Mary Kay 拥有 30 多个国际市场和诸多独立美容顾问，在全球范围内销售其产品，她拥有一个庞大的网络，其中有很多人渴望通过各种方式连接、共享和存储文件、数据和其他信息。过去，该组织主要使用 Dropbox 进行文件传输，但最近远程办公的兴起让团队重新考虑起他们的工作流程。如今，Dropbox“确实是我司办公的重点，”该组织美国创意服务团队创意技术和生产高级经理 David Wilson 表示，“能拥有如此得力的创意工具真是太棒了。列出我们不用这一工具做的事或许还要更容易。”
下面，Wilson 讲述了 Mary Kay 如何利用 Dropbox 产品发布有关活动的信息（以及从中收集的资产）、整理和搜索照片和视频，并与文件异步工作，以创建该组织的月度数字杂志。
第 1 步：准备和预生产
我们是一家直销公司，拥有成千上万的独立美容顾问，我们需要与他们沟通，很多供应商提供的典型解决方案并不适合我们。我们会举办很多活动，我们需要首先公布这些活动，然后让参与者轻松将照片发送给我们，以供我们在社交媒体和杂志 Applause 上使用。
通过 Dropbox Transfer，我们可以生成链接并将其发送给任意数量的人，这是通过 PDF 发送邀请的好方法。另外，我们还可以发送文件请求，要求与会者使用特定链接向我们发送他们最喜欢的照片和视频。发回照片对他们来说很简单，而且这些照片会自动进入我们创建的文件夹，因此我们的团队可以轻松查找和查看照片。从安全的角度来看，它比 FTP 站点安全得多，因为独立美容顾问无法查看其他人的文件。
第 2 步：浏览、搜索和转移资产
我们现在将所有创意文件都存储在了 Dropbox 上，包括本次活动的所有照片。我们的社交媒体团队或销售开发团队将浏览这些照片，确定他们想要使用哪些照片，并确保我们有权使用它们。如果另一个团队成员需要找到一张特定的照片，搜索起来很容易。在过去，我们只是没有搜索文件服务器的能力。但使用 Dropbox 则不会如此。现在我们不再担心查找所需内容。
传输文件也比之前轻松很多。假设我们需要将数千张照片从一个地点移到另一个地点。我们过去有过另一个云解决方案，但当我们传输大量文件时，这些操作可能会失败，或者会有许多文件损坏。即使该解决方案能够成功传输文件，通常也是龟速进行。而使用 Dropbox，您只需通过网络启动传输，即可完成一天的工作。传输过程迅速、顺利、无缝衔接。
第 3 步：创意制作
创意团队有他们想要的照片，有人进行了复制。一组设计师正在为杂志设计版面。他们对其进行远程和异步处理，因此确保每次只有一个人处理文件对于防止版本控制问题或其他工作丢失是必要条件。Dropbox 有一个功能叫做“锁定编辑”。该功能非常简单。使用文件签入和签出时，您只需右键单击选择锁定编辑，该文件即会被锁定。Dropbox 所做之事是如此简单优雅。比如，我需要知道谁在编辑该文件。也很简单，双击该文件，它将告诉您该文件已锁定以进行编辑，报告已锁定该文件的人员，并询问您是否希望请求他们为您解锁该文件。这太神奇了，不是吗？如果锁定文件的人由于某种原因不可进行该操作，我们可以作为管理员进入并解锁它。
第 4 步：评论和审查
使用 Dropbox，您可以轻松对文件发表评论或创建 Capture 视频以发表评论。如果我们正在对视频进行快速审查，我们只需使用 Capture 来讨论审查并在未来将其发送给任何人进行查看。或者，如果我们想对现有的 PDF 图片发表评论，我们可以使用 PDF 编辑器进行操作。万变不离其宗。
欢呼吧，PDF 已制作完成，并准备发送给世界各地数以千计的人。这是 Mary Kay 和 Dropbox 的又一场胜利。
附加步骤：永远不失去任何东西
能够轻松检索已删除的文件或文件的早期版本是关键。
过去，在我们的文件服务器上，我们会每隔几天就会进行一次备份。但是，如果您在上次备份之后向服务器添加了某些内容，并且在意外将其删除之前未进行备份，则无法将其恢复。即便如此，您也许会找回比最近版本更早几次的迭代版本。这将导致人们存储多个版本的文件，这会出问题，因为它创建了一个场景，即一个版本获得批准，但另一个版本会意外发布。然而现在，每当您保存文件时，Dropbox 都会为您保存该文件。人们不必担心复制和保存单独版本的问题。Dropbox 肯定会为您保存您所需的文件。如有需要，只需右键单击“转到版本历史记录”即可找回文件。他们知道这一点，当然可以一万个放心。
