要求和問題的背景資訊
建立溝通規範
提供工作團隊不受打擾的獨立作業和協作的空間
細心經營人際關係
界定何謂成功，讓大家知道他們有共同努力的目標

缺乏見面交流後，公司文化很多重要的價值基準可能束之高閣。您有責任確保這情況不會發生。但幸好有很多好工具能輔助您。

透過科技聯絡虛擬工作者

科技無疑是遠端工作時的要角，可是您的使用方式正確嗎？電子郵件是很棒的通訊工具，但您職務的核心是協作，不見得有充裕的時間。既然有其他數位工具能提供很多實用和隨時存取的虛擬協作機會，就不要浪費時間等待用電子郵件回信了。

即時訊息

所有員工都該有即時訊息工具。無論 Zoom 或 Slack，都能讓您的工作團隊隨時保持聯絡，對跨時區作業更是如虎添翼。無論住家、辦公室，或咖啡廳遠端工作，即時訊息是任何工作空間理想的常駐技術。穩定的即時通訊是管理遠端工作團隊和一般工作團隊管理的基礎。

即時訊息重要的「規則破壞者規則」是，試著打破所謂的規則。有時難免輕鬆閒聊無關工作的話題，但這樣的同事情誼也是虛擬工作團隊發展重要的部分。所以只要合乎情理，您大可不必扼殺這些宣洩的通訊管道。愛見面寒暄的同事可以也該盡量在虛擬時如法泡製，因為這也會影響工作團隊的士氣。如果可以，請確定所有人在同個群組聊天室，才不會有人感到被排除在外，並務必介紹新進員工。這時視訊通話是最適合的方式，因為大家能在個別畫面名稱露面。視訊可能面對的情況：

視訊會議

除非您很內向，不然缺席面對面會議是極大的損失。即時訊息確實很方便，但協作有關建立有益的關係時，默不作聲輸入訊息恐怕無濟於事。因為肢體語言表達很多我們未盡的話語，所以務必和工作團隊在第一天就養成使用視訊會議的習慣。

虛擬員工適應新工作的過程應透過視訊電話或定期電話通訊，而不是看不到人、聽不到聲音的電子郵件往返。透過視訊電話定期開會 (無論是個人或團隊會議)，與遠端工作團隊成員交換資訊。例如 Zoom 就很適合視訊會議。Zoom 的視訊電話不僅享有真實的語音交談，還能直接透過 Dropbox 分享畫面和文件協作。長期來說，這些一般工具套件的新增功能可以為您節省更多時間，還能隨時掌握進度。確定工作團隊和其他員工一樣觀看視訊會議，並有足夠的能力安排和參加會議。順帶補充，追蹤會議不見得要正經八百。可以考慮在週五的 Zoom 會議安排讓工作團隊稍微放鬆小聚，就和您週末前享用中餐或歡度時光一樣。如果您或您的團隊對 Zoom 感到厭倦，請使用 Dropbox Capture 記錄您自己和您的螢幕，並將其作為更新共享，無需開更多會議，即可與團隊保持緊密連結。

時間追蹤

遠端工作的員工很容易忘記時間，或因為缺乏辦公室體制控管，而忘記責任。即使工作團隊近在咫尺，不在辦公室仍可能造成心不在焉。建議工作團隊追蹤時間，讓他們知道有責任在同意的時間保持工作進度。透過這個方式，您能使用技能集管理不同時區的工時和工作團隊成員。

確定為遠端工作者選出工作團隊經理，維持清楚的體制。設定清楚的期望，並確定所有人按照工作項目行事。另外，只要設定時間，就能確保您隨時能和遠端工作者聯絡。辦公時間結束後，時間允許的其他資深虛擬工作者也能值班。

一望而知

時間追蹤就緒後，您需確保工作團隊有效率地作業。這時任務管理工具即可派上用場。Dropbox 是專案管理不可或缺的工具，您能建立清楚和容易更新的待辦清單。您可設定自動提醒的到期日，防止成員進度落後。因為所有工作項目均集中一處清楚條列，您知道成員掌握最新資訊，而且責無旁貸。管理遠端工作團隊需要隨時通知所有成員最新資訊，讓重要工作項目的重心能確實簡化流程。

遠距工作

沒人喜歡擠火車上班或尖峰時間的惱人交通，但通勤仍有重要的功用。雖然大多不甚愉快，但通勤為您做好上班的心理準備，或更重要的是，實際區隔個人生活和工作。當在家工作者的辦公室是飯廳餐桌時，他們會感到失去家庭和工作生活的區隔。透過遠距工作支持虛擬工作日，您也可協助改善工作與生活的平衡。

Dropbox 是遠端工作理想的解決方案，讓工作團隊成員在一個地方完成所有該做的任務。工作團隊成員準備進入工作模式後，他們要做的只有登入。下班時，他們只需收工並明確表示今天到此為止。Dropbox 不僅方便，也建立實用的虛擬環境。即使您工作玩樂都使用同一台筆電，工作時間仍可阻絕社群媒體等誘惑。

簡化

因為分散式團隊各居一地，工作流程自然也七零八落。沒有共享辦公室時，虛擬工作團隊很容易欠缺統一的工作流程。協作是各種工作團隊的要事，因此不要讓這種情況發生。Dropbox Paper 讓工作團隊即時編輯和協作，所以不會不停分享容易遺失的離線檔案。腦力激盪範本協助分散式團隊一起構思想法，而便利的會議記錄範本協助遠端工作者輕鬆補足不在他們時區的會議。換句話說，會議期間虛擬工作者在各異的時間插入時，一樣能立刻掌握情況。Dropbox 整合的應用程式搭配 Xero 和 Zapier 等很多好用的工作應用程式，也有助工作效率和理出頭緒。協作工具化繁為簡後，即不必浪費時間切換軟體或裝置。

管理遠端工作團隊的小提示

科技很棒，但能做的事情有限。成功的遠端工作團隊管理兼具強韌的心態和真正的團隊合作精神。您是否打造空間，提供虛擬工作團隊發展無需顧忌時區或工作地點，上下同心的同事情誼。

在此，若要確保公司確實接受虛擬團隊合作，有些重要的考量。

成為真正的工作團隊

或許這是很顯而易見的小提示，但如果您不是真心想成為一體的工作團隊，團隊很難經營長久。影響內部工作團隊的所有通信、更新、活動，均應與遠端工作者共享。逐步推廣虛擬團隊合作的概念很重要：沒人是孤單的，即使他或她獨自居家辦公。

有效溝通源自雙方同等用心。深入瞭解如何與遠端團隊溝通，讓虛擬工作者知道他們有發言權，並在辦公室占有一席之地。這可以是公司員工生日願望，或確定他們來電參與每週團隊會議。虛擬工作團隊管理不該成為您的阻礙。如果內部工作團隊能即時找到人(實習生或共同創辦人) 一對一溝通，請確定虛擬工作團隊也一樣。視訊電話和同步工作不必事先安排時間或慎重其事。重點是大家知道工作團隊團結、友善，並隨時可提供協助。