Mary Kay では、世界中の 30 を超える国際市場で独立系美容コンサルタントが製品を販売しています。同社が誇る広大なネットワークのメンバーは、ファイルやデータ、その他の情報をリンク、共有、保管する方法を切望しています。以前は主に、ファイル転送に Dropbox を使用していましたが、最近はリモート ワークが増加したためチームはワークフローを見直しました。Dropbox が「仕事の中心になっている」と話すのは、同社の米国クリエイティブ サービス チームでクリエイティブ テクノロジーおよびプロダクション担当シニア マネージャーを務めるデイビッド・ウィルソン氏です。「Dropbox は、万能なクリエイティブ ツールです。このツールは、何に使えるかより、何に使えないかを挙げた方が早いぐらいです。」
以下では、Mary Kay が自社のデジタル マガジン制作に Dropbox 製品をどのように活用しているかをウィルソン氏にお話しいただきます。具体的には、イベントに関する情報の配信や素材データの収集、写真や動画の整理と検索、ファイルの非同期作業などです。
ステップ 1：準備とプリプロダクション
Mary Kay は、数十万人の独立美容コンサルタントを擁する直接販売会社であり、これらのコンサルタントとコミュニケーションをとる必要があります。そのため、IT ベンダーから提供される一般的なソリューションの多くは、当社ではあまりうまく機能しません。Mary Kay では多くのイベントを開催しています。まずイベントを発表し、次に当社のソーシャル メディアや「Applause」誌で使用できるよう、参加者が簡単に写真を送信できる方法を用意する必要があります。
Dropbox Transfer では、リンクを 1 つ作成して必要な数のユーザーに送信できるため、PDF で招待状を配信するのに最適です。これとは別に、ファイル リクエストを送信し、特定のリンクを使用してお気に入りの写真や動画を送信するよう参加者に依頼することもできます。参加者は写真を簡単に送信できます。送信された写真は用意したフォルダに自動保存されるため、当社のチームは簡単に写真を見つけて確認することができます。セキュリティの観点から見た場合、独立美容コンサルタント個人は他のメンバーのファイルを閲覧するアクセス権を持たないため、FTP サイトよりもはるかに安全です。
ステップ 2：アセットの参照、検索、転送
Mary Kay では、イベントのすべての写真をはじめ、クリエイティブ ファイルのすべてを Dropbox に保存しています。ソーシャル メディア チームやセールス開発チームは写真を閲覧してどれを使用するかを決定し、使用権の有無を確認します。別のチーム メンバーが特定の写真を見つける必要がある場合も、簡単に検索できます。以前は、ファイル サーバーを検索できませんでしたが、Dropbox は違います。今ではもう、検索に不安はありません。
ファイルの転送もはるかに簡単になりました。たとえば、ある場所から別の場所に、イベントの写真を何千枚も移動する必要があるとします。以前は別のクラウド ソリューションを採用していましたが、大量のファイルを転送するとうまくいかなかったり、多くのファイルが破損したりすることがよくありました。うまくいった場合でも、非常に時間がかかっていました。Dropbox なら、ウェブで転送の操作をするだけでよいので、すぐに業務に戻ることができます。転送は、迅速、スムーズ、かつシームレスに行われます。
ステップ 3：クリエイティブ プロダクション
クリエイティブ チームは使用する写真を用意し、広告文も作成しました。デザイナー チームは、雑誌に掲載するページの制作に取り組んでいます。これらの作業はリモートかつ非同期で行われるため、バージョンの混乱を避け、編集内容が失われるのを防ぐには、ファイルを操作できるユーザーを一度に 1 人に制限するシステムが不可欠です。Dropbox には編集ロックと呼ばれる機能があります。この機能は非常にシンプルです。ファイルのチェックアウトとチェックインを使用すれば、右クリックするだけでファイルを編集用にロックできます。Dropbox の処理はとてもシンプルでエレガントです。誰がファイルを編集中なのか知りたい場合も簡単に確認できます。ファイルをダブルクリックすると、編集用にロックされている旨と、ロックしているユーザーが表示されます。ここからロック解除のリクエストもできます。素晴らしいと思いませんか？ロックしたユーザーが何らかの理由で対応できない場合は、管理者が介入してロックを解除することもできます。
ステップ 4：コメントとレビュー
Dropbox では、簡単にファイルにコメントしたり、コメントを追加する Capture 動画を作成したりできます。当社で動画の簡単なレビューを行う際は、Capture を使用してレビューについて話し合い、後から見ることができるよう担当者に送信します。写真を見開きで配置した PDF がある場合は、PDF エディタを使用してそこにコメントできます。同じ結果にたどり着く方法が複数あるのです。
これで、PDF が作成され、世界中の何千人もの人々に配信する準備が整いました。Mary Kay と Dropbox の連携が、また 1 つの結果を生み出しました。
ボーナス ステップ：何も失くさない
削除したファイルや以前のバージョンのファイルを容易に取得できる機能は重要です。
以前のファイル サーバーでは、数日ごとにバックアップを行っていました。しかし、最後のバックアップより後にサーバーに追加したファイルを誤って削除してしまった場合、バックアップがないので復元は不可能でした。仮にバックアップが存在して復元できた場合でも、最新コピーよりも数イテレーション古いバージョンに戻ることになり、複数のバージョンが埋もれてしまうことになります。その結果、承認されたバージョンとは別のバージョンが誤って配信される状況が発生し、大きな問題となっていました。現在では、ユーザーがファイルを保存するたびに、Dropbox でファイルが保存されるようになりました。ユーザーは、コピーを作成して別のバージョンを保存する必要がなくなりました。いつも最新のファイルがあるという安心感も生まれます。必要な場合は、［バージョン履歴に移動］を右クリックして過去のファイルに戻ることができます。履歴をたどれることができるのは大きな安心材料です。
