管理远程团队

确保您的员工(办公室内工作者和远程工作者)能够作为一支高效的团队发挥职能并蓬勃发展。

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克服虚拟工作者的障碍

有效的团队管理是确保您的团队成员(虚拟工作者和办公室内员工)可以无缝地协同工作的关键。当然,管理虚拟团队说起来容易做起来难。跨不同时区和工作时间进行签到和时间跟踪,可能让您感到压力重重。另外,在不能进行高质量面对面对话且成员分散各地的团队中建立信任也极具挑战性。简而言之,让您的虚拟工作者感到受到重视几乎是不可能的。正如在虚拟环境中培养企业文化一样重要,您还希望确保能够灌输有效的工作流程。

无法亲临现场肯定会对团队成员和工作流程产生影响。如果某个远程团队成员不在办公室,他可能会觉得自己不是团队的真正一份子。如果另一个人完全在另一个国家工作,他可能会觉得整体企业文化都在将自己与团队分隔开来。为了应对这些挑战,鼓励虚拟团队的经理:

  • 坚持召开经常性、一致的 1:1 Zoom 会议
  • 为相关要求和问题提供情景信息
  • 建立沟通规范
  • 为团队提供空间来不受干扰地独自完成工作以及协作完成工作
  • 有意识地建立连接
  • 明确成功的目标,让每个人知道他们正在朝着一个目标努力

在缺乏面对面互动的情况下,企业文化中的许多重要价值观都很可能会被抛弃。您需要确保不让这种情况发生。幸运的是,有很多很棒的工具可以帮助您。

通过技术与虚拟工作者联系

毋庸置疑,技术在这方面绝对至关重要,但是您使用技术的方式正确吗?电子邮件是一种很好的沟通工具,但是当您的核心任务是协作时,时间并不总是充足的。当其他数字工具可以为您提供如此多宝贵且易于得到的虚拟协作机会时,就别再浪费时间等待电子邮件回复了。

即时消息

每个员工都应该具有即时消息工具。无论是 Zoom 还是 Slack,都可以让您的团队保持随时联系,当您的团队跨不同时区工作时这尤其有帮助。无论您是在家中、在办公室中还是在咖啡店远程办公,即时消息都是任何工作空间的理想常备工具。能够实时不断地保持联系对于管理远程团队以及一般团队管理至关重要。

即时消息的一个重要“不同寻常的规则”就是试图打破所谓的规则。虽然在某些时候与工作无关的闲聊几乎不可避免,但这种同志情谊也是虚拟团队建设的重要方面。因此,在合理的情况下,请不要试图压制这些沟通渠道的开放性。闲聊的同事喜欢面对面的交流,远程办公时他们也可以并且应该尽可能以虚拟方式进行这种交流,这还可能提升团队的积极性。在可能的情况下,确保每个人都在一个群聊中,这样每个人都会感到自己的存在,并确保始终以虚拟方式介绍新员工。一种很好的方法是进行视频通话,这样每个人都可以在屏幕名称旁显示头像。为此我们需要关注:

视频会议

除非您是一个极其内向的人,否则不能面对面开会交流可能会产生严重的不良影响。当然,即时消息非常棒,但是如果协作是为了建立有意义的关系,那么默默地在即时消息工具中输入的消息只会让关系更加疏远。毕竟,我们说话内容的大部分含义都来自肢体语言。因此,从第一天起,一定要养成与您的团队使用视频会议的习惯。

任何虚拟员工的入职流程都应通过视频通话或常规电话通话来完成,而不是通过不见面、无声音的一连串电子邮件来完成。通过视频通话定期召开会议(无论是与个别成员单独召开会议还是举行团队会议),与远程团队成员保持联系。例如,Zoom 就是完美之选。它不仅使您可以像视频通话一样享受真实的口头对话,还允许您共享屏幕及直接在 Dropbox 中协同处理文档。在您的常规工具包中添加这些功能将在长期内为您节省更多时间,并确保您的沟通交流扼要中肯。确保您的团队和任何其他团队一样对待视频会议,并具有充分的能力安排和参加视频会议。顺便说一下,没有人说每次聊天都必须严肃认真。不妨考虑在每个星期五的 Zoom 会议上让团队聚聚聊会儿,就像您在工作周结束时可能会吃个午饭或享受欢乐时光一样。

时间跟踪

在没有办公室的结构来约束他们时,远程员工很容易失去时间观念或责任感。即使您的团队就在附近,不在办公室仍会让人觉得不处于最繁忙的工作中。要求您的团队进行时间跟踪,以便所有人都知道他们应对同意遵守的工作时间以及正在执行的工作负责。这样,您将能够按技能跨不同时区协调工作时间和团队成员。

确保为远程工作者选举团队领导,仍然保持一个清晰的管理结构。设定明确的期望,并确保每个人都按时完成任务。通过设定固定的工作时间,您还能够确保远程工作者可以随时联系到人。这个人甚至可以是另一位高级虚拟工作者,他在您的办公时间结束后仍可以值守。

简单概述

时间跟踪就位后,您需要确保您的团队高效工作。这正是任务管理工具的用武之地。Dropbox 是项目管理必不可少的工具,允许您创建清晰且易于更新的待办事项列表。您可以设置截止日期和自动提醒,因此不会有任何一个事项会落后。由于所有内容都在一个地方清楚地列出,因此您知道每个人都跟上进度并且负有责任。管理远程团队需要让每个人都获得最新信息,因此为您的重要任务设置一个集中位置可以大大简化您的流程。

远程办公

没有人喜欢乘坐拥挤的列车去上班,也没有人喜欢高峰时段内令人恼火的交通,但它仍然起着重要的作用。虽然通勤通常令人不愉快,但它能够让您为工作做好心理准备,也许最重要的是,它在您的个人生活与职场生活之间设立了一个明显可见的界限。当办公室变成餐桌时,在家工作者可能会觉得家庭生活与工作生活之间的界限不再分明。通过鼓励在远程办公中遵循虚拟工作日制度,还可以帮助改善工作与生活之间的平衡

Dropbox 是远程工作的理想解决方案,它使团队成员可以从一个地方执行他们需要执行的所有事情。一旦团队成员准备好进入工作模式,他们只需登录即可。一天结束时,很容易就能结束工作,让大家清楚地知道工作的一天已经结束了。它不仅方便,而且还创建了一个有用的虚拟环境。因此,即使您使用同一台笔记本电脑工作和娱乐,在工作时间内也可以抵挡社交媒体之类的诱惑。

简化

团队成员分散在各地,工作流程自然最终也会变得分散。没有共享的办公室,虚拟团队很容易缺乏统一的工作流程。不要让这种情况发生,作为一个团队协同工作是各种规模和类型的团队的关键部分。借助 Dropbox Paper,团队可以实时编辑和协作,因此您不用没完没了地共享很容易丢失的离线文件。利用方便的会议记录模板,远程工作者可以轻松地赶上在其时区之外举行的会议的进度。如果虚拟工作者在会议期间的不同时间点拨入,他们在几秒钟内就可以跟上进度。将应用集成到 Dropbox 中,还可以利用 Xero 和 Zapier 等各种出色的工作应用保持事情清晰明了。当协作工具能够让事情变得简单时,便无需再浪费时间在不同程序之间单击或在不同设备之间不停切换。

管理远程团队的几点提示

技术虽强大,但它能做的也就这么多。任何成功的远程团队管理的基础都依赖于坚强的心态和真正的团队合作精神。您是否正在考虑打造一个这样的空间,在这个空间可以进行虚拟团队建设,可以在整个公司范围内培养团结意识,而不用考虑时区或工作场所问题?

下文介绍了在确保您的公司真正拥护虚拟团队合作时需要考虑的一些重要因素。

真正成为一个团队

这可能是一个非常显而易见的提示,但如果您不真心想成为一个团队,那么您的团队之路不会走太远。影响内部团队的每封通信、每次更新和每个事件都应该与远程工作者共享。这对于灌输虚拟团队合作意识至关重要:即使独自坐在家庭办公室中,也没有人是一座与世隔绝的孤岛。

有效的沟通源于知道双方的投入是平等的。让您的虚拟工作者知道他们在您的办公室中有发言权和存在感。这可以是任何事情,例如全公司的生日祝福以及确保他们拨入每周的团队会议。虚拟团队管理不应给您造成任何阻碍。如果您的内部团队可以抓住某个人(无论是实习生还是联合创始人)快速展开一场一对一的交流,请确保您的虚拟团队也能做到这样。视频通话和同步不必提前几天安排,也不必设定得过于重要。其主要目的是让所有人知道他们的团队联系紧密、亲切友善并且乐于助人。

不要让您的虚拟工作者成为商品

人们很容易感觉远程工作者就像随时可以根据需要加以利用的商品,但我们必须将这种态度扼杀在萌芽状态。确保团队始终保持紧密联系。与您的所有团队成员建立有意义的关系,以便虚拟工作者彼此之间的关系就像在同一个物理空间中共事的人那样融洽。与虚拟工作者一起工作绝不应被视为一种需要付出更多努力的任务。

不要让您的虚拟团队管理落到一个联系人身上:远程员工应该像其他任何人一样融入您的员工队伍。最终,管理远程团队不应对您的实际价值及您作为一名员工参与联系所付出的努力产生任何影响。当您赋予他们权力时,他们只会让您如虎添翼。

冲吧,团队!

如果您的公司正在考虑组建虚拟团队,请确保您做好了充分的准备。培养企业文化在任何办公室中都至关重要,如果您的办公室还打算开始使用虚拟空间,这就变得更加重要了。最重要的是,确保您的远程团队成为真正的团队,并确保您的协作工具始终都是每一位团队成员的得力助手。

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