適用於現代職場的強大協作工具和軟體

探索 Dropbox 提供的一系列協作工具,瞭解這些工具如何幫助您的團隊獲得成功。

Dropbox 是一款協作工具,可讓您建立並共享連結

協作軟體的重要性

順暢、專注的協作在所有職場都是必須的,我們不應將遠端工作視為團隊合作的阻礙。掌握適當工具以促進並鼓勵有價值的協作,與擁有強大的溝通技巧一樣重要。

Dropbox 提供了許多創新且容易上手的功能,將協作視為工作成功的首要條件。以下概述的團隊協作工具可讓團隊更輕鬆地進行遠端合作,而對身處同一實體空間的團隊來說,這些工具也同樣實用。

將您需要的所有檔案、資訊和工具放在同一頁面,有助於讓您的團隊成員和相關人士都能掌握最新情況。

Dropbox:您的終極協作平台

Dropbox 可將資料夾轉變成一個多功能的協作工作空間,讓您可以直接在 Dropbox 資料夾和所包含的檔案中新增描述、註解、待辦清單等項目。

Dropbox 以機器智慧為基礎,致力於為團隊提供在集中空間進行高效率合作所需的一切工具,並幫助他們徹底發揮協作潛力。

圖片搜尋、檔案預覽、Dropbox Paper 整合和團隊工作重點等功能,讓團隊能更輕鬆保持一切井井有條,並專注於手上的工作項目。操作簡單的日曆整合功能,可讓您立即將 Dropbox 中的內容連結至活動和會議,並協助您將會議的生產力提升至全新境界。

透過 Dropbox,您可以確保團隊成員可在單一空間中輕鬆查看相關檔案、目標、日期和里程碑。

Dropbox Paper:全程一把罩的線上協作工具

Dropbox Paper 的靈活性可指引您的團隊完成協作流程中的每一步驟,並提供各式範本和工具,讓您輕鬆應對線上協作的各種挑戰。讓我們看看協作流程的每個步驟,以及如何透過 Dropbox Paper 來強化團隊合作:

規劃

在專案的規劃階段,您必須確保每個人都掌握最新進度,且有權存取所有必要資訊。

責任歸屬和順暢溝通是協作的重要元素。當您開始制定流程策略時,善用工具能幫助您以有組織且容易理解的方式構建想法。

共享日曆、待辦清單、互動式簡報和會議議程都是方便實用的工具,可確保您的團隊自始至終都掌握工作目標與期望。Dropbox Paper 為每一個用於協作的工作項目管理工具提供了多種範本。

當您使用 Dropbox Paper 提供的協作工具時,您可以確保團隊的每位成員都清楚團隊目標和個人職責,並知道當問題或混亂發生時,應該如何處理。

上市產品

若您有多位團隊成員同時進行一項專案,請確保他們能夠同時在同一份檔案上順暢作業。也就是說,團隊成員不必來回寄送文件,也不必等到前一位成員完成後,下一位才能開始進行。

Dropbox Paper 能幫助工作團隊即時進行協作。您的整個團隊可隨時隨地在同一份文件上作業,不會有任何延遲。

您可以追蹤單份文件的檔案歷程記錄,讓無止盡的不同版本檔案從此在您的資料夾中消失。當每個團隊成員新增內容時,也無需一遍又一遍儲存和共享新版本。這種方式可讓工作空間更有條理,進而提升協作的組織性與效率。

意見回饋

意見回饋是協作過程中非常重要的一環,但如果沒有以正確的方式進行,可能會適得其反。在專案或工作的審閱階段,清楚直接相當重要,而 Dropbox Paper 的即時意見回饋功能可以讓您輕鬆做到這一點。

您不必透過雜亂的電子郵件串來追蹤進度。您可以透過 Dropbox 的註解功能,查看與工作內容相關的意見回饋,並直接標註團隊成員,防止任何遺漏或混淆。

舉例來說,如果您想針對文件中某個特定句子提供意見回饋,您可直接為該句子加上註解,如此一來,您的筆記就會輕鬆連結到您強調的特定區域。

誰說意見回饋一定要打擊眾人信心?相反的,意見回饋應該要高生產力、有建設性,並強化團隊的優勢,而不是扯眾人後腿。良好的意見回饋系統有助於團隊協作,因為這種方式能為團隊打造更開放、誠實和高生產力的環境。

如果您想在協作的過程中來點幽默感,試試在 Dropbox Paper 上使用表情符號,就能以簡潔、隨性的方式在視覺上傳達意見回饋。

交件

您需要一個文件管理平台來保護您的工作,如此一來,不僅能讓您的團隊輕鬆保持專注和生產力,更能讓您在交件時安全共享您的工作成果。使用雲端儲存可讓您的團隊、客戶和顧客隨時隨地存取工作檔案,建立更靈活的工作流程管理。

工作空間 (無論虛擬或實體) 愈整潔,團隊就愈能有效協作。您不需要為了找到正確的檔案,浪費時間一一過濾大家的資料夾,也不用仰賴任何一個人來提供重要資料。在 Dropbox 上,您只需點擊一個按鈕即可共享檔案,並設定專屬使用權限來決定可對您共享的文件進行操作的人,以及可操作的範圍。

也就是說,Dropbox Paper 不僅是團隊協作的絕佳解決方案,更可幫助您完成協作流程中的每一個環節,包含制定策略、專案交件,以及這兩者之間的所有步驟。

與 Dropbox 整合的最佳協作工具

當您將 Dropbox 與其他團隊協作軟體整合時,您就會發現團隊合作的真正力量。

充分利用 Zoom

家喻戶曉的 Zoom,是現代職場上的主要工具,可促進遠距離的面對面協作。Zoom 可與 Dropbox 進行整合,讓團隊之間的溝通更有效率。

將 Dropbox 與 Zoom 整合後,您的會議將變得更具生產力。您可以從 Dropbox 檔案直接開啟或加入 Zoom 通話,並進行即時協作,方便您將工作放在首位,無需在平台之間進行切換。

系統會自動將會議錄製檔案,甚至是文字稿,從 Zoom 複製到 Dropbox,讓您輕鬆查看會議期間從 Dropbox 共享的檔案。

透過 Zoom 與 Dropbox 的整合功能,您的團隊可在單一空間中輕鬆快速地存取重要工作,並將視訊會議的成效發揮到極致。

Trello

Trello 使用看板作為視覺化的專案管理工具,可讓您將「卡片」排列至自訂欄位中。您可以在 Trello 卡片中,添加圖片、附件、標題、註解和描述,並標註特定使用者、設定截止日期和通知,還能使用顏色編碼等諸多功能。

與 Dropbox 整合後,您的團隊可以直接將檔案和資料夾共享到 Trello 看板,甚至無需離開 Dropbox 即可完成。接著,您便可以直接從 Dropbox 中的檔案預覽追蹤該檔案的 Trello 活動。

無論您使用這些功能來整理意見回饋、集思廣益、追蹤進度或進行資源管理,Dropbox 與 Trello 的整合功能都可將流程和生產銜接起來,幫助您順利管理協作流程中的各個環節。

Slack

Slack 可讓您為團隊和專案建立專屬頻道,您可以直接從 Dropbox 共享檔案、進行語音和視訊通話、開啟專屬聊天等。

這款專案協作軟體可讓您以多種簡單易懂的方式與您的團隊溝通,您無需為不必要的會議預留時間,也不必再為亂糟糟的電子郵件串煩惱。

您可以使用即時訊息等溝通工具,並為專案的每個特定層面建立聊天和頻道。接著,也別忘了在工作中即時溝通,如此一來,您的團隊就不會喪失動力。

將 Slack 與 Dropbox 整合後,您不僅能直接把檔案從 Dropbox 傳送至 Slack 頻道,更可將多個 Slack 工作空間連結至同一個 Dropbox 帳戶,並在 Slack 內進行 Dropbox Paper 文件的協作。

所有您需要的工具都在同一空間內

說到有效的團隊協作,您一定也希望建立一個統一的空間,不僅能讓每位團隊成員互相合作溝通,還能提供各種工具,協助您克服遠端協作的各種限制。

以上概述的協作軟體和工具能幫助您的團隊充分發揮潛力,即使是虛擬的工作空間,也可為您提供有效協作所需的一切。

您無需浪費時間在各種工具間來回切換,透過 Dropbox 的整合功能,只需使用任意裝置從單一位置登入,您的團隊就能充分利用最好的協作應用程式及工具。

使用有效的工具進行遠距合作

開始使用